Nhân viên hiện đang có ít thời gian đối mặt với nhà tuyển dụng và đồng đội hơn bất kỳ thời điểm nào khác trong lịch sử gần đây. Cách làm việc hiện tại của chúng tôi mang đến những cơ hội và thách thức riêng, và một trong những thách thức này là tạo ra sự kết nối với những nhân viên mới. Điều này không thể bị đánh giá thấp bởi vì hành trình của một nhân viên để tham gia và đầu tư vào sứ mệnh, văn hóa và giá trị của tổ chức không bắt đầu trong ngày một ngày hai. Nó bắt đầu từ rất lâu trước đó – trong quá trình tuyển dụng.
Vì vậy, bạn có thể làm gì để tạo động lực cho những người mới tuyển dụng và nhanh chóng tạo cảm giác thoải mái trước khi họ bắt đầu tham gia vào ngày đầu tiên? Đây là lúc tính năng preboarding phát huy tác dụng. Các chương trình giới thiệu cho phép các công ty rút ngắn thời gian cần thiết của nhân viên để đạt được năng suất và tăng khả năng duy trì, và việc giới thiệu trước tạo tiền đề cho trải nghiệm đó diễn ra thành công.
Preboarding là gì?
Điều đầu tiên trước tiên – hãy trả lời câu hỏi, “Preboarding là gì?”
Preboarding là khoảng thời gian từ khi nhân viên chấp nhận lời mời làm việc cho đến ngày đầu tiên của họ.
Theo cách này, bạn có thể coi preboarding như một phần phụ của quá trình tích hợp tổng thể. Điều quan trọng là không trộn lẫn việc giới thiệu trước và giới thiệu – mặc dù chúng tương tự nhau, nhưng chúng là những phần riêng biệt trong hành trình của nhân viên mới. Bây giờ chúng ta sẽ thảo luận về những khác biệt này chi tiết hơn một chút.
Giới thiệu trước so với giới thiệu
Giới thiệu có thể được định nghĩa là khoảng thời gian từ ngày đầu tiên tuyển dụng mới của bạn vào làm việc đến khi kết thúc giai đoạn giới thiệu của họ vào công ty.
Tùy thuộc vào vai trò cụ thể và tổ chức, khoảng thời gian này có thể nằm trong khoảng từ một ngày đến cuối năm làm việc đầu tiên của họ.
Theo nguyên tắc chung, việc giới thiệu có thể bao gồm :
- Giới thiệu về tổ chức
- Hoàn thiện các biểu mẫu quản lý như bảng lương và thuế
- Đăng ký bảo hiểm công ty và các kế hoạch tiết kiệm hưu trí
- Nhận máy tính, tài khoản email công ty, thẻ truy cập và các nhu cầu công việc khác
- Tìm hiểu các chính sách và thủ tục của công ty được đề cập trong sổ tay nhân viên
- Tìm hiểu sơ đồ tổ chức và các giao thức chung của công ty
- Cung cấp tổng quan về các yêu cầu tuân thủ của công ty và ngành cụ thể
- Giới thiệu về công việc / vai trò / vị trí cụ thể
‘Giới thiệu nhân viên trước’ đề cập đến bất kỳ quy trình nào mà tổ chức của bạn thiết lập và chạy kể từ khi ứng viên ban đầu chấp nhận lời mời làm việc của họ, cho đến ngày đầu tiên họ làm việc cho bạn.
Bạn có thể nhận thấy rằng tất cả các nhiệm vụ mà chúng tôi liệt kê trong phần giới thiệu thực sự không mang lại lợi ích thực sự nào cho trải nghiệm ngày đầu tiên của nhân viên và có thể được coi là các nhiệm vụ quản trị viên ‘mất thời gian’ mà vẫn phải hoàn thành. Điều này làm cho chúng lý tưởng để đưa vào preboarding thay vào đó, vì nó sẽ dành thời gian vào ngày đầu tiên để đào tạo và tham gia có ý nghĩa.
Vì vậy, việc giới thiệu trước có thể bao gồm bất kỳ thứ gì có thể được xử lý qua email hoặc trực tuyến trước khi nhân viên bắt đầu làm việc, ngoài các yếu tố hấp dẫn hơn như đào tạo trực tuyến, để giới thiệu công ty và định hướng tuân thủ. Và có rất nhiều lợi ích cho việc viết sẵn.
Lợi ích của việc lên bảng trước
Một số lợi ích chính của chương trình tích hợp sẵn bao gồm:
Tăng cường cam kết của nhân viên với công ty của bạn
Quá trình giới thiệu của bạn có ảnh hưởng lớn đến yếu tố trung thành mà nhân viên mới của bạn có đối với công ty của bạn. Bằng cách sử dụng giao tiếp và tiếp cận chính xác, bạn có thể tạo ra mối quan hệ với những nhân viên mới ngay từ đầu.
Sự tham gia của nhân viên là một vấn đề lớn, vì vậy, điều rất quan trọng là sử dụng khoảng thời gian giới thiệu trước để tạo ra sự hào hứng và hứng thú đối với việc tuyển dụng mới về công ty của bạn trước khi họ bắt đầu. Điều này không chỉ giúp họ có động lực để lao thẳng vào công việc mà còn là một cách tuyệt vời để củng cố cam kết của họ với văn hóa doanh nghiệp và thương hiệu của bạn.
Giảm rối loạn
“Tình trạng tuyển dụng mới” có thể ít được quan tâm trong thị trường việc làm toàn cầu hiện tại, nhưng doanh thu trong nền kinh tế dựa trên hợp đồng mới thực sự rất cao – và đây là điều mà mọi tổ chức nên quan tâm khi họ chuyển sang làm việc theo hợp đồng và làm việc tự do nhân viên trở nên thiết yếu hơn.
Business Insider đã báo cáo rằng một số nhà tuyển dụng hợp đồng – và hãy đối mặt với nó, hiện bao gồm hầu hết các tổ chức theo cách này hay cách khác – có thể có doanh thu cao tới 500% mỗi năm. Đăng ký trước kỹ lưỡng có thể giúp giảm doanh thu sớm ngay cả với nhân viên hợp đồng mà bạn dự đoán có thể không ở bên bạn lâu dài.
Cải thiện trải nghiệm ngày đầu tiên
Khi được lên kế hoạch và thực hiện một cách chính xác, việc giới thiệu trước có thể giúp trải nghiệm ‘ngày đầu tiên’ của người mới thuê của bạn trở thành một trải nghiệm thực sự tốt. Điều này có thể được thực hiện đơn giản bằng cách tập trung vào những gì thực sự quan trọng.
Vì vậy, làm thế nào để bạn quyết định điều gì là quan trọng? Việc ký vào các biểu mẫu và duyệt qua số lượng lớn băng đỏ hành chính có thể là quan trọng, nhưng cũng đừng quên tập trung vào việc khuyến khích họ bắt đầu xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp và người quản lý. Khi mọi người cảm thấy được tham gia, họ có nhiều khả năng cảm thấy mình là một phần của điều gì đó lớn hơn chính họ, điều này sẽ tạo ra một ngày đầu tiên tuyệt vời.
Loại bỏ cảm giác bồn chồn trong ngày đầu tiên
Một lý do chính khiến những ngày đầu tiên rất căng thẳng là có quá nhiều điều không chắc chắn. Nhân viên đang ở trong một tình huống không quen thuộc có thể bị trầm trọng hơn do không có mặt ở đó, vì vậy họ sẽ có rất nhiều câu hỏi:
- Làm cách nào để giao tiếp với đồng nghiệp một cách chính thức và không chính thức?
- Phần mềm và các hệ thống cộng tác trực tuyến khác hoạt động như thế nào?
- Tôi nên làm gì về bữa trưa? Chờ đã… họ nên làm gì cho bữa trưa? Đúng vậy, chúng tôi không chỉ thêm điều đó vào đó để cố tình ném bạn đi – mặc dù những người mới bắt đầu của bạn có thể không cân nhắc thông thường về cửa hàng bánh mì hoặc quán cà phê địa phương nào để đến hoặc phá vỡ nghi thức lò vi sóng trong phòng, họ có thể vẫn có mối quan tâm rất thực tế về thời điểm được phép nghỉ của họ, trong bao lâu, v.v., v.v.
Preboarding cung cấp một cơ hội để giải quyết những mối quan tâm này.
Nhân viên làm việc hiệu quả hơn – nhanh hơn
Chúng tôi đã thiết lập mục tiêu của một quy trình giới thiệu tốt và đó là để đảm bảo rằng những người mới tuyển dụng cảm thấy gắn bó với tổ chức của bạn. Khi người lao động không phải lãng phí thời gian vào các nhiệm vụ quản trị cơ bản, họ có thể bắt tay ngay vào công việc kinh doanh và theo dõi quá trình đào tạo tại chỗ cũng như các nhiệm vụ liên quan trực tiếp đến công việc khác.
Cách tạo và chạy chương trình giới thiệu trước trực tuyến
Vì vậy, việc giới thiệu trước không chỉ để cung cấp cho những người mới thuê một trải nghiệm tuyệt vời; nó cũng có ảnh hưởng rất lớn đến công việc kinh doanh. Hãy xem từng bước cách tạo preboarding trực tuyến.
Tạo danh sách kiểm tra trước
Trước khi bắt đầu tạo chương trình của mình, bạn nên tạo một danh sách kiểm tra viết sẵn các nhiệm vụ khác nhau mà bạn cần hoàn thành để bắt đầu và chạy chương trình của mình. Điều này có thể bao gồm những việc như kiểm tra xem các tài khoản CNTT đã được yêu cầu chưa và tất cả các email và thông tin liên lạc đã lên kế hoạch của bạn có được gửi đi không.
Một ví dụ về danh sách kiểm tra việc viết trước
Chỉ định đồng đội của bạn để trở thành một người bạn của bạn
Kết bạn với người mới thuê của bạn với một người nào đó trong công ty. Điều này thường xảy ra như một phần của quá trình tích hợp, nhưng hãy cân nhắc việc đẩy nó về phía trước và biến kết nối thành một phần của quá trình tích hợp sẵn.
Giới thiệu họ với một người nào đó mà họ có thể hợp tác gần như ảo. Họ có thể sẽ có rất nhiều câu hỏi, nhưng có thể kìm lại vì sợ rằng họ đang hỏi quá nhiều. Hạn chế điều này bằng cách cho họ biết rằng họ có nhiều hơn một người được chỉ định để tiếp cận và tạo sẵn các kênh giao tiếp dễ dàng như trò chuyện.
Gửi giới thiệu toàn công ty
Để thông báo sự xuất hiện của một thành viên mới trong nhóm, hãy gửi tin nhắn giới thiệu. Chọn bất kỳ phương tiện nào phù hợp với văn hóa công ty và nhóm của bạn, cho dù đó là email truyền thống hơn hay tin nhắn trò chuyện thông qua một công cụ cộng tác như Slack hoặc các nhóm của Microsoft – điều quan trọng là nội dung của tin nhắn.
Trong tin nhắn, bạn có thể nêu chi tiết ngắn gọn về lịch sử làm việc của người mới bắt đầu, ngày đầu tiên của họ là khi nào và chia sẻ hồ sơ xã hội của họ để nhóm kết nối. Có lẽ hãy kết thúc bằng một giai thoại về lý do tại sao họ nổi bật rất nhiều trong quá trình tuyển dụng hoặc tại sao bạn rất hào hứng khi họ tham gia vào đội.
Ví dụ về phần giới thiệu nhân viên
Giữ liên lạc trước khi họ bắt đầu
Tùy thuộc vào hoàn cảnh của mỗi cá nhân, có thể là một ngày hoặc hai tháng trước khi họ bắt đầu với bạn. Nếu thời gian giới thiệu trước dài hơn – ví dụ: đối với nhân viên cấp cao hơn, những người có thể có khoảng thời gian thông báo lâu hơn với chủ nhân hiện tại của họ – hãy kiểm tra với họ trong suốt thời gian đó.
Bạn có thể gửi một số video hoặc chỉ cần cho họ biết rằng bạn luôn sẵn sàng nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào. Giữ liên lạc là rất quan trọng bởi vì nếu không có liên hệ giữa lời đề nghị và ngày bắt đầu, họ có nhiều khả năng sẽ tiếp tục các đề nghị khác hoặc tiếp tục phỏng vấn ở nơi khác.
Chia sẻ sổ tay công ty và lợi ích
Nếu bạn có hướng dẫn hoạt động của công ty, ‘sổ tay’ và / hoặc hướng dẫn quyền lợi, hãy đảm bảo cung cấp nó trước khi bắt đầu tuyển dụng mới. Bằng cách này, họ có thể làm quen với văn hóa, đặc quyền và chính sách của công ty bạn để họ biết về những gì bạn phải cung cấp và những gì họ có thể mong đợi từ bạn với tư cách là một nhà tuyển dụng.
Tìm hiểu cách tận dụng tối đa sổ tay nhân viên →
Chỉ định một khóa học trực tuyến để viết trước
Chìa khóa ở đây là việc chuẩn bị trước và đào tạo từng nhân viên mới có thể tốn thời gian và tốn kém. Điều này đặc biệt đúng nếu tổ chức có quy mô lớn và doanh thu khá cao hoặc các trường hợp cần sử dụng nhiều nhân viên hợp đồng hoặc dịch giả tự do. Đó là lý do tại sao nhiều tổ chức chọn cung cấp đào tạo về preboarding, hoặc ít nhất là một phần của quá trình này, trực tuyến.
Một chương trình đào tạo trực tuyến không đồng bộ cho những người mới thuê có nhiều lợi ích, một phần lớn là vì nó có sẵn theo yêu cầu nên có thể truy cập bất cứ lúc nào. Nó cũng có thể tái sử dụng, do đó, việc tạo một khóa học trực tuyến một lần và cung cấp khóa học đó cho tất cả những người mới thuê sẽ trở thành khả năng.
Có một số bước phụ bạn sẽ cần để hoàn thành phần này một cách chính xác.
Bước 1: Thiết kế chương trình đào tạo nhân viên mới
Nội dung của chương trình giới thiệu nhân viên mới rất linh hoạt nhưng nhìn chung có thể được chia thành hai lĩnh vực chính:
- Đào tạo chào mừng: Tại đây bạn có thể bao gồm các chủ đề về văn hóa, giá trị và sứ mệnh của công ty bạn, đội ngũ quản lý chính, một số quy tắc và quy định quan trọng trong toàn công ty, v.v.
- Đào tạo tuân thủ: Đây là nơi bạn có thể giải quyết thông tin và kỹ năng cụ thể để đáp ứng và duy trì sự tuân thủ cụ thể cho ngành của bạn.
Dưới đây là một ví dụ về khóa học giới thiệu trước dành cho tất cả nhân viên mới gia nhập một tổ chức:
| Chào mừng | Chào mừng và chúc mừng vị trí mới từ Chủ tịch hoặc Giám đốc điều hành. |
| Tổng quan ngắn gọn về công ty | Tổng quan ngắn gọn về tổ chức, bao gồm sứ mệnh của tổ chức và một số chi tiết cơ bản về thị trường của tổ chức, v.v. |
| Giới thiệu về công ty |
|
| Đào tạo tuân thủ |
|
Bước 2. Tạo tài liệu học tập
Nếu bạn chưa quen với việc biên soạn khóa học và tạo khóa đào tạo trực tuyến, thì việc xây dựng một khóa học giới thiệu trước có thể là một thách thức lớn. Nhưng trên thực tế, bạn thậm chí không cần thuê một công ty hoặc nhà phát triển eLearning chuyên nghiệp. Tin tốt là với các công cụ soạn thảo hiện đại, bạn có thể tự mình tạo các khóa học trực tuyến một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Lấy iSpring Suite làm ví dụ; với bộ công cụ tạo eLearning hiện đại này, bạn có thể xây dựng các khóa học hấp dẫn và đẹp mắt ngay cả khi bạn không có kiến thức nền tảng về phát triển kỹ thuật. iSpring Suite là một gói công cụ soạn thảo đầy đủ tính năng và dễ sử dụng cho phép bạn tạo các khóa học dựa trên slide truyền thống, kiểm tra kiến thức và câu đố, video và màn hình, mô phỏng đối thoại và mô-đun tương tác vi mô tất cả trong một giao diện duy nhất.
Bây giờ chúng ta hãy xem một số ví dụ về nội dung khóa học viết sẵn có thể được tạo bằng iSpring Suite và được cung cấp dưới dạng đào tạo trực tuyến.
Băng hình
Tạo lời chào đón và giới thiệu có vẻ chuyên nghiệp về tổ chức hoặc trực tiếp từ Giám đốc điều hành, một đồng nghiệp cấp cao khác hoặc sử dụng bất kỳ kết hợp cảnh phim, yếu tố trên màn hình và âm thanh nào phù hợp với thương hiệu của bạn.
Loại video này rất dễ tạo trong iSpring Suite và mang lại dấu ấn cá nhân có thể tạo ra kết nối cá nhân với nhân viên và giúp họ hiểu rõ hơn về các giá trị và mục tiêu của tổ chức của bạn. Hãy xem một ví dụ về video như vậy tại đây:
Các khóa học dựa trên slide
Bạn