Đào tạo kỹ năng mềm công sở

Khi chúng ta nghĩ về đào tạo tại nơi làm việc, các kỹ năng mềm thường có thể bị bỏ qua vì chúng không hữu hình như các ‘kỹ năng cứng’ như viết mã hoặc các kỹ năng Excel nâng cao. Nhưng phát triển đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên cũng quan trọng như kỹ năng kỹ thuật.

Một nghiên cứu của MIT Sloan cho thấy một cuộc thử nghiệm đào tạo kỹ năng mềm có kiểm soát kéo dài 12 tháng tại 5 nhà máy khác nhau đã mang lại ROI 250% chỉ trong 8 tháng. Việc họ được đào tạo các kỹ năng mềm như giải quyết vấn đề và ra quyết định giúp tăng năng suất, thực hiện các nhiệm vụ phức tạp hiệu quả hơn và cải thiện sự tham gia của nhân viên. 

Viện Nghiên cứu Stanford International xác định rằng 75% thành công lâu dài trong một vai trò công việc nhất định là dựa trên sự thành thạo các kỹ năng mềm và chỉ 25% thành công trong công việc đó đến từ các kỹ năng kỹ thuật. Như bạn có thể thấy, kết quả từ việc đào tạo kỹ năng mềm rất ấn tượng. Vì vậy, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn cách tất cả hoạt động.

Kỹ năng mềm là gì? 

Các kỹ năng mềm có xu hướng tập trung vào tính cách hơn , thay vì dựa trên bằng cấp, kỹ năng kỹ thuật hoặc kinh nghiệm nghề nghiệp. Điều đó bao gồm những thứ như kỹ năng con người, kỹ năng xã hội, kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân và kỹ năng có thể chuyển giao. 

Ngược lại, kỹ năng cứng là kỹ năng kỹ thuật thường mang tính đặc thù của công việc . Chúng đến từ các chương trình chứng nhận, đào tạo nhân viên và kinh nghiệm làm việc và có thể được dạy, đo lường và kiểm tra thông qua các kỳ thi và bài tập hoặc câu đố thực tế. 

Các kỹ năng cứng có xu hướng liên quan đến hoạt động kinh doanh cốt lõi của một tổ chức, chẳng hạn như kỹ năng viết, kỹ năng mạng máy tính, vận hành máy, phân tích kinh doanh, thiết kế và xây dựng. Kỹ năng mềm liên quan nhiều hơn đến các mối quan hệ giữa các cá nhân và liên quan đến những thứ như giải quyết xung đột, giao tiếp, lắng nghe và giải quyết vấn đề.

Tóm lại, đây là một số điểm khác biệt chính giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm:

Sự khác biệt giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm
Các kĩ năng mềm Kỹ năng cứng
Dựa trên kinh nghiệm Dựa trên quy tắc
Những người liên quan Công nghệ / khoa học
Thái độ Công nghiệp / cơ khí
Hành vi Liên quan đến các công cụ và kỹ thuật
Không thuộc miền cụ thể Chuyên nghành
Chung Thủ tục và phương pháp
Chuyển tình huống Có thể tái tạo
Phi kỹ thuật Có thể đoán trước
Vô hình Hữu hình

Như đã đề cập, phát triển kỹ năng mềm thường bị đánh giá thấp và không được coi trọng. Ngoài ra, trong khi các kỹ năng cứng có thể được học và thành thạo theo thời gian và với sự lặp lại, các kỹ năng mềm có thể khó phát triển hơn và khó đánh giá và đo lường chính xác hơn. Đây là những lý do dẫn đến sự thiếu hụt kỹ năng mềm rất lớn vào năm 2020. LinkedIn đã thực hiện một nghiên cứu vào năm 2018 trên 100 thành phố đô thị ở Hoa Kỳ và phát hiện ra sự thiếu hụt kỹ năng giao tiếp ở 1,4 triệu người. 

Nhưng liệu việc giải quyết khoảng cách này có thực sự có ý nghĩa? Tại sao kỹ năng mềm ở nơi làm việc lại quan trọng?

