Cách đào tạo nhân viên mới thành công

Bạn sẽ không đưa chìa khóa ô tô cho một người đàn ông trẻ chỉ mới tham gia một buổi học ở trường dạy lái xe và để anh ta đi, phải không? Đối với những nhân viên vừa trải qua một quá trình tuyển dụng cũng vậy. Đừng đẩy những người mới thuê của bạn ra khỏi tổ quá sớm – hãy để họ cảm thấy thoải mái ở một nơi mới và cung cấp các khóa đào tạo nhất quán. Đào tạo nhân viên mới là một phần quan trọng của quá trình giới thiệu sẽ giúp các thành viên mới trong nhóm của bạn chuyển sang vai trò của họ một cách suôn sẻ.

Chúng tôi đã yêu cầu các chuyên gia của eLearning chia sẻ những hiểu biết của họ về cách đào tạo nhân viên mới một cách hiệu quả thông qua eLearning và đã tổng hợp một hướng dẫn sẽ giúp bạn tổ chức quá trình đào tạo. Hãy tiếp tục đọc để đi sâu vào các bước thiết thực mà bạn có thể bắt đầu thực hiện ngay hôm nay. Nhưng trước tiên, hãy xem tại sao các chuyên gia L&D lại khuyên bạn nên đào tạo nhân viên trực tuyến. 

Tại sao nên đặt đào tạo nhân viên mới trực tuyến? 

Trong thời đại cũ hơn, khi nhân viên làm một công việc trong nhiều năm, các công ty có thể đủ khả năng để những người mới thuê của họ “học về công việc”. Tuy nhiên, ngày nay, khi tỷ lệ thay thế nhân viên cao – ví dụ như ở Hoa Kỳ, tỷ lệ thay đổi trung bình hàng năm là 44,3% – các doanh nghiệp thực sự không thể đủ khả năng để đào tạo từng nhân viên mới. Nhưng họ có thể giúp những người mới đến của họ hòa nhập suôn sẻ vào công ty thông qua eLearning.

Có một số lợi ích không thể chối cãi của việc đào tạo nhân viên mới trực tuyến:

• Tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Bạn không cần phải tạo một chương trình học tập mới hoặc nhờ các nhân viên khác tham gia đào tạo cho mỗi lần tuyển dụng mới.
• Mang đến sự nhất quán về thông tin trong toàn công ty , ngay cả khi đó là một doanh nghiệp lớn với nhiều chi nhánh và phòng ban. Bạn có thể chắc chắn rằng mọi người đều được đào tạo như nhau.
• Đào tạo mọi lúc mọi nơi. Nhân viên mới có thể truy cập tài liệu 24/7 và thậm chí nghiên cứu nội dung và làm các câu đố trên thiết bị di động của họ. 
• Lưu giữ thông tin lâu dài. Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng eLearning giúp nhân viên lưu giữ kiến ​​thức ở một mức độ lớn hơn nhiều so với cài đặt trực tiếp truyền thống. 

Michael Sheyahshe, một nhà phát triển và nhà công nghệ eLearning với hơn hai thập kỷ kinh nghiệm, đã chia sẻ ý kiến ​​chuyên gia của mình về lý do tại sao đào tạo nhân viên mới trực tuyến là một ý tưởng tốt cho các doanh nghiệp: 

• “ Học tập có thể tái tạo và lặp lại. Giống như các phương thức phân phối trực tuyến và điện tử khác như mô hình / phương tiện 3D, mô phỏng nhập vai và VR, đào tạo trực tuyến có thể được nhân rộng và lặp lại, nếu cần, thay vì đầu tư thời gian, nguồn lực và có thể có thêm kinh phí vào một thế giới thực, trong- đào tạo con người.
• Chuẩn bị cho ngày hôm nay và tương lai. Trong khi tôi đã làm việc từ xa thông qua telecommute trong gần một thập kỷ, nhiều người khác hiện chỉ đang trải nghiệm phương thức chuyên nghiệp này, do đại dịch toàn cầu [COVID-19 tại bài viết này]. Đào tạo trực tuyến có thể giúp các chuyên gia chuẩn bị cho sự khắc nghiệt của việc làm việc bên ngoài môi trường văn phòng thực tế.
• Cho phép mô đun có thể. Được thực hiện tốt, đào tạo trực tuyến có thể bao gồm các thành phần hoặc phần tử mô-đun khác nhau, nhỏ hơn – hãy nghĩ đến một khóa học với các phương tiện bên ngoài khác nhau, chẳng hạn như video – có thể được xóa, chỉnh sửa, cập nhật và / hoặc mở rộng nếu cần. Mô-đun này có thể cho phép thời hạn sử dụng lâu hơn cho nội dung đào tạo. ”

