Khi công việc từ xa ngày càng trở nên cần thiết hơn do đại dịch toàn cầu, các nhà tuyển dụng cần cập nhật các quy trình và công cụ của họ để cho phép phỏng vấn và tuyển dụng ứng viên bên ngoài. Ngoài ra còn có sự thèm muốn đối với các bản hack năng suất, phần mềm, ứng dụng và hệ thống mới giúp nhóm của họ làm việc tại nhà một cách hiệu quả . Tuy nhiên, bị kẹp giữa hai mục tiêu đó, người sử dụng lao động có thể bỏ lỡ một bước quan trọng – giới thiệu nhân viên làm việc từ xa.
Những ngày đầu tiên ở một công việc mới đóng vai trò quan trọng trong việc những người mới tuyển dụng cảm thấy như thế nào về một công ty và cuối cùng là họ sẵn sàng ở lại với tổ chức trong bao lâu. Cách bạn tiếp cận nhân viên mới có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn cho lợi nhuận của bạn.
Trong bài viết này, chúng tôi đi sâu vào các phương pháp hay nhất để giới thiệu nhân viên từ xa.
Giới thiệu nhân viên từ xa là gì?
“Giới thiệu nhân viên” là một loạt các bước và hoạt động cung cấp cho những người mới tuyển dụng cơ hội để làm quen với nhóm của họ và tìm hiểu về văn hóa tổ chức, thái độ, phương pháp, nghi thức và công cụ tại nơi làm việc mới của họ.
Từ quan điểm của nhân viên, một chương trình giới thiệu là cơ hội để họ làm quen với môi trường mới. Đối với nhà tuyển dụng, đó là thời gian quý báu để chia sẻ mọi thứ sẽ giúp các thành viên mới trong nhóm thành công khi họ hiểu thêm về vai trò của mình trong công ty.
Chúng ta cũng có thể phân biệt giữa giới thiệu chính thức và giới thiệu không chính thức. Giới thiệu chính thức thường bao gồm một loạt các cuộc họp, hội thảo, các buổi đào tạo, hội nghị truyền hình và các bài tập. Việc giới thiệu không chính thức có xu hướng đặc biệt hơn và có thể bao gồm việc che giấu các thành viên khác trong nhóm, làm quen với các bên liên quan khác nhau, hiểu cách tiếp cận của công ty thông qua quan sát và huấn luyện ngẫu hứng với người quản lý của người mới thuê. Trên thực tế, nhiều tổ chức kết hợp và kết hợp các cách tiếp cận này để tạo ra thứ gì đó phù hợp với doanh nghiệp và nhân viên của họ.
Giới thiệu nhân viên từ xa cũng là một quá trình, nhưng được tiến hành từ xa và được thiết kế cho các thành viên trong nhóm chủ yếu làm việc từ xa, do đó, có một số khác biệt đáng kể trong cách tiếp cận có thể được thực hiện để tối ưu hóa trải nghiệm.
Lợi ích của việc gia nhập từ xa cho nhân viên mới
Việc giới thiệu giúp nâng cao những nhân viên mới để trở thành “một phần của nhóm”. Hoàn thành tốt, nó cũng có thể thúc đẩy năng suất của nhân viên mới bằng cách thúc đẩy động lực và sự hài lòng trong công việc ngay từ ngày đầu tiên.
Khi thảo luận về cách giới thiệu cụ thể những nhân viên làm việc từ xa, một chương trình thành công sẽ mang lại những lợi ích sau:
- Hiểu phong cách quản lý của công ty
- Biết trách nhiệm công việc của họ và làm việc hiệu quả sớm hơn
- Các kênh tổng hợp có sẵn cho phản hồi, câu hỏi và bất kỳ mối quan tâm nào khác liên quan đến công việc
- Hiểu những gì họ mong đợi về lịch trình làm việc, giao tiếp và hậu cần viễn thông hàng ngày
- Phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của công ty
Những thách thức của việc giới thiệu nhân viên từ xa
Tạo trải nghiệm tuyệt vời cho nhân viên mới của bạn không phải là điều dễ dàng. Điểm chung với các quy trình khác liên quan đến các nhóm từ xa, việc giới thiệu yêu cầu nhiều tài liệu hơn để đảm bảo rằng nó chạy hiệu quả so với các chương trình tại chỗ truyền thống hơn. Lý do cho điều này là sẽ có ít cơ hội để điều chỉnh và tinh chỉnh chương trình ‘một cách nhanh chóng’, vì vậy cần phải có kế hoạch tuyệt vời.