Việc đào tạo kỹ năng mềm có thể mang lại lợi ích như thế nào cho bất kỳ doanh nghiệp nào

Các năng lực như giao tiếp, giải quyết xung đột và giải quyết vấn đề là nền tảng cho hầu hết mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh. Trong toàn tổ chức của bạn, trong mọi đơn vị kinh doanh và vai trò của nhân viên, các kỹ năng mềm là rất quan trọng để có được khách hàng mới, cải thiện các chỉ số dịch vụ khách hàng và xây dựng một đội năng động hơn. 

Có nhiều lợi ích tổ chức khác có thể đạt được từ các chương trình kỹ năng mềm và đây là ba lợi ích hàng đầu của chúng tôi:

1. Cải thiện dịch vụ khách hàng

Đây có thể coi là lợi ích rõ ràng nhất của việc nâng cao kỹ năng mềm tại nơi làm việc. Nhân viên của bạn sẽ có thể chủ động lắng nghe hiệu quả hơn để thiết lập nhu cầu của khách hàng, xác định vấn đề và giúp họ giải quyết nó. Họ cũng có thể có lòng trắc ẩn và sự đồng cảm hơn sau khi nâng cao các kỹ năng mềm, điều này có thể có tác động tích cực lớn đến dịch vụ khách hàng. 

2. Tăng doanh số bán hàng

Cải thiện các kỹ năng mềm có thể mang lại lợi ích cho đội ngũ bán hàng của bạn trong quá trình đàm phán bán hàng. Nhân viên có thể sử dụng năng lực của mình để tương tác với khách hàng ở cấp độ cá nhân hơn, mà không vi phạm các ranh giới chuyên môn quan trọng và khách hàng của bạn chắc chắn sẽ đánh giá cao điều này. Khi nhân viên dành thêm thời gian để thảo luận về những điểm khó khăn mà khách hàng của bạn gặp phải và kết hợp họ với giải pháp phù hợp, thì việc bán hàng sẽ tự có kết quả.

  Làm việc tại nhà luôn hiệu quả

3. Cải thiện khả năng giữ chân nhân viên

Tổ chức của bạn sẽ giữ chân được nhiều nhân tài hơn vì bạn đã đầu tư vào sự phát triển nghề nghiệp của họ và điều này sẽ được đền đáp. Bạn sẽ giảm nhu cầu thuê và đào tạo nhân viên thay thế, do đó giảm chi phí tổ chức. 

Ngoài ra, các kỹ năng mềm nâng cao khả năng lưu giữ kiến ​​thức và trang bị cho nhân viên quyền làm chủ sự phát triển cá nhân của họ. 

Các kỹ năng mềm hàng đầu sẽ cải thiện hiệu suất của nhân viên của bạn

Danh sách đó đã cho bạn thấy một số lợi ích đáng kể của việc đào tạo kỹ năng mềm, nhưng bạn nên tập trung vào năng lực nào với nhân viên của mình để thực sự đạt được tất cả những lợi ích đó?

LinkedIn gần đây đã công bố danh sách các kỹ năng mềm được yêu cầu nhiều nhất và khả năng lãnh đạo , giao tiếp , cộng tác và quản lý thời gian được đưa ra là những kỹ năng mà các nhà tuyển dụng đang tích cực tìm kiếm. Bây giờ chúng ta hãy xem xét kỹ hơn các kỹ năng cụ thể mà bạn nên xem xét đào tạo nhân viên của mình.

1. Lãnh đạo

Nó là gì? Các năng lực và đặc điểm chính tạo nên kỹ năng này: Tại sao phải đào tạo nhân viên của bạn kỹ năng này?
Lãnh đạo là một kỹ năng mềm cho phép mọi người hướng dẫn người khác trong khi hoàn thành các mục tiêu và sứ mệnh của tổ chức. 
  • Quản lý dự án
  • Đồng cảm
  • Vị tha
  • Nhanh nhẹn
  • Lắng nghe
  • Khiêm tốn
  • Sự hiểu biết văn hóa
  • Tính xác thực
  • Tính linh hoạt
  • Hào phóng
  • Tin tưởng
Bằng cách nâng cao kỹ năng lãnh đạo, nhân viên sẽ có thể ủy quyền, cung cấp và chấp nhận phản hồi trung thực và có thể hành động tốt hơn, chịu trách nhiệm về công việc mà họ sở hữu, đồng thời thúc đẩy bản thân và những người khác đạt được các mục tiêu kinh doanh và KPI.