Đào tạo trực tuyến có phải là những gì bạn đang tìm kiếm? Nếu vậy, hãy đọc để tìm hiểu cách bắt đầu đào tạo nhân viên mới qua eLearning một cách nhanh chóng và dễ dàng. 

Bước 1. Tạo một chương trình đào tạo nhân viên mới thống nhất

Đào tạo nhân viên không phải là một quy mô phù hợp với tất cả. Tuy nhiên, có một cách mà tất cả nhân viên nên tiến hành khi bắt đầu sự nghiệp của họ, đó là đào tạo bổ sung. Với sự trợ giúp của công nghệ eLearning, bạn có thể tạo một chương trình học một lần và sau đó cung cấp nó cho tất cả những người mới của bạn. 

Nhưng những gì nên được bao gồm trong một chương trình đào tạo tuyển dụng mới ? Julia Somova, Giám đốc Đào tạo và Phát triển của chúng tôi tại iSpring, chia sẻ những hiểu biết của mình về những điều cần đề cập để giúp nhân viên đạt được thành công lâu dài.

“Tất nhiên, chương trình có thể thay đổi tùy thuộc vào thị trường ngách và chính sách của công ty bạn. Nhưng 3 yếu tố mà tôi liệt kê dưới đây khá phổ biến đối với bất kỳ tổ chức nào. 

• Một khóa học giới thiệu về công ty. Điều quan trọng là phải cung cấp cho những người mới tuyển dụng của bạn thông tin cơ bản về công ty để họ tìm hiểu những gì công ty đã đạt được và xem hướng đi của công ty. Vạch ra sứ mệnh, giá trị và mục tiêu của công ty bạn, tổng quan về các sản phẩm / dịch vụ được cung cấp và giải thích khách hàng và đối thủ cạnh tranh của bạn là ai. Bạn cũng có thể chứng minh cơ cấu tổ chức của công ty mình – mọi người mới đều muốn biết họ đang ở cấp độ nào, họ được kết nối với những phòng ban nào và họ có thể phát triển ở đâu. 
• Một khóa học về các chính sách và thủ tục chung. Để nhân viên mới của bạn hiểu sâu hơn về môi trường làm việc của họ, hãy cung cấp thông tin về giờ làm việc, nghỉ phép, thời gian ốm, lương, chính sách nghỉ lễ và quy định về trang phục. Điều quan trọng là phải bao gồm các chủ đề như khuyến mại, điểm số, chi phí, chính sách hoàn trả và giải thưởng công nhận.
• Một khóa học tuân thủ. Cung cấp thông tin về tuân thủ sẽ giúp tránh nhầm lẫn và nhiều vấn đề nghiêm trọng. Cung cấp khóa đào tạo bao gồm các quy định của từng công ty và tất cả các vấn đề an ninh và pháp lý như chống quấy rối và phân biệt đối xử, sự đa dạng và bạo lực tại nơi làm việc. Ngoài ra, hãy bao gồm đào tạo về sức khỏe và an toàn để đảm bảo những người mới đến của bạn đang bắt đầu sự nghiệp của họ một cách an toàn và đầy đủ thông tin. ”

Khi tạo một chương trình đào tạo nhân viên mới, hãy nhớ rằng chương trình đó cũng phải chứa các đánh giá sẽ giúp bạn xác định liệu nhân viên của bạn có nhận được thông tin họ cần để đáp ứng kỳ vọng của bạn hay không. Patti Shank, một chuyên gia về học tập tại nơi làm việc dựa trên bằng chứng, cho rằng “việc đào tạo là không đủ nếu nó chỉ cung cấp nội dung”. 

