Các chỉ số đào tạo nhân viên

Khi bạn tiến hành đào tạo trong công ty của mình, bạn mong đợi sẽ tăng hiệu suất của nhân viên và nâng cao tổng thể hoạt động kinh doanh của bạn. Nhưng làm thế nào bạn có thể đo lường thành công trong đào tạo của công ty? Nhân viên của bạn có học được những gì họ phải làm không? Họ có áp dụng kiến ​​thức mới vào công việc không? Họ có đạt được mục tiêu kinh doanh không? Và, cuối cùng, khóa đào tạo này có đáng để công ty bạn đầu tư không?

Để trả lời tất cả những câu hỏi này, bạn cần biết cách đo lường hiệu quả đào tạo.

Hiệu quả đào tạo là gì?

Hiệu quả đào tạo là thước đo mức độ mà việc học tập cải thiện hiệu suất của nhân viên; ví dụ: cách các thành viên trong nhóm của bạn nâng cao kỹ năng bán hàng và giao tiếp, tăng năng suất của họ hoặc đạt được mục tiêu kinh doanh.

Để đo lường hiệu quả đào tạo, bạn có thể sử dụng các thước đo đánh giá đào tạo. Hãy xem họ là gì và họ có thể giúp bạn đào tạo trực tuyến như thế nào trong công ty của bạn.

Số liệu đào tạo là gì?

Chỉ số đào tạo là một thước đo có thể định lượng được dùng để theo dõi và đánh giá kết quả của quá trình đào tạo.

Các thước đo đào tạo có thể được sử dụng để đánh giá các khía cạnh khác nhau của việc học. Ví dụ: bạn có thể theo dõi điểm kiểm tra, thời gian dành cho mỗi hoạt động và số lần cố gắng của mỗi người học để đạt được điểm đậu. Nhưng suy cho cùng, tất cả đều nhằm mục đích đánh giá hiệu quả đào tạo.

Ví dụ về các chỉ số đào tạo là gì?

Có rất nhiều thước đo hiệu quả đào tạo trên mạng, nhưng ‘gói khởi đầu’ sẽ bao gồm:

• Tỷ lệ đạt hoặc không đạt , áp dụng cho các bài kiểm tra và câu đố cũng như việc hoàn thành chúng thành công.

• Tính điểm , giúp bạn ước tính hiệu suất của người học và điều chỉnh mức độ khó của bài kiểm tra hoặc bài kiểm tra nếu cần.

• Sự hài lòng về trải nghiệm đào tạo , xác định cách người học nhận thức về đào tạo và những gì yêu cầu cải tiến. 
• Tỷ lệ hoàn thành khóa đào tạo , cho biết số lượng người học đã hoàn thành khóa học.

• Tỷ lệ bỏ học , cho biết số người đã không hoàn thành một khóa học hoặc quyết định rời bỏ khóa học đó. Điều này có thể chỉ ra sự cố với nội dung hoặc khả năng tương thích của trình duyệt.
• Hiệu suất sau đào tạo , cho thấy hiệu quả của đào tạo và hiệu suất của nhân viên đã được cải thiện như thế nào (tăng hiệu quả công việc, số lượng cuộc gọi, liên hệ với khách hàng, doanh số bán hàng, v.v.)

Một số liệu quan trọng khác là lợi tức đầu tư (ROI) . ROI so sánh giá trị tài chính của kết quả học tập với khoản đầu tư bạn đã thực hiện để đạt được những kết quả đó. 

ROI được sử dụng ở cuối quá trình đánh giá, vì vậy chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về nó sau. Bây giờ, chúng ta hãy quay lại phần đầu và xem cách mở đường cho việc đánh giá đào tạo thích hợp.

Cách xác định các chỉ số phù hợp cho việc đào tạo của bạn

Đây là một số tiêu chí giúp bạn nhận ra các chỉ số thích hợp để đánh giá quá trình đào tạo của mình:

• Các thước đo thích hợp làm nổi bật những điểm khó khăn và những gì nhân viên đang gặp khó khăn. 
• Bạn có thể xác nhận các chỉ số học tập này và xác định tác động của việc đào tạo đối với hiệu quả hoạt động của nhân viên và doanh nghiệp. 
• Nếu bạn đưa chúng vào đánh giá hiệu quả công việc, chúng sẽ tạo động lực cho mọi người và thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Vì vậy, các thước đo hiệu suất của nhân viên phải khách quan và có thể định lượng được. 