Một mục tiêu đầy thách thức khác là xây dựng mối liên kết tình cảm với một nhóm mới vốn bị phân tán về mặt địa lý. Một nhân viên mới rất dễ cảm thấy bị cô lập, vì vậy việc tạo ra một cấu trúc để khuyến khích các mối quan hệ không chính thức cũng nên được ưu tiên.
Bảng sau đây phân tích một số thách thức phổ biến hơn từ cả góc độ tổ chức và nhân viên.
| Những thách thức về tổ chức | Thách thức nhân viên từ xa |
| Giới thiệu tuyển dụng mới cho các thành viên hiện tại trong nhóm | Cảm giác bị cô lập |
| Thiết lập thiết bị cần thiết để làm việc từ xa | Làm quen với đội mới của họ |
| Giữ thông tin liên lạc cởi mở và kịp thời | Không thể nhận được câu trả lời ngay lập tức cho các câu hỏi |
| Quản lý và ký các thủ tục giấy tờ nhân sự kỹ thuật số bắt buộc, chẳng hạn như hợp đồng lao động và quy tắc ứng xử | Tìm hiểu cách hoạt động của các ứng dụng và hệ thống quan trọng đối với doanh nghiệp |
| Truyền đạt các ưu tiên ngoài các mục tiêu kinh doanh và cá nhân | |
| Giải thích các chính sách và thủ tục của công ty |
Giới thiệu thường được coi là một ô khác để đánh dấu trong quá trình tuyển dụng. Nhưng khi đặc biệt đề cập đến việc giới thiệu nhân viên làm việc từ xa, thì việc coi quá trình này bằng tầm quan trọng mà nó xứng đáng càng có ý nghĩa hơn.
Mất bao lâu để giới thiệu từ xa?
Khoảng thời gian giới thiệu truyền thống có thể kéo dài từ một tuần đến ba tháng, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của vai trò mà người thuê mới đang đảm nhận, quy trình tổ chức và nhiều yếu tố khác. Một số tổ chức chọn sử dụng một khuôn khổ giúp người mới thuê được đào tạo đầy đủ trong vòng hai tuần. Nghiên cứu khác cho thấy rằng việc kéo dài quá trình giới thiệu lên đến một năm có thể giúp cải thiện khả năng giữ chân nhân viên và giúp những người mới tuyển dụng cảm thấy mình là một phần của nhóm.
Cuối cùng, độ dài của chương trình của bạn phải được xác định theo mục tiêu của bạn. Nhưng công bằng mà nói, các chương trình giới thiệu cho nhân viên từ xa có xu hướng dài hơn một chút so với các chương trình truyền thống để cung cấp nội dung có thể so sánh được.
Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét cách hỗ trợ nhân viên từ xa.
Cách tiếp cận nhân viên từ xa trực tuyến
Nếu không có môi trường làm việc thực tế, bạn sẽ cần dựa vào hội nghị truyền hình và các cuộc họp nhóm trực tuyến để khiến thành viên mới trong nhóm cảm thấy được chào đón. Bạn nên liệt kê từng bước của quy trình và đảm bảo rằng người mới tuyển dụng không bị bối rối bởi lượng lớn thông tin mới sẽ được trình bày cho họ. Bạn cũng cần giúp họ xác định các kênh tốt nhất để đặt câu hỏi và tìm kiếm những gì họ cần, và điều này đặc biệt đúng nếu họ làm việc ở một múi giờ khác.
Nhiều phương pháp phổ biến có thể được áp dụng trực tiếp cho nhân viên từ xa, nhưng một số trở nên quan trọng hơn những phương pháp khác khi bạn đang làm việc với nhân viên từ xa.