“Chúng tôi cần biết liệu các nhân viên mới có nhận được đúng kiến ​​thức và hiểu biết hay không và nếu có bất kỳ hiểu lầm và lỗ hổng nào cần được giải quyết. Chúng tôi cũng phải đảm bảo rằng những người tham gia có thể sử dụng kiến ​​thức theo cách họ cần, để có thể sử dụng nó vào công việc. ”

Ví dụ: bạn có thể bao gồm một khóa học tuân thủ trong chương trình giới thiệu của mình và sau khi những người mới thuê của bạn hoàn thành khóa học đó, hãy yêu cầu họ làm một bài kiểm tra. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng những người mới đến của bạn biết các luật tuân thủ dành riêng cho tổ chức của bạn và bảo vệ cả nhân viên và công ty của bạn khỏi bất kỳ vấn đề pháp lý tốn kém nào.

Nếu bạn định đào tạo các chuyên gia bán hàng hoặc đại lý dịch vụ khách hàng mới được thuê, bạn cũng có thể đưa mô phỏng hộp thoại vào chương trình đào tạo của mình. Họ sẽ giúp bạn thành thạo các kỹ năng giao tiếp với nhân viên mới của bạn trong một môi trường an toàn và tránh nhiều sai lầm ngay khi bắt đầu sự nghiệp của họ. 

Kiểm tra khóa học demo sau để xem mô phỏng hộp thoại tại nơi làm việc:

Bước 2. Chuẩn bị tất cả các tài liệu đào tạo

Bây giờ bạn đã tạo một chương trình đào tạo, đã đến lúc chuẩn bị các khóa học eLearning. Ở đây bạn có ba lựa chọn cơ bản:

• Tạo các khóa học trong nhà
• Thuê ngoài việc tạo nội dung cho nhà cung cấp bên thứ ba
• Mua phần mềm miễn phí hiện có

Ưu và nhược điểm của từng lựa chọn là gì? Và bạn nên làm theo cách nào khi tạo một chương trình đào tạo cho nhân viên mới? Marina Arshavskiy, Chuyên gia Thiết kế Giảng dạy và Học trực tuyến và Chủ sở hữu Thế giới ELearning của Bạn, đã chia sẻ ý kiến ​​của mình về vấn đề này:

“Điều đầu tiên bạn nên xác định là liệu bạn có đủ tài nguyên cần thiết để tự tạo nội dung hay không. Nếu không, thì bạn chỉ cần loại bỏ một trong các lựa chọn của mình và có thể bắt đầu xem xét việc thuê ngoài hoặc mua các phần mềm học liệu có sẵn. 

Chủ đề và mục tiêu của khóa học sẽ giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn. Ví dụ: có thể dễ dàng mua các khóa học về lãnh đạo, an toàn, nghi thức bán hàng hoặc bất kỳ chủ đề chung nào khác. Trên thực tế, đây có thể là lựa chọn tốt nhất của bạn, vì các khóa học như vậy thường được tạo bởi các chuyên gia trong ngành, có thể dễ dàng tải lên LMS và (không giống như eLearning tùy chỉnh) có thể khiến người học của bạn bắt đầu đào tạo ngay lập tức. 

Tất nhiên, chi phí mua các khóa học bán sẵn hiện có thấp hơn đáng kể so với phát triển tùy chỉnh. Tuy nhiên, nếu chương trình đào tạo hướng đến một số lượng lớn người và dành riêng cho tổ chức, thì việc thuê một nhà cung cấp bên thứ ba là lựa chọn tốt nhất của bạn. Các nhà viết sách điện tử chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo các khóa học có tính hấp dẫn cao trong khi kết hợp các kịch bản, trò chơi, mô phỏng và đánh giá không chỉ tuân theo các nguyên tắc và hướng dẫn thiết kế đã được chứng minh mà còn kết hợp thương hiệu của bạn và các ví dụ cụ thể cho tổ chức của bạn. Bằng cách làm việc với các doanh nghiệp vừa và nhỏ từ tổ chức của bạn, nhà cung cấp bên thứ ba sẽ có thể tạo nội dung tùy chỉnh cho nhu cầu của bạn. 