Để hiểu những chỉ số nào sẽ đặc biệt liên quan đến việc đào tạo trong công ty của bạn, hãy làm theo các bước sau. 

Hỏi các bên liên quan cần gì

Để đưa ra một chiến lược đánh giá đào tạo, trước tiên, hãy đối chiếu các số liệu dự kiến ​​với các bên liên quan chính. Họ coi những chỉ số quan trọng nhất là gì? Các ưu tiên đánh giá sẽ là gì? Thông báo cho các bên liên quan trong suốt quá trình và truyền đạt tầm nhìn của bạn về kết quả đào tạo một cách rõ ràng. 

Theo dõi các phòng ban 

Nếu công ty của bạn có quy mô lớn, sẽ cần theo dõi các bộ phận khác nhau hoạt động tốt như thế nào và những yếu tố nào tác động đến nó. Bạn nên theo dõi cách họ đăng ký một khóa học, hoàn thành khóa học đó và có bao nhiêu bài tập quá hạn mà họ có. Trong eLearning, một LMS có thể giúp bạn điều đó. Nó sẽ theo dõi và sắp xếp các số liệu thống kê về khóa học đã được chỉ định, cố gắng và hoàn thành với một số liệu được gọi là tiến độ của Bộ phận / Nhóm. 

Để đạt được thành công trong việc đào tạo, bạn cần có những người đứng đầu bộ phận nhận thức được tầm quan trọng của việc đào tạo. Hãy cho họ biết về các mục tiêu đào tạo và cách họ có thể cải thiện hiệu suất của nhóm.

Xem xét mô hình đào tạo của bạn 

Các chỉ số có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình đào tạo: đồng bộ , không đồng bộ hoặc kết hợp . Ví dụ: nếu bạn khuyến khích người học tham gia hội thảo trên web cũng như tham gia các khóa học trực tuyến, thì việc tham dự và tham gia cũng cần được tính đến. 

Trong đào tạo không đồng bộ, khi chủ đề của một khóa học yêu cầu cao và nhằm mục đích thay đổi hành vi sau đào tạo, bạn nên chia khóa học thành các mô-đun và theo dõi cách người học tiến bộ thông qua chúng. Nhân viên sẽ mất một thời gian và nỗ lực để nắm bắt và lưu giữ những kiến ​​thức mới. Vì vậy, các chỉ số bạn sẽ cần sẽ bao gồm số lượng mô-đun đã hoàn thành, thời gian dành cho chúng, điểm số đạt được trong các bài kiểm tra sau mỗi mô-đun, v.v. 

Bạn có thể sử dụng mô hình Kirkpatrick để xây dựng chiến lược đo lường hiệu quả đào tạo. Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích chính xác các chỉ số đào tạo mà bạn có thể triển khai với mô hình này và cách đánh giá đào tạo với sự trợ giúp của LMS.

Làm thế nào để đo lường hiệu quả đào tạo?

Mô hình được sử dụng rộng rãi nhất để đánh giá hiệu quả đào tạo là Mô hình Kirkpatrick. Nó được tạo ra bởi Tiến sĩ Donald Kirkpatrick , cựu chủ tịch của Hiệp hội Đào tạo và Phát triển Hoa Kỳ (ASTD), vào những năm 1950. Mô hình này cho phép bạn đánh giá khách quan một chương trình đào tạo và cho thấy giá trị của nó đối với doanh nghiệp.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn bốn cấp độ của Mô hình Kirkpatrick:

Cấp độ 1 – Phản ứng

Mục tiêu của cấp độ này là xác định cảm nhận của người học về khóa đào tạo. Họ có thích thú và thấy nó có ích cho công việc của họ không? Loại đánh giá này nhằm mục đích nhận phản hồi từ người học về các khóa học họ đã hoàn thành và xem tài liệu đào tạo nào thực sự hiệu quả và tài liệu nào cần được cải thiện để sử dụng trong tương lai.

Làm thế nào để đo lường

Để đánh giá phản ứng của nhân viên, bạn có thể sử dụng:

• phỏng vấn trực tiếp;
• bản khảo sát và bảng câu hỏi in;
• phiếu thăm dò ý kiến ​​và phản hồi trực tuyến.

Các chỉ số đào tạo LMS có thể giúp ích như thế nào

Một LMS cho phép bạn thực hiện các cuộc khảo sát phản ứng và nhận được phản hồi của người dùng. Bạn có thể tạo bảng câu hỏi ngay trong hệ thống và dễ dàng theo dõi kết quả, không cần phải quản lý và chép lại các biểu mẫu ra giấy.