1. Đặt mục tiêu gia nhập rõ ràng
Hy vọng rằng mục tiêu của bạn khi giới thiệu nhân viên mới là chào đón họ nồng nhiệt và giúp họ thành công. Khi giới thiệu nhân viên từ xa, sự khác biệt chính là bạn có thể phải tạo một danh sách chi tiết hơn về những gì bạn muốn đạt được và cách bạn sẽ đạt được điều đó, vì vậy không có gì bị bỏ sót.
Hãy nhớ rằng việc không ở trong cùng một không gian thực, hoặc thậm chí cùng múi giờ, có thể khiến những người mới tuyển dụng cảm thấy không thoải mái khi đặt câu hỏi qua email hoặc tin nhắn tức thì.
Cố gắng chủ động và chia sẻ trước một kế hoạch, để mong đợi rõ ràng.
Cân nhắc tạo danh sách kiểm tra việc giới thiệu từ xa, trong đó bạn có thể chia nhỏ các nhiệm vụ và mục tiêu cho nhân viên mới của mình theo ngày hoặc theo tuần. Ví dụ:
Một ví dụ về danh sách kiểm tra giới thiệu
Viết ra các hoạt động và nhiệm vụ của bạn để bạn có thể chuẩn bị mọi thứ trước ngày làm việc đầu tiên của người mới thuê. Bạn có thể tải xuống danh sách kiểm tra việc giới thiệu nhân viên miễn phí của chúng tôi để sử dụng làm điểm khởi đầu.
2. Xây dựng kế hoạch rõ ràng
Tạo một kế hoạch và lên lịch cho tất cả các cuộc họp với chương trình nghị sự, liên kết video, v.v. sẽ giảm bớt căng thẳng và lo lắng mà những người mới thuê có thể có và đảm bảo họ được giới thiệu với tất cả mọi người, quy trình và dự án sẽ là một phần công việc của họ.
Các kế hoạch giới thiệu hiện tại nhằm vào nhân viên làm việc tại cơ sở thường có thể được thay đổi để phù hợp hơn với nhân viên làm việc ở xa. Đặt ra một lịch trình rõ ràng để hoàn thành thành công từng mốc quan trọng trong kế hoạch giới thiệu sẽ giúp tạo cơ cấu cho các nhân viên từ xa và duy trì năng suất trong vài tuần đầu tiên của họ.
3. Giới thiệu ảo
Cảm giác bị cô lập có thể dễ dàng loại bỏ cảm giác thân thuộc của một nhân viên từ xa và thậm chí tệ hơn là năng suất của họ. Trừ khi bạn có quyền truy cập vào các văn phòng thực tế, nơi họ có thể dành những ngày đầu tiên, giờ nghỉ trưa của nhóm và đồ uống chào đón trở nên không tồn tại, đó là một điều thực sự đáng xấu hổ từ quan điểm xây dựng nhóm.
Vì vậy, để tiếp cận các nhân viên làm việc từ xa và khiến họ cảm thấy được chào đón ngay từ ngày đầu tiên, bạn nên lên lịch các cuộc gọi điện video ngắn gọn cho cả nhóm và sau đó riêng lẻ với những đồng nghiệp mà họ sẽ tương tác thường xuyên nhất. Những lời giới thiệu này là một cách chính để truyền đạt cấu trúc nhóm, tạo ra các mục tiêu chung và tăng sự nhiệt tình chung.
4. Gửi email hoặc tin nhắn giới thiệu
Khi các nhân viên ở xa đã gặp nhóm mới của họ, hãy đảm bảo rằng họ cũng được giới thiệu với những người còn lại trong công ty. Để đạt được điều đó, bạn có thể chỉ cần gửi email “nhân viên mới” trong toàn công ty hoặc lan truyền tin tức với thông điệp chào mừng trên bất kỳ ứng dụng làm việc từ xa nào mà tổ chức của bạn chủ yếu sử dụng, chẳng hạn như Skype hoặc Slack.
Ví dụ về phần giới thiệu nhân viên
5. Cung cấp một cơ cấu tổ chức
Khi giới thiệu nhân viên từ xa, hãy lưu ý rằng họ có thể bị choáng ngợp với tất cả thông tin và tên mới mà họ sẽ nghe thấy, đặc biệt là khi họ chưa cố gắng đối mặt với họ. Cân nhắc cung cấp các tài nguyên hữu ích mà họ có thể truy cập lại để làm mới trí nhớ của họ về ai là ai.