Khi nói đến việc phát triển các khóa học dành riêng cho tổ chức, chẳng hạn như những khóa học liên quan đến việc ra mắt sản phẩm mới hoặc các chính sách nội bộ dành riêng cho công ty của bạn, bạn nên xem xét việc tạo nội dung ngay trong nhà. Điều này cũng đúng khi nói đến việc xây dựng các khóa học giới thiệu cho nhân viên mới. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong công ty của bạn biết tất cả các sắc thái cụ thể cho tổ chức của bạn, vì vậy sẽ không hợp lý khi thuê ngoài việc đào tạo nhân viên mới cho một nhà cung cấp khác và hơn nữa là mua các khóa học không có sẵn, vì chúng sẽ quá rộng và chung chung và giành được chiến thắng không giúp gì cho quá trình gia nhập của bạn. “

Nói tóm lại, việc mua các khóa học giới thiệu không phải lúc nào cũng phù hợp và việc phát triển khóa học thuê ngoài là khá tốn kém. Để biết bạn có thể tốn bao nhiêu chi phí, hãy đọc bài viết của chúng tôi về ước tính chi phí nội dung eLearning . May mắn thay, ngày nay hầu như tất cả mọi người đều có thể tạo các khóa học eLearning. Và đó là nhờ các công cụ soạn thảo hiện có cho phép bạn xây dựng các khóa học trông chuyên nghiệp mà không cần dòng mã. 

Ví dụ: với bộ công cụ soạn thảo iSpring Suite , bạn có thể tạo các khóa học hấp dẫn tuyệt đẹp với các câu đố, video truyền hình và thậm chí là mô phỏng hộp thoại. Phần mềm giúp bạn dễ dàng bắt đầu tập hợp nội dung chất lượng tốt trong thời gian ngắn nhất có thể. Nếu bạn có các trang trình bày PowerPoint cũ với các chính sách và quy trình của công ty, bạn có thể biến chúng thành các khóa học tương tác chỉ bằng một vài cú nhấp chuột. 

Đây là khóa học được tạo  trông như thế nào:

Xem hướng dẫn của chúng tôi về cách tự tạo các khóa học Học trực tuyến trên mạng , đây là bản tóm tắt của một loạt hội thảo trực tiếp trên web với Michael Sheyahshe.

Bước 3. Cung cấp Chương trình Đào tạo

Các khóa học eLearning của bạn có thể nhiều thông tin và hấp dẫn, nhưng chúng vẫn có thể không hoạt động. Khả năng cung cấp nội dung một cách thông minh cũng nói lên chất lượng đào tạo. Vì vậy, bước này là về cách chia sẻ các khóa học của bạn. 

Tất nhiên, bạn có thể gửi các khóa học cho nhân viên của mình qua email hoặc chia sẻ chúng thông qua ứng dụng trò chuyện, nhưng hãy suy nghĩ một chút: Nội dung có dễ tìm và tất cả các mô-đun có được tổ chức một cách hợp lý và hiệu quả không? Các khóa học của bạn có thể mở bằng một cú nhấp chuột hay người học của bạn cần tải chúng về máy tính của họ để xem? Mọi người đều muốn tham gia vào một hệ thống, chỉ tìm thấy những gì họ cần và có thể xem nội dung mà không bị chậm trễ. 

Để hợp lý hóa quá trình đào tạo và nâng cao chất lượng của trải nghiệm học tập, nhiều tổ chức sử dụng hệ thống quản lý học tập (LMS) . Đây là một nền tảng trực tuyến cho phép bạn lưu trữ, sắp xếp và cấu trúc tất cả các loại nội dung học tập, ghi danh học viên, theo dõi kết quả và tạo báo cáo về hiệu suất của học viên. 