Chỉ số đào tạo này được sử dụng khi kết thúc khóa đào tạo nhân viên trong HealthHelp, làm việc trong lĩnh vực quản lý sử dụng dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Cuộc khảo sát cho thấy các nhân viên mới được đào tạo bắt đầu cảm thấy chuẩn bị tốt hơn nhiều và mức độ sẵn sàng cho công việc của họ đã tăng từ 80% lên 87,5% cho đến nay.

Câu hỏi khảo sát mẫu

1. Bạn thích điều gì nhất về khóa đào tạo?
2. Bạn đã nhận được bao nhiêu thông tin mới?
3. Thông tin có khả thi không? Nó có liên quan đến công việc của bạn như thế nào?
4. Bạn có tương tác với nội dung không?
5. Việc đào tạo có được tổ chức tốt và diễn ra tốt không?
6. Bạn có gặp khó khăn gì khi tham gia khóa học không?
7. Điều gì có thể đã được cải thiện?

Cấp độ 2 – Học tập

Ở cấp độ này, bạn đánh giá sự gia tăng kiến ​​thức, kỹ năng và thái độ sau khi đào tạo. Nhân viên của bạn có học được những gì đã lên kế hoạch không? Họ thu được gì từ khóa học?

Làm thế nào để đo lường

Để kiểm tra kiến ​​thức của nhân viên, bạn có thể sử dụng:

• thi viết;
• các bài kiểm tra và câu đố trực tuyến;
• nhiệm vụ thực tế hoặc mô phỏng.

Các chỉ số đào tạo LMS có thể giúp ích như thế nào

Với CEODATVIET, bạn có thể đo lường mức độ học tập của nhân viên và theo dõi sự tiến bộ của người học trong mỗi lần đánh giá.

Có toàn bộ các thước đo đào tạo LMS sẽ giúp bạn đánh giá thành tích của nhân viên.

1. Tiến độ & Tỷ lệ hoàn thành

Những thước đo này là điểm khởi đầu để đo lường hiệu quả đào tạo ở cấp độ thứ hai. Bạn có thể theo dõi tần suất và mức độ thành công của người học khi nghiên cứu nội dung.

Mẹo hữu ích: Nếu khóa học được giao đã lâu nhưng người dùng tiến bộ chậm thì đừng bỏ qua điều này. Có lẽ các nhân viên thiếu động lực học tập. Trước hết, bạn cần tìm hiểu lý do tại sao chúng không hứng thú với việc học. Để tìm ra lý do, bạn có thể thực hiện một cuộc khảo sát trong LMS.

2. Điểm Kết quả

Đây là một trong những thước đo đào tạo nhân viên quan trọng nhất, vì nó cho biết tổng quan về hiệu quả của chương trình học tập.

Mẹo hữu ích: Để đánh giá sự tiến bộ của nhân viên một cách khách quan hơn, hãy sử dụng một bài kiểm tra trước khi đào tạo (pre-test) và sau khi đào tạo (post-test). Nó sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về mức độ cải thiện của người học.

3. Số nỗ lực & Phân tích câu trả lời

Chỉ số Chi tiết Cố gắng hiển thị câu trả lời của một người dùng được chọn trong một bài kiểm tra nhất định. Bạn có thể biết người học đã nhầm lẫn ở đâu và họ đã thử bao nhiêu lần. Số liệu này sẽ giúp bạn hiểu người học còn kém kiến ​​thức ở môn nào và nếu cần, hãy giao cho họ tài liệu bổ sung để học.

Mẹo hữu ích: Hãy xem chỉ số Phân tích câu trả lời để xem thông tin về điểm trung bình và câu trả lời của người dùng cho mỗi câu hỏi. Nếu bạn nhận thấy rằng một số lượng lớn người dùng đã trả lời sai cho cùng một câu hỏi, bạn cần đảm bảo rằng định nghĩa nhiệm vụ trong bài kiểm tra của bạn là rõ ràng. Nếu ổn, hãy xem qua nội dung khóa học – có lẽ chủ đề chưa được giải thích rõ ràng.

Để tìm hiểu về các chỉ số đào tạo LMS khác, hãy xem hướng dẫn đầy đủ về các báo cáo LMS .

Cấp độ 3 – Hành vi

Sau khi đánh giá kiến ​​thức của người học, điều quan trọng là phải kiểm tra xem họ có đang áp dụng nó ở nơi làm việc hay không. Bạn cần đánh giá việc đào tạo đã ảnh hưởng như thế nào đến hiệu quả công việc của nhân viên. Người học có sử dụng những gì họ đã học vào công việc của họ không? Họ có thể chuyển kiến ​​thức mới vào một tình huống cụ thể không?

Để kiểm tra sự chuyển giao học tập của nhân viên, bạn có thể sử dụng:

• bảng câu hỏi tự đánh giá in hoặc trực tuyến;
• phỏng vấn với giám sát viên và đồng nghiệp;
• khảo sát, nhận xét hoặc khiếu nại của khách hàng;
• danh sách kiểm tra và đánh giá quan sát tại chỗ.
• dữ liệu từ các quy trình làm việc (thời gian giải quyết cuộc gọi, tỷ lệ lỗi, v.v.)

Hãy nhớ rằng khi bạn đánh giá hành vi, bạn đang đo lường hiệu quả của cả quá trình đào tạo và môi trường làm việc, chẳng hạn như việc người quản lý có ủng hộ việc sử dụng các kỹ năng và kiến ​​thức mới vào công việc hay không.

Cấp độ 4 – Kết quả

Ở cấp độ này, bạn cần tìm hiểu xem những thay đổi trong hành vi ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào. Điều này đưa bạn trở lại các mục tiêu kinh doanh cho khóa đào tạo ban đầu. Nhân viên của bạn có làm việc nhanh hơn không? Tỷ lệ có vấn đề sẽ giảm xuống không? Doanh thu công ty có tăng không?

Kết quả kinh doanh thường đề cập đến một số loại:

Giá rẻ

Ví dụ, MW-Light, một nhà sản xuất lớn về thiết bị chiếu sáng trang trí, đã chuyển một phần đào tạo của họ lên mạng. Họ đã tạo ra một chương trình đào tạo thống nhất bao gồm 50 khóa học điện tử về kiến ​​thức sản phẩm và 3 chương trình về kỹ thuật bán hàng và bắt đầu dạy các nhân viên bán hàng từ các chi nhánh trong khu vực với CEODATVIET LMS . Nhìn chung, công ty đã giảm được 20 lần chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên.

Nâng cao chất lượng

HealthHelp cũng quyết định chuyển một phần đào tạo của họ sang trực tuyến. Kết quả là, họ đã cải thiện hiệu suất của nhân viên, nâng cao mức năng suất với tốc độ nhanh hơn, tăng khả năng giữ chân nhân viên và nâng cao kiến ​​thức lâm sàng.

Giảm thời gian

Công ty chăm sóc sức khỏe lớn nhất thế giới Johnson & Johnson cũng đạt được kết quả tốt sau khi cải tổ chương trình đào tạo của họ. Công ty cần đào tạo cho 400 đại diện bán hàng về các dòng sản phẩm khác nhau. Các huấn luyện viên doanh nghiệp đã đi khắp các vùng khác nhau để tổ chức các khóa học trực tiếp và chấm điểm các bài kiểm tra của nhân viên theo cách thủ công. Phải mất trung bình ba tháng để cung cấp chứng chỉ đào tạo. Sau khi chuyển đổi từ kỳ thi trên giấy sang đánh giá trực tuyến, công ty đã giảm thời gian lấy chứng chỉ từ ba tháng xuống còn hai ngày.

Thu nhập cao hơn

Việc định lượng kết quả là cần thiết để tính lợi tức đầu tư (ROI). Kết quả sau khi đào tạo có phù hợp với chi phí của nó không?

Tính toán ROI thực sự khá đơn giản. Công thức là:

trong đó Tổng Lợi ích Chương trình có nghĩa là lợi nhuận mà nhân viên tạo ra cho công ty trong một năm là kết quả của:

• tăng doanh số bán hàng (so với hiệu suất trước khi đào tạo);
• ít lỗi hơn;
• tăng sự hài lòng của khách hàng;
• tăng doanh thu.

Phần thách thức nhất của nghiên cứu ROI là nhận được các ước tính đáng tin cậy cho các lợi ích tài chính. Nhờ bộ phận kế toán giúp đỡ.

Tổng chi phí chương trình bao gồm tất cả các chi phí đào tạo trong cùng một giai đoạn, bao gồm

• đánh giá nhu cầu ban đầu;
• chi phí phần mềm hoặc thiết bị;
• nội dung học tập;
• chi phí đi lại và cơ sở hạ tầng;
• chi phí người hướng dẫn;
• lương của người tham gia.

Hãy lấy một ví dụ.

Nếu ROI trên 100%, chương trình có lợi ích ròng, và nếu kết quả dưới 100%, chương trình có chi phí ròng.

Các mô hình đánh giá đào tạo khác là gì?

Có những cách tiếp cận khác để đánh giá việc học ngoài mô hình Kirkpatrick. Hãy cùng xem qua một vài trong số chúng.

Mô hình đánh giá chuyển giao học tập (LTEM)

Tiến sĩ Will Thalheimer, nhà thiết kế và tư vấn hướng dẫn, đã phát triển một mô hình đánh giá đào tạo đa cấp khác. Nó hợp nhất các quá trình học tập một mặt và chuyển giao kiến ​​thức mới cho các hoạt động công việc. 

LTEM bao gồm tám cấp sau:

1. Tham dự (tức là đăng ký khóa học hoặc tham gia khóa đào tạo trực tiếp).
2. Hoạt động (quan tâm, chú ý và tham gia).
3. Nhận thức của người học (tức là, động lực để đăng ký khóa học và sự hài lòng hơn nữa với nó).
4. Kiến thức (điều này biểu thị kiến ​​thức về thuật ngữ).
5. Năng lực ra quyết định (triển khai kiến ​​thức trong các tình huống thực tế).
6. Năng lực nhiệm vụ (tức là, các hành động liên quan được ghi nhớ trong các tình huống nhất định).
7. Chuyển giao (một người học áp dụng kiến ​​thức trong công việc với sự hỗ trợ hoặc của riêng họ). 
8. Ảnh hưởng của việc chuyển giao (đánh giá tác động của việc chuyển giao kiến ​​thức). 

Trong LTEM, giai đoạn 1-5 thuộc phần học tập và giai đoạn 7-8 đại diện cho kết quả học tập trong quá trình làm việc. Mô hình này kiểm tra sự đầy đủ của các yếu tố khác nhau trong mỗi giai đoạn và có thể rất hữu ích như một công cụ lập kế hoạch thiết kế hướng dẫn.

Phương pháp trường hợp thành công (SCM)

Phương pháp Trường hợp Thành công, do Robert Brinkerhoff đề xuất, tập trung vào việc nghiên cứu những thăng trầm của một dự án đào tạo. Bằng các cuộc khảo sát, nó đánh giá kinh nghiệm của những cá nhân và nhóm đã thành công trong học tập và những người không thành công. Do đó, cách tiếp cận này không được thúc đẩy bởi sự thiên vị về khả năng sống sót và nhằm mục đích học hỏi từ những chiến thắng và sai lầm. Cụ thể, nó giúp tiết lộ các nguyên nhân, quy trình và nguồn lực của tổ chức cản trở hoặc trợ giúp quá trình đào tạo. 

Bạn có thể áp dụng SCM cho cả phiên đào tạo độc lập và toàn bộ chương trình đào tạo. Dưới đây là năm bước để làm theo:

1. Lập kế hoạch nghiên cứu thành công của bạn.
2. Xác định tiêu chí thành công và quyết định tác động mong muốn. 
3. Chuẩn bị một cuộc khảo sát để xác định các tình huống tốt nhất và trường hợp xấu nhất.
4. Mô tả các trường hợp thành công và không thành công, phỏng vấn mọi người.
5. Đưa ra kết luận và khuyến nghị cho các bên liên quan.

Bạn nên tìm hiểu sự khác biệt giữa các trường hợp và hiểu lý do tại sao việc đào tạo có hiệu quả hoặc không hiệu quả đối với bất kỳ người cụ thể nào. Phương pháp Trường hợp Thành công rất hữu ích để phát hiện các yếu tố trong tổ chức tạo điều kiện cho kết quả tốt hoặc dẫn đến kết quả kém.

 

Tóm lại

Điều rất quan trọng là phải phân tích hiệu quả của chiến lược học tập của bạn để cho thấy rằng chiến lược đó đang tạo ra giá trị cho công ty. Đánh giá cũng sẽ giúp bạn xác định bất kỳ thiếu sót nào, vì vậy bạn có thể cải thiện để tối đa hóa giá trị đào tạo cho cả người học và công ty.

Chọn một LMS có khả năng báo cáo và công cụ khảo sát mở rộng sẽ giúp bạn thực hiện quy trình hiệu quả bằng cách tự động hóa nhiều nhiệm vụ đo lường.

Bạn muốn theo dõi sự tiến bộ của người học trong thời gian thực và trải nghiệm nhiều lợi ích khác của LMS