Cách chọn một LMS

Gần 4 trong số 10 công ty Hoa Kỳ sử dụng eLearning không hài lòng với LMS của họ. Theo nghiên cứu LMS Trends 2015 của Brandon Hall Group, dữ liệu cho thấy 38% công ty được khảo sát đang xem xét thay đổi hệ thống.

Chúng tôi đã thu thập phản hồi từ các chuyên gia eLearning và tạo ra một kế hoạch chi tiết từng bước sẽ giúp bạn xem xét sự cường điệu tiếp thị và tìm ra cách chọn một LMS phù hợp với nhu cầu của bạn.

Bước 1. Xác định nhu cầu của bạn

Với rất nhiều (hơn 600) nền tảng học tập để lựa chọn, bạn cần bắt đầu với tiêu chí tìm kiếm được xác định rõ ràng. Điều quan trọng là phải biết chính xác những gì bạn cần từ một LMS và cách nó có thể giúp bạn đạt được mục tiêu đào tạo và mục tiêu kinh doanh của mình.

Xác định mục tiêu và mục tiêu

Đặt mục tiêu kinh doanh bạn muốn đạt được với sự trợ giúp của eLearning. Để làm được điều này, hãy đặt câu hỏi: “Tôi muốn đạt được điều gì từ quá trình đào tạo?” Từ câu trả lời, nó sẽ trở nên rõ ràng kết quả mong đợi. Các mục tiêu phải cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được và có thời hạn.

Ví dụ:

Để làm rõ cách đạt được mục tiêu – hãy chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Kết quả là một lộ trình dự án thực tế.

Ví dụ: nếu mục tiêu là:

Giảm thời gian cấp chứng chỉ đại diện bán hàng từ 3 tháng xuống còn 1 tuần.

Bạn có thể đặt các mục tiêu sau:

1. Giáo dục nhân viên về dòng sản phẩm và lợi ích của từng sản phẩm.
2. Dạy một số kỹ thuật bán hàng hiệu quả cho đồng nghiệp của bạn.
3. Kiểm tra kiến ​​thức của nhân viên về dòng sản phẩm sau khi đào tạo.
4. Kiểm tra xem đồng nghiệp của bạn đã thành thạo các kỹ năng bán hàng của họ như thế nào.

Biết khán giả của bạn

Khi chọn một hệ thống quản lý học tập, điều quan trọng là phải hiểu chính xác người bạn sẽ đào tạo. Nó sẽ giúp bạn xác định rõ hơn các yêu cầu chiến lược học tập của mình trong một LMS. Để hiểu rõ khán giả của bạn là ai, hãy trả lời năm câu hỏi.

1. Nhân viên của bạn bao nhiêu tuổi? Ví dụ: nếu hầu hết người học là những người trẻ tuổi thuộc Thế hệ Y, họ chắc chắn sẽ thích học bằng cách chia sẻ thông tin quan trọng với đồng nghiệp của họ và tham gia vào các cuộc thảo luận trên phương tiện truyền thông xã hội. Vì vậy, tốt hơn bạn nên chọn một LMS có các tính năng học tập xã hội.
2. Nhân viên của bạn có trình độ kỹ năng đa dạng không? Nếu bạn định đào tạo những người mới đến cũng như những nhân viên có kinh nghiệm, bạn sẽ cần một hệ thống không buộc người học phải trải qua những tài liệu thừa vì một cấu trúc mặc định. Trong trường hợp này, một LMS với khả năng tạo ra các lộ trình học tập khác nhau và kiểm tra tài liệu mà họ đã biết sẽ là giải pháp hoàn hảo cho bạn.
3. Nhân viên hiểu biết về công nghệ như thế nào? Nếu không phải tất cả nhân viên của bạn đều là những người kỳ cựu trong lĩnh vực kỹ thuật số, hãy chọn một LMS siêu đơn giản và thân thiện với người dùng . Nếu không, bạn sẽ cần thêm thời gian cho người học cách học (… một hoạt động hoàn toàn không mang lại giá trị gia tăng).
4. Nhân viên của bạn học ở đâu? Hỏi đồng nghiệp của bạn ở đâu và khi nào họ thấy thoải mái khi tham gia các khóa học. Giả sử bạn phát hiện ra rằng hầu hết nhân viên thích học hỏi từ thiết bị di động sau giờ làm: Chọn một LMS thân thiện với thiết bị di động.
5. Bạn sẽ đào tạo bao nhiêu nhân viên? Nếu doanh nghiệp của bạn lớn, bạn có thể cần một hệ thống có tính năng đăng ký người dùng hàng loạt. Đảm bảo rằng hệ thống của bạn sẽ mở rộng quy mô khi cần thiết.

Bằng cách trả lời những câu hỏi này, bạn sẽ có thể xác định các tính năng LMS cần thiết để đạt được mục tiêu đào tạo của mình và tạo ra một môi trường học tập thoải mái, hấp dẫn.

Bước 2. Xác định Yêu cầu LMS của bạn

Sau khi xác định mục tiêu học tập, mục tiêu và nhân khẩu học đối tượng, bây giờ bạn cần tập trung vào nhu cầu đối với hệ thống. Danh sách các yêu cầu LMS của bạn càng đầy đủ, bạn càng dễ dàng tìm ra giải pháp ‘phù hợp nhất’.

Điều quan trọng là xác định các yêu cầu LMS của bạn thông qua lăng kính doanh nghiệp của bạn trong ba danh mục chính. Để tìm hiểu các yêu cầu của lms là gì, hãy đọc bài viết .

Bước 3. Khám phá thị trường

Bạn đã xác định các tính năng LMS bạn cần và phạm vi chi phí. Bây giờ thách thức của bạn là thu hẹp hàng trăm lựa chọn xuống một danh sách ngắn các giải pháp. Để bắt đầu, hãy sử dụng một trong các phương pháp sau để chọn nhà cung cấp.

Bước 4. Đánh giá nhà cung cấp

Bây giờ bạn đã có danh sách đầu tiên, đã đến lúc đào sâu hơn một chút và tìm hiểu một chút về từng LMS. Mục tiêu cuối cùng: Có được một “danh sách ngắn” gồm 3-5 nhà cung cấp.

Duyệt qua các trang web của nhà cung cấp

1. Xem qua trang có mô tả LMS để xem liệu hệ thống có tất cả các tính năng cần thiết hay không và đảm bảo rằng không có quá nhiều tùy chọn mà bạn không cần. Ở giai đoạn này, các tính năng là tiêu chí lựa chọn chính. Nếu nền tảng không đáp ứng yêu cầu của bạn, chúng không có trong danh sách ngắn!
2. Có một cái nhìn sâu hơn về chính nhà cung cấp. Chú ý đến việc họ đã có mặt trên thị trường bao lâu và khách hàng của họ là ai. Đó luôn là một phần thưởng xứng đáng nếu công ty hoặc sản phẩm của họ giành được bất kỳ giải thưởng nào.
3. Đọc các bài đánh giá và câu chuyện thành công từ các công ty / khách hàng sử dụng LMS này.
4. Xem liệu có cơ sở kiến ​​thức trên trang web hay không – tài liệu sản phẩm, bài viết hướng dẫn và video hướng dẫn. Một số nhà cung cấp chỉ cung cấp tài liệu đào tạo với một khoản phụ phí, trong khi những nhà cung cấp khác chỉ đơn giản là không có nội dung học tập tốt để hỗ trợ hệ thống học tập của họ (cờ đỏ).
5. Tìm hiểu mọi thứ như thế nào với hỗ trợ công nghệ. Hỗ trợ kỹ thuật chất lượng cao có nghĩa là phản hồi nhanh, khả năng liên hệ với họ qua các kênh liên lạc khác nhau và giải quyết vấn đề hiệu quả. Bạn có thể sử dụng lời khuyên của Capterra để tìm một LMS với sự hỗ trợ hữu ích.
6. Nếu nhà cung cấp là công ty nước ngoài, hãy hỏi về các tính năng bản địa hóa của họ. Sẽ thuận tiện hơn nhiều cho nhân viên của bạn khi sử dụng hệ thống có giao diện được bản địa hóa bằng ngôn ngữ của bạn.
7. Tìm hiểu xem họ xử lý cập nhật tốt như thế nào. Hỏi nhà cung cấp xem họ có cập nhật hệ thống hay không, tần suất, cách bạn sẽ nhận được bản cập nhật và liệu bạn có cần trả thêm tiền cho việc đó hay không.

Nghiên cứu này có thể sẽ rút ngắn danh sách của bạn xuống còn 5-7 nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu của bạn.

 Kiểm tra LMS

Nếu bạn mua một chiếc xe hơi, bạn lái thử nó. Các bản trình diễn là chìa khóa để có được cảm nhận về nền tảng học tập và xem liệu nó có giúp bạn đạt được mục tiêu của mình hay không. Hầu hết các LMS đều cung cấp bản dùng thử miễn phí, thường trong 14 ngày. Trong thời gian này, bạn có cơ hội để kiểm tra tất cả các khả năng của nó. Đừng giải quyết việc chỉ duyệt qua các tính năng; hãy thử phác thảo một vài tình huống mà bạn và người dùng của bạn rất có thể sẽ gặp phải trong hệ thống, để bạn có thể thấy chính xác chúng trông như thế nào.

1. Đảm bảo rằng LMS có tất cả các tính năng bạn cần và kiểm tra xem chúng hoạt động như thế nào. Để bắt đầu, hãy mời người dùng, tải lên tài liệu đào tạo, chỉ định nội dung cho người học và thử tạo các bài kiểm tra và khóa học của riêng bạn trong trình chỉnh sửa. Sau đó, kiểm tra các tính năng bổ sung mà bạn có thể muốn sử dụng. Ví dụ, nếu bạn muốn thay đổi giao diện của trang đăng nhập sinh viên, hãy thử tự mình thực hiện.
2. Chú ý đến giao diện LMS. Nếu bạn khó hiểu cách thêm người dùng hoặc gán nội dung cho họ, bạn sẽ phải dành nhiều thời gian để làm chủ hệ thống và dạy người học sử dụng nó. Cân nhắc chọn một LMS có giao diện người dùng trực quan ngay từ đầu.
3. Tải hệ thống càng nhiều càng tốt. Tải lên hàng tấn tài liệu ở các kích thước và định dạng mà bạn muốn sử dụng trong tương lai. Ví dụ: giả sử bạn sẽ đào tạo nhân viên với sự trợ giúp của các khóa học SCORM hoặc các bài giảng video. Tải tài liệu lên nền tảng, gán chúng cho người dùng và đảm bảo hệ thống có thể xử lý tải và mọi thứ hoạt động tốt.

Tìm hiểu những dịch vụ mà bộ phận hỗ trợ kỹ thuật cung cấp và đảm bảo thử liên hệ với nhóm hỗ trợ. Hãy chú ý đến việc bạn nhận được câu trả lời nhanh như thế nào nếu kỹ sư hỗ trợ giúp bạn giải quyết vấn đề và việc giao tiếp với họ có dễ dàng hay không.

Yêu cầu trình diễn ca sử dụng

Sau khi bạn đã thử nghiệm các nền tảng, danh sách rút gọn có thể giảm xuống còn 3-5. Yêu cầu các nhà cung cấp này tổ chức một buổi trình diễn ca sử dụng cho bạn, nhưng đừng quên chuẩn bị trước.

1. Quyết định xem ai nên tham dự buổi thuyết trình. Khi chọn một hệ thống quản lý học tập, bạn cần tạo một nhóm tập trung với các bên liên quan trong toàn bộ tổ chức. Ví dụ: bạn có thể mời một quản trị viên, một nhà phát triển khóa học, một huấn luyện viên kinh doanh và trưởng bộ phận đào tạo nhân viên từ bộ phận nhân sự.
2. Phát triển một Trường hợp sử dụng để bao gồm tất cả các yêu cầu kinh doanh. Trường hợp sử dụng là một tình huống thường được thực hiện bởi quản trị viên, người hướng dẫn và người học. Sau khi bạn cung cấp cho họ một trường hợp sử dụng cụ thể, nhà cung cấp sẽ có thể cá nhân hóa phần trình diễn – tức là hiển thị cách nó hoạt động theo nhu cầu của bạn.

Đây là Use Case đơn giản có thể trông như thế nào:

Bạn nên yêu cầu nhà cung cấp thực hiện một cuộc trình diễn từ quan điểm của người học – cách họ đăng nhập, xem các khóa học, làm bài kiểm tra, xem qua kết quả và xem cách hệ thống theo dõi tiến trình và dữ liệu của họ. 

Chuẩn bị một danh sách các câu hỏi mà bạn có thể hỏi nhà cung cấp trong quá trình demo. Đây là danh sách mẫu các câu hỏi:

• Chi phí của LMS là bao nhiêu? Có chi phí ẩn, chẳng hạn như lưu trữ, cài đặt, cập nhật, hỗ trợ kỹ thuật, v.v. không?
• LMS linh hoạt như thế nào? Bạn có thể tự mình tùy chỉnh chức năng của nó không? Bạn có thể tích hợp nó với các nền tảng và dịch vụ khác không? LMS có thể mở rộng như thế nào?
• Những biện pháp nào được thực hiện để bảo vệ dữ liệu người dùng? Kế hoạch khắc phục hậu quả thiên tai là gì? Họ tiến hành kiểm tra thâm nhập bao lâu một lần?

Bước 5. Chọn một LMS

Đôi khi xảy ra rằng bạn không thể đưa ra lựa chọn giữa hai hoặc ba hệ thống cuối cùng, bất kỳ hệ thống nào trong số đó đáp ứng nhu cầu của bạn.

Lời kết

Chọn một LMS có vẻ khá đáng sợ, nhưng làm theo hướng dẫn này chắc chắn sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công việc. Ghi nhớ tất cả các mẹo hữu ích này sẽ cho phép bạn tránh quá trình thử và sai tốn kém.