Nếu bạn đang cân nhắc đầu tư vào một LMS, có một số điều cần lưu ý trước khi đưa ra lựa chọn. Jeffrey Dalto, một chuyên gia về hiệu suất và học tập tại nơi làm việc, tin rằng một trong những điều quan trọng nhất là chọn một nền tảng dễ sử dụng.

“Một LMS có thể ‘dễ dàng’ theo nhiều cách khác nhau. Đầu tiên, nó phải là giải pháp dựa trên đám mây không yêu cầu bạn cài đặt phần mềm cụ thể và sẽ giúp bảo trì, sửa lỗi và cập nhật tính năng mới dễ dàng hơn theo thời gian.

Tuy nhiên, không kém phần quan trọng là có được một hệ thống dễ dàng cho các quản trị viên và (quan trọng nhất là) nhân viên sử dụng. Các nghiên cứu liên tục chỉ ra rằng một trong những lý do hàng đầu mà các công ty không thích LMS hiện tại của họ và / hoặc đang loại bỏ LMS hiện tại của họ là nó quá khó sử dụng. Tất cả chúng ta đều quá bận rộn trong công việc và tất cả chúng ta đều cần được đào tạo về các nhiệm vụ công việc cụ thể, vì vậy không ai có thời gian hoặc động lực để làm việc chăm chỉ để học cách sử dụng một LMS trên tất cả những điều đó. Giao diện phải trực quan, cộng với một nền tảng phải có các mẹo tích hợp hữu ích “đưa ngay vào” LMS để, nếu bạn không chắc tính năng là gì, bạn có thể nhanh chóng tìm hiểu và tiếp tục.

Có lẽ, cách tốt nhất để tìm một hệ thống dễ dàng cho quản trị viên và nhân viên sử dụng là đảm bảo cả hai nhóm đều được đại diện trong quy trình đánh giá LMS. Đặc biệt, đừng mắc phải sai lầm phổ biến là không đưa những người học trong tương lai của bạn vào quá trình lựa chọn LMS. ”

Để tìm hiểu về những điều khác cần xem xét khi chọn nền tảng học tập, hãy đọc bài viết của chúng tôi về các yêu cầu của LMS . Hoặc bạn có thể thử Ceodatviet  , một LMS dễ sử dụng nhưng đầy đủ tính năng cung cấp các tùy chọn mở rộng để cung cấp các chương trình đào tạo cho nhân viên mới và dày dạn kinh nghiệm ngay lập tức.

Bước 4. Đánh giá kết quả của nhân viên mới của bạn

“Bạn không thể cải thiện những gì bạn không thể đo lường” và “Những gì đo được, sẽ hoàn thành” đều được nghe từ các nhà quản lý thường xuyên. Và điều này áp dụng cho đào tạo tại nơi làm việc. Bằng cách đo lường kết quả đào tạo tuyển dụng mới, bạn có thể giải quyết một số vấn đề cùng một lúc:

• Khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn
• Xem liệu những người mới đến có đáp ứng được kỳ vọng của bạn và xứng đáng là thành viên chính thức trong nhóm của bạn hay không
• Xác định bất kỳ thiếu sót nào trong các khóa học và chương trình đào tạo của bạn để cải thiện trong tương lai

Một LMS có thể giúp bạn đơn giản hóa quy trình đánh giá bằng cách tự động hóa nhiều nhiệm vụ đo lường và tạo báo cáo . Ví dụ: với Ceodatviet LMS, bạn có thể theo dõi tiến độ và tỷ lệ hoàn thành của người dùng, kiểm tra chi tiết câu hỏi như điểm trung bình và bảng phân tích câu trả lời, đồng thời nhận dữ liệu chi tiết về hiệu suất của nhóm. 

Để tiến xa hơn với việc đo lường hiệu suất của người học, bạn có thể liên hệ các chỉ số LMS với các chỉ số kinh doanh và xem việc đào tạo của bạn có hiệu quả như thế nào. Để tìm hiểu xem chương trình đào tạo của bạn có thành công hay không, hãy xem bài đăng của chúng tôi về đo lường ROI eLearning . 