2. Giao tiếp

Nó là gì? Các năng lực và đặc điểm chính tạo nên kỹ năng này: Tại sao phải đào tạo nhân viên của bạn kỹ năng này?
Kỹ năng giao tiếp có thể bằng lời nói hoặc bằng văn bản và tạo điều kiện để thể hiện hiệu quả tại nơi làm việc. 
  • Trong trẻo
  • Bí mật
  • Kính trọng
  • Đồng cảm
  • Lắng nghe
  • Giao tiếp bằng lời nói
  • Giao tiếp phi ngôn ngữ
  • Văn bản giao tiếp
  • Phản hồi mang tính xây dựng
  • Thân thiện
Nhân viên của bạn sẽ có thể giao tiếp hiệu quả hơn cả với nhau và với khách hàng của bạn, đó là một đôi bên cùng có lợi. Bằng cách phát triển kỹ năng giao tiếp của họ, bạn sẽ giúp họ thể hiện bản thân rõ ràng hơn, lắng nghe tích cực và chăm chú hơn, đồng thời đạt được kết quả tốt hơn từ những cuộc trò chuyện khó khăn.

3. Làm việc theo nhóm

Nó là gì? Các năng lực và đặc điểm chính tạo nên kỹ năng này: Tại sao phải đào tạo nhân viên của bạn kỹ năng này?
Kỹ năng làm việc nhóm cho phép nhân viên hoạt động tốt trong một nhóm. 
  • Sự hợp tác
  • Sự hợp tác
  • Sự phối hợp
  • Phái đoàn
  • Lắng nghe
  • Lắng nghe tích cực
  • Trao đổi ý tưởng
  • Hòa giải
  • Đàm phán
Nó thúc đẩy mối quan hệ lành mạnh của nhân viên và trao quyền cho đồng nghiệp của bạn để cộng tác và làm việc như một nhóm hiệu quả hơn để đạt được các mục tiêu, chỉ tiêu và KPI của công ty bạn.

4. Quản lý thời gian

Nó là gì? Các năng lực và đặc điểm chính tạo nên kỹ năng này: Tại sao phải đào tạo nhân viên của bạn kỹ năng này?
Kỹ năng quản lý thời gian thể hiện khả năng sử dụng thời gian làm việc một cách khôn ngoan – lập kế hoạch thời gian theo yêu cầu và phân bổ hợp lý cho các nhiệm vụ khác nhau.
  • Quản lý dự án
  • Ưu tiên
  • Tự khởi động
  • Lập kế hoạch
  • Quyết định
  • Tiêu điểm
  • Phái đoàn
  • Kiểm soát căng thẳng
  • Đương đầu
  • Cơ quan
Cải thiện quản lý thời gian trao quyền cho nhân viên của bạn để đạt được mục tiêu làm việc của họ hiệu quả hơn. Đổi lại, quá trình này dẫn đến cải thiện hiệu quả và nâng cao năng suất. 

5. Giải quyết vấn đề

Nó là gì? Các năng lực và đặc điểm chính tạo nên kỹ năng này: Tại sao phải đào tạo nhân viên của bạn kỹ năng này?
Khả năng giải quyết vấn đề pha trộn giữa việc sử dụng tư duy phân tích và sáng tạo để tìm ra giải pháp.
  • Tư duy bên
  • Lý luận logic
  • Sáng kiến
  • Sự bền bỉ
  • Quan sát
  • Thuyết phục
  • Đàm phán
  • Động não
  • Quyết định
Nhân viên của bạn sẽ chủ động hơn khi nhận ra các vấn đề và rào cản tiềm ẩn đối với các dự án, nhiệm vụ và mục tiêu. Họ cũng sẽ được trang bị tốt hơn để xác định và triển khai các giải pháp hoặc đưa ra các bản sửa lỗi thay thế.

6. Tư duy phản biện

Nó là gì? Các năng lực và đặc điểm chính tạo nên kỹ năng này: Tại sao phải đào tạo nhân viên của bạn kỹ năng này?
Đây là khả năng phân tích thông tin một cách khách quan, đánh giá các quan điểm khác nhau và đưa ra kết luận hợp lý mà không bị ảnh hưởng bởi cảm xúc hoặc thành kiến ​​cá nhân.
  • Giải quyết vấn đề
  • Lý luận logic
  • Động não
  • Suy nghĩ sáng tạo
  • Liên lạc
  • Sự hợp tác
  • Quan sát
  • Áp dụng dữ liệu vào các tình huống trong thế giới thực
Nó thúc đẩy nhân viên của bạn khả năng “suy nghĩ thấu đáo”. Bằng cách sử dụng những kỹ năng này, họ sẽ có thể cân nhắc ưu nhược điểm của các lựa chọn khác nhau và đưa ra quyết định sáng suốt. Điều này làm cho nhiều khả năng họ sẽ đạt được kết quả mong muốn cho doanh nghiệp của bạn.
  Đào tạo tự động

Vấn đề là nhiều người vẫn nghĩ về những loại kỹ năng này như những phẩm chất bẩm sinh chứ không phải là thứ có thể học được – họ coi rằng một người sinh ra đã có sẵn chúng hoặc không. May mắn thay, không có gì có thể xa hơn sự thật, vì tất cả các kỹ năng mềm được yêu cầu nhất đều có thể được đào tạo và phát triển.

Những cách tốt nhất để đào tạo nhân viên của bạn về các kỹ năng mềm

Có một số lựa chọn để đào tạo kỹ năng mềm cho lực lượng lao động của bạn. Bạn có thể dành toàn bộ khóa học chỉ cho các kỹ năng mềm hoặc bạn có thể thêm các phần kỹ năng mềm có liên quan vào nội dung khóa học hiện có của mình. Về phương thức phân phối, hãy cân nhắc sử dụng một số tùy chọn được nêu dưới đây:

1. Huấn luyện / cố vấn

Nếu bạn xác định một nhân viên có nhu cầu phát triển về một kỹ năng mềm cụ thể như khả năng lãnh đạo, bạn có thể cân nhắc mời một người cố vấn hoặc huấn luyện viên và điều chỉnh một cách tiếp cận học tập cụ thể và có mục tiêu. Quá trình huấn luyện tại nơi làm việc thường bao hàm sự hợp tác với nhân viên để xác định, nhắm mục tiêu và lập kế hoạch nhằm đạt được hiệu suất tốt hơn.

Đây là cách nó hoạt động: Một huấn luyện viên xác định mục tiêu của nhân viên, bộ kỹ năng hiện có, điểm mạnh và tất nhiên, điểm yếu. Ví dụ: nhân viên phát hiện ra rằng họ không đủ tốt trong giao tiếp với nhân viên được giám sát, vì vậy một huấn luyện viên tạo ra một chiến lược phát triển và cung cấp cho họ một lộ trình rõ ràng để cải thiện kỹ năng giao tiếp của họ. Khi một nhân viên đang trên đường thực hiện chiến lược này, một huấn luyện viên sẽ hỗ trợ họ và cung cấp cho họ những phản hồi hữu ích. 

Huấn luyện / cố vấn đặc biệt hiệu quả trong việc truyền đạt các kỹ năng mềm, chẳng hạn như giao tiếp và lãnh đạo.

2. Hội thảo tương tác trực tiếp

Nếu bạn muốn đào tạo toàn bộ một nhóm nhân viên về một kỹ năng mềm cụ thể, bạn có thể tổ chức các hội thảo trực tiếp. Các hội thảo tốt nhất có mục đích cụ thể, hướng đến hành động và nhằm tìm ra câu trả lời cho các vấn đề hiện tại trong lĩnh vực này. 

Giả sử bạn muốn dạy nhân viên dịch vụ khách hàng của mình cách giải quyết xung đột với khách hàng. Bạn có thể đưa ra các tình huống đóng vai và thực hiện chúng ngay trong hội thảo. Hãy để người giám sát hoặc đại diện học tập và phát triển làm khách hàng bất mãn và nhân viên của bạn sẽ phải cố gắng giải quyết xung đột. Dựa trên câu trả lời của họ, người huấn luyện sẽ có thể thu hẹp khoảng cách về kỹ năng và chỉ họ đi đúng hướng.

3. Học tập đồng đẳng (xã hội)

Một cách hiệu quả nhưng đơn giản khác để phát triển các kỹ năng mềm là học hỏi với những người khác. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng có một mối liên hệ đáng kể giữa việc vui vẻ ở nơi làm việc và việc học không chính thức. Bạn có thể tận dụng lợi thế này bằng cách tạo ra các luồng công việc hoặc các dự án quy mô nhỏ, yêu cầu sự hợp tác giữa các đồng nghiệp trong công việc. Hoặc bạn có thể thực hiện việc học xã hội trực tuyến thông qua việc sử dụng các ứng dụng xã hội và các công cụ khác. 

Ví dụ: khởi động một diễn đàn ngang hàng, nơi các nhân viên sẽ thảo luận về các kỹ năng mềm ở nơi làm việc và cách phát huy hết tiềm năng của họ. Họ sẽ có một nơi để đặt câu hỏi và chia sẻ những câu chuyện để nhận được phản hồi từ đồng nghiệp. Ví dụ, một nhân viên gặp phải một khách hàng đặc biệt khó tính khiến anh ấy / cô ấy lo lắng. Anh / cô ấy có thể chia sẻ kinh nghiệm của mình trên diễn đàn, thảo luận với đồng nghiệp và nhận được những lời khuyên hữu ích cho tương lai. 

4. Học trực tuyến

Trong bối cảnh toàn cầu hiện nay, việc đào tạo nhân viên của bạn trực tuyến có ý nghĩa. Họ có thể cải thiện kỹ năng mềm của mình trong khi đào tạo tại nhà hoặc những nơi khác trên bất kỳ thiết bị nào. 

Bạn có thể mua một số khóa học kỹ năng mềm làm sẵn từ các nền tảng học tập trực tuyến như LinkedIn, Learning hoặc Udemy. Tuy nhiên, nhân viên của bạn sẽ củng cố các kỹ năng có được trong thực tế như thế nào? Và bạn sẽ kiểm tra xem đồng nghiệp của mình có thực sự nhận được điều gì hữu ích từ khóa đào tạo hay không? 

  Cách đào tạo nhân viên mới thành công

Một cách tuyệt vời để giải quyết cả hai vấn đề và đào tạo kỹ năng mềm trực tuyến mang lại giá trị thực tế là mô phỏng đối thoại. Nó hoàn hảo để dạy các kỹ năng giao tiếp kinh doanh và các năng lực tương tự khác. 

Mô phỏng đối thoại là một tương tác trực tuyến mô phỏng một cuộc trò chuyện thực tế với một người, chẳng hạn như khách hàng, một nhân viên khác hoặc một bên liên quan. Điều này tương tự như các tình huống nhập vai mà chúng ta đã thảo luận khi nói về hội thảo trực tiếp, nhưng các mô phỏng được tự động hóa và không yêu cầu sự tham gia của người khác. 

Điều chính là họ có thể giúp nhân viên thành thạo các kỹ năng giao tiếp mà không có rủi ro cho doanh nghiệp cho đến khi họ sẵn sàng kiểm tra chúng trong thế giới thực. Bên cạnh đó, không giống như các hội thảo trực tiếp, không cần phải tập hợp tất cả các học viên ở một nơi và dành rất nhiều thời gian cho việc thực hành cá nhân. Mô phỏng đối thoại cho phép hàng chục và thậm chí hàng trăm chuyên gia thực hành khi nào và ở đâu họ muốn.  

Đây là mô phỏng cuộc đối thoại được tạo bằng bộ công cụ tác giả iSpring Suite trông như thế nào:

ispring blog image 1589269674

Đặc điểm chính của một mô phỏng đối thoại tốt là sử dụng các kịch bản phân nhánh trong đó mỗi quyết định mà nhân viên đưa ra đều có hậu quả. Điều này đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động giống như trong giao tiếp thực tế giữa hai người.

Các công cụ tác giả như iSpring Suite giúp việc tạo mô phỏng đối thoại trở nên rất đơn giản và nhanh chóng, đồng thời cho phép thêm các kịch bản phân nhánh mà không cần viết mã phức tạp.

5. AR / VR

Thực tế ảo và tăng cường cũng có thể là những cách rất hiệu quả để phát triển các kỹ năng mềm ở nhân viên. Những công cụ này cho phép các tổ chức tái tạo một cách hiệu quả các tình huống thực tế mà nhân viên có thể phải đối mặt và đào tạo họ cách phản ứng tốt nhất trong những tình huống đó. 

Ví dụ: bạn có thể tái tạo các tình huống trong một thế giới ảo, trong đó một nhân viên phải trả lời bằng sự đồng cảm với một đồng nghiệp đang gặp khó khăn trong cuộc sống cá nhân của họ. Hoặc bạn có thể tạo lại một tình huống khi người quản lý cần đưa ra phản hồi quan trọng cho nhân viên của họ.

Một ví dụ tuyệt vời về đào tạo VR cho các kỹ năng mềm là chương trình ‘CoPilot’ do Talespin phát triển .

ispring blog image 1589269738 

Nền tảng CoPilot của Talespin cho phép bạn sử dụng con người ảo với trí thông minh xã hội và cảm xúc được hỗ trợ bởi trí thông minh nhân tạo để dạy các kỹ năng giữa các cá nhân.

Làm thế nào để đào tạo kỹ năng mềm trực tuyến

Bây giờ bạn có thể tự hỏi cách nhanh nhất và dễ nhất để có được một khóa đào tạo kỹ năng mềm trực tuyến là gì, vì vậy hãy cùng tìm hiểu quy trình từng bước nhanh chóng.

Bước 1: Thực hiện các công việc trước cần thiết

Bước này sẽ phụ thuộc vào phương pháp và phần mềm bạn đang sử dụng, nhưng nói chung, ở giai đoạn này, bạn nên xác định mục tiêu học tập của mình và xác định những gì cần được đề cập trong khóa học. Ngoài ra, hãy quyết định cách bạn sẽ biến tầm nhìn thành hiện thực – bạn sẽ sử dụng công cụ tác giả nào.

Bước 2: Tạo khóa học 

Phần này của quá trình sẽ phụ thuộc vào loại khóa đào tạo bạn muốn tạo và công cụ phần mềm mà bạn quyết định chọn. Các công cụ soạn thảo eLearning nhanh chóng như iSpring Suite rất lý tưởng để tạo các khóa học dựa trên trang trình bày , câu đố, video hướng dẫn và mô phỏng hội thoại mà chúng tôi đã đề cập ở trên. 

Để tạo mô phỏng cuộc trò chuyện nhanh chóng và dễ dàng với iSpring, chỉ cần làm theo các bước được mô tả trong bài viết này . Bạn cũng có thể xem video hướng dẫn bên dưới để bắt đầu nhanh chóng với sim hội thoại kỹ năng mềm đầu tiên của mình:

Bước 3: Triển khai khóa học

Khi bạn đã hoàn thành việc tạo khóa học kỹ năng mềm của mình, quyết định tiếp theo cần làm là xuất bản và chia sẻ khóa học đó như thế nào. Hầu hết các tổ chức thích cung cấp khóa đào tạo của họ thông qua một LMS như iSpring Learn , cho phép dễ dàng theo dõi kết quả và hoàn thành cũng như tính linh hoạt khi sử dụng bất kỳ định dạng eLearning nào bạn muốn. Tuy nhiên, bạn cũng có thể chia sẻ khóa học của mình trên trang web / mạng nội bộ của công ty hoặc gửi cho nhân viên của bạn qua email.

Lời kết

Điều đó kết thúc cái nhìn sâu sắc này về đào tạo kỹ năng mềm. Tổ chức của bạn có cung cấp các chương trình kỹ năng mềm cho nhân viên của bạn không? Nếu vậy, bạn sử dụng những phương pháp nào để thực hiện khóa đào tạo, và nó đã mang lại hiệu quả như thế nào? Chúng tôi rất muốn nghe suy nghĩ của bạn trong phần bình luận.