Ví dụ: bạn có thể cung cấp cho các tuyển dụng từ xa mới một tài liệu trình bày cơ cấu tổ chức và các dòng báo cáo hoàn chỉnh với các chi tiết liên hệ và liên kết. Điều này có thể được phân phối dưới dạng PDF hoặc một định dạng đơn giản khác có thể đã có sẵn trong cơ sở hạ tầng tổ chức của bạn.
Một ví dụ về cơ cấu tổ chức
Bạn cũng có thể cân nhắc việc tạo phần mềm này dưới dạng tương tác eLearning, như với bộ công cụ tác giả iSpring Suite Max . iSpring cung cấp cho bạn các mẫu tương tác được tạo sẵn, vì vậy, để tạo một mẫu, bạn chỉ cần điền vào mẫu với văn bản và hình ảnh của mình.
Hãy xem ví dụ này về biểu đồ phân cấp tổ chức tương tác có thể được tạo bằng iSpring trong vài phút.
Dù bạn quyết định sử dụng loại tài nguyên nào, hãy đảm bảo rằng bạn cũng cập nhật chúng thường xuyên.
6. Thiết lập các kênh liên lạc từ xa
Giao tiếp phù hợp có thể khó đạt được, ngay cả khi mọi người làm việc cùng nhau ở cùng một địa điểm. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi các nhân viên từ xa phải vật lộn với tình trạng quá tải thông tin khi giao dịch với nhiều kênh liên lạc.
Bạn có thể sử dụng nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm cả công cụ giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ, nhưng điều quan trọng khi giới thiệu nhân viên từ xa là phải đảm bảo họ biết cách thức và thời điểm sử dụng từng công cụ và thời điểm thích hợp để làm như vậy.
Nếu nhân viên từ xa mới của bạn không am hiểu công nghệ hoặc không quen thuộc với các công cụ cụ thể mà bạn đang sử dụng, hãy cung cấp một số buổi đào tạo trực tuyến trong vài ngày đầu tiên của họ, bởi vì việc nắm vững mô hình giao tiếp tổ chức của bạn là một kỹ năng quan trọng.
7. Chỉ định các nghi thức giao tiếp
Điều quan trọng là giải thích các nghi thức giao tiếp của tổ chức của bạn, chẳng hạn như kênh tốt nhất để đặt câu hỏi hoặc khi nào tốt hơn là gửi email thay vì tin nhắn tức thì.
Để tránh các thói quen giao tiếp không hiệu quả, hãy dành chút thời gian khi bạn tiếp cận nhân viên từ xa để thiết lập các kỳ vọng và tiêu chuẩn rõ ràng và rõ ràng về giao tiếp thông qua:
- Nhắn tin tức thì (ví dụ: Slack)
- Cuộc gọi điện video nhóm (ví dụ: Thu phóng)
- Cuộc gọi video 1-1 (ví dụ: Skype)
- Cuộc gọi đến điện thoại di động riêng
- Các công cụ quản lý dự án (ví dụ: Trello và Jira)
8. Cung cấp quyền truy cập an toàn vào các ứng dụng và công cụ quan trọng đối với doanh nghiệp
Chìa khóa để làm việc từ xa thành công thường nằm ở mức độ dễ dàng cung cấp, chia sẻ và truy cập thông tin đăng nhập cho các công cụ quan trọng đối với doanh nghiệp. Nhân viên mới có thể sẽ cần quyền truy cập vào nhiều ứng dụng, tài khoản và dịch vụ trực tuyến khác nhau để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả. Bằng cách làm quen với các nhân viên từ xa mới càng nhanh càng tốt với các công cụ quan trọng của doanh nghiệp này, họ sẽ có thể gia tăng giá trị nhanh hơn nhiều.
Bước đầu tiên bạn có thể thực hiện là tạo một hướng dẫn tham khảo nhanh giải thích những công cụ nào mà công ty của bạn sử dụng và cách bắt đầu nhanh chóng với chúng. Bước thứ hai và cũng là bước quan trọng nhất là cách chia sẻ thông tin đăng nhập. Bảo vệ thông tin đăng nhập của người dùng là điều cần thiết và việc sử dụng các công cụ phù hợp cho tác vụ này cho phép bạn phân phối thông tin đăng nhập cho nhân viên mới một cách dễ dàng, an toàn và nhanh chóng mà không ảnh hưởng đến tính bảo mật của cơ sở hạ tầng làm việc từ xa của bạn.
9. Lên máy bay theo nhóm
Việc giới thiệu theo nhóm giúp giảm thiểu công sức và sự trùng lặp công việc của việc giới thiệu nhân viên mới và đào tạo họ. Nó cũng tạo ra một cảm giác cộng đồng giữa những người mới thuê của bạn. Nếu bạn quyết định thử nghiệm điều này khi thuê mọi người theo nhóm, hãy cân nhắc phân bổ cho mỗi nhóm một “người tổ chức nhóm”, người tạo ra môi trường để mọi người cảm thấy thoải mái khi cộng tác và “người quản lý chức năng” ở đó để hỗ trợ kỹ thuật.
Các chương trình nhóm cung cấp một cách dễ dàng để các thành viên mới trong nhóm làm quen với đồng nghiệp của họ một cách nhanh chóng và có thể cảm thấy ít đáng sợ hơn so với gặp mặt trực tiếp. Điều này có thể đặc biệt hữu ích trong trường hợp nhân viên ở xa khi làm việc xa văn phòng trong thời gian dài, hoặc thậm chí vô thời hạn, thường có thể dẫn đến cảm giác bị cô lập.
10. Cung cấp eLearning trong chương trình của bạn
Trong số tất cả các hoạt động khác, bạn nên tham gia vào một số hoạt động đào tạo ảo sẽ cung cấp giá trị thực cho nhân viên, chẳng hạn như bao gồm các bài học về sứ mệnh, giá trị và văn hóa công ty của bạn cũng như các quy tắc và quy định quan trọng của công ty.
Việc sử dụng thành phần eLearning theo nhịp độ riêng trong chương trình của bạn cho những người mới thuê có một số lợi ích, quan trọng nhất là nó có sẵn theo yêu cầu và có thể được sử dụng bất cứ lúc nào, trên mọi thiết bị. Nó cũng có thể tái sử dụng, vì vậy sau công việc ban đầu là tạo một khóa học, nó có thể được gửi cho tất cả những người mới thuê trong tương lai như một phần của chương trình giới thiệu.
Bạn cũng có thể tạo phiên bản của các khóa học và tạo nhiều lộ trình cụ thể cho các loại nhân viên và vai trò công việc khác nhau.
Dưới đây là một ví dụ ngắn gọn về khóa học giới thiệu nhân viên từ xa.
| Loại nội dung | Phủ sóng |
| Video chào mừng |
|
| Khóa học giới thiệu về công ty |
|
| Khóa học về các công cụ kinh doanh |
|
Để tạo các khóa học, bạn có thể sử dụng iSpring Suite Max , mà chúng tôi đã đề cập khi nói về cơ cấu tổ chức. Với iSpring, bạn có thể dễ dàng tạo một khóa học về công ty của mình, xây dựng các khóa học tuân thủ với các câu đố tương tác và quay video hướng dẫn về cách sử dụng phần mềm kinh doanh của bạn ngay cả khi bạn chưa có bất kỳ kinh nghiệm nào trước đó.
iSpring Suite Max cũng có một công cụ dựa trên đám mây cho phép bạn tạo các khóa học vi mô nhanh chóng và đơn giản giống như cách tạo các bài đăng trên mạng xã hội. Điều này có thể là vô giá khi thêm nội dung bổ sung vào chương trình hiện có hoặc cho bất kỳ loại khóa học nào cần cung cấp thông tin mới hoặc nhạy cảm về thời gian. Kiểm tra khóa học này để biết những nhân viên mới để biết một số cảm hứng về cách có thể sử dụng công cụ này.
11. Cung cấp chương trình của bạn theo cách chính xác
Bây giờ bạn đã tạo các khóa học giới thiệu của mình, bạn cần một cách nhanh chóng và đáng tin cậy để lên lịch và cung cấp chúng cho người học của mình. Có một số cách để thực hiện việc này, chẳng hạn như thông qua mạng nội bộ của công ty bạn, SharePoint hoặc dịch vụ đám mây, tuy nhiên hầu hết các tổ chức chọn phân phối qua hệ thống quản lý học tập (LMS) do có nhiều lợi ích về hiệu quả, lập lịch trình, theo dõi và báo cáo.
Nếu bạn vẫn chưa có LMS, bạn có thể thử Ceodatviet . Đó là một nền tảng dựa trên đám mây cực kỳ đơn giản để thiết lập và sử dụng cho những người không chuyên về LMS. Nó sẽ cho phép bạn đưa việc tuyển dụng mới của công ty bạn vào chế độ lái tự động.
12. Kiểm tra thường xuyên
Việc đăng ký thường xuyên với nhân viên mới cho phép bạn đánh giá hiệu quả của quá trình giới thiệu từ xa, ngoài ra để đảm bảo rằng nhân viên đó đang tiến bộ như mong đợi. Tận dụng các mốc quan trọng mà bạn đã đưa vào kế hoạch của mình để đánh giá hiệu suất của nhân viên và giải quyết mọi vấn đề tiềm ẩn càng nhanh càng tốt.
Đăng ký với nhân viên có thể đơn giản như gửi một tin nhắn trò chuyện nhanh hoặc sắp xếp một cuộc gọi điện video. Không cần giới hạn những đăng ký này chỉ với người quản lý trực tiếp của nhân viên. Ví dụ, một người nào đó từ Nhân sự hoặc thậm chí Giám đốc bộ phận của họ cũng nên chạm vào cơ sở.
Câu hỏi thường gặp
✔️ Làm thế nào để bạn chào đón những nhân viên mới từ xa?
Trước tiên, bạn muốn giới thiệu nhân viên mới cho nhóm một cách chính thức và cung cấp một chút thông tin cơ bản về họ, chẳng hạn như kinh nghiệm làm việc, sở thích và kỹ năng cá nhân của họ.
Đảm bảo nhóm hiểu đầy đủ về vai trò của nhân viên mới và cách nó phù hợp với tầm nhìn chung của công ty. Bạn cũng có thể tổ chức một số trò chơi hoặc hoạt động nhóm trực tuyến có sự tham gia của nhân viên mới với tư cách là những người phá băng.
✔️ Tham gia có giống như đào tạo không?
Giới thiệu thường được coi là tách biệt với đào tạo – đó là quá trình ban đầu để giới thiệu nhân viên mới với ban quản lý và phần còn lại của nhóm.
Theo truyền thống, việc đào tạo kéo dài hơn, phức tạp hơn và dạy cho nhân viên những hiểu biết sâu sắc về nhiệm vụ hàng ngày của họ. Điều đó đang được nói, bao gồm một số đào tạo trong việc nhập môn của bạn là một phương pháp tốt – chỉ cần lưu ý không đi quá sâu vào đám cỏ dại trong vài ngày đầu tiên.
✔️ Làm cách nào để tạo kết nối cá nhân cho nhân viên mới khi họ không thể gặp gỡ với nhóm của mình?
Yêu cầu nhóm của bạn tiếp cận với những nhân viên mới và giới thiệu bản thân để bắt đầu xây dựng mối quan hệ từ tuần đầu tiên. Mặc dù hiện tại không có khả năng nhóm mới của bạn dành thời gian thực tế cùng nhau, nhưng bạn vẫn có thể tạo một số hoạt động từ xa để các nhóm dành thời gian không liên quan đến công việc cùng nhau – ví dụ như hangout cà phê ảo.
Lời kết
Điều đó kết thúc việc tìm hiểu sâu hơn về các phương pháp hay nhất để giới thiệu cho nhân viên từ xa. Chúng tôi hy vọng bạn đã tìm thấy một số mẹo hữu ích có thể được triển khai vào các chương trình của riêng bạn. Nếu bạn đã chạy một chương trình tích hợp từ xa hoặc có thể đang xem xét làm như vậy, chúng tôi muốn nghe suy nghĩ của bạn trong phần nhận xét.