Không chỉ kiểm soát mà còn hỗ trợ

Đào tạo nhân viên mới không chỉ đơn giản là một quy trình chính thức bao hàm việc cung cấp nội dung học tập và kiểm tra kết quả. Đó là một công việc sâu sắc hơn nhiều giúp những người mới tuyển dụng hòa nhập vào công ty. Do đó, điều quan trọng là phải động viên và truyền cảm hứng cho nhân viên mới của bạn và đảm bảo rằng họ cảm thấy được hỗ trợ. 

Andrew DeBell, một nhà tư vấn đào tạo chuyên nghiệp, đã chia sẻ một số chiến thuật có thể giúp bạn khiến nhân viên của mình hào hứng với việc đào tạo.

• “ Tạo một kế hoạch truyền thông mạnh mẽ. Trước khi đăng ký hoặc bắt đầu học, nhân viên cần biết ai, cái gì, khi nào và bằng cách nào. Vì vậy, khi bạn bắt đầu khóa đào tạo của mình, hãy đảm bảo rằng bạn có một kế hoạch truyền thông chi tiết và chi tiết. Điều này có thể bao gồm một loạt email, video khởi chạy, câu đố, câu chuyện eLearning tương tác và nhiều phương tiện khác sẽ cho nhân viên của bạn biết về khóa đào tạo. Kế hoạch truyền thông giúp nâng cao nhận thức về việc học, cùng với những lợi ích và lời kêu gọi hành động cụ thể mà nhân viên của bạn cần thực hiện.

• Giải thích “lý do” đằng sau khóa đào tạo. Nhân viên mới cũng phải có một bức tranh rõ ràng về việc “tôi có gì trong đó?” Ví dụ: để đạt được điều này, bạn có thể tạo một loạt video khởi động đào tạo hấp dẫn giải thích cách đào tạo này tác động đến nhân viên và lợi ích thực sự mà họ sẽ nhận được từ nó. Đảm bảo bạn phỏng vấn khán giả mục tiêu và tạo nội dung nói chuyện trực tiếp với họ và vấn đề mà bạn đang đào tạo đang giải quyết cho họ.
• Làm cho bước đầu tiên tuyệt vời. Ấn tượng đầu tiên là tất cả. Nếu sự ra mắt đào tạo của bạn không ổn định, sự tham gia của nhân viên sẽ tiếp tục giảm mạnh. Làm cho bước đầu tiên đơn giản và dễ dàng. Hãy giành lấy những chiến thắng nhỏ hơn là những mô-đun lớn, áp đảo. Điều này có nghĩa là yêu cầu nhân viên bắt đầu bằng cách thực hiện một bài kiểm tra ngắn trước. Hoặc đơn giản là đăng nhập vào một hệ thống mới đang được khởi chạy. Bằng cách tạo ra các bước nhỏ, đơn giản để bắt đầu, nhân viên sẽ có nhiều khả năng tiếp tục bước tiếp theo hơn ”.

Để hỗ trợ những người mới thuê và giúp họ thích nghi với nơi làm việc nhanh hơn, bạn cũng có thể thực hiện một số việc đơn giản sẽ không tốn nhiều thời gian của bạn. Ví dụ: cung cấp thông tin đăng ký thường xuyên – trong tuần đầu tiên, hãy nhắn tin hoặc gửi email cho nhân viên mới của bạn để thể hiện rằng bạn quan tâm đến việc mọi thứ đang diễn ra như thế nào và xem họ có bất kỳ câu hỏi nào cần được giải đáp hay không. Hoặc bạn có thể tạo một sổ làm việc cho nhân viên mới của mình, bao gồm các mốc quan trọng về vị trí của họ vào ngày 5, tuần 2 và cuối tháng 1 để giúp họ lên kế hoạch thời gian. 

Tóm lại

Đào tạo tổng hợp tạo bối cảnh cho thời gian của nhân viên mới của bạn tại công ty. Với chiến lược và tổ chức đào tạo phù hợp, bạn có thể trau dồi tiềm năng thực sự của nhân viên mới và giúp họ tối đa hóa hiệu suất nhanh hơn.

Chương trình đào tạo nhân viên mới của bạn trông như thế nào vào năm 2020? Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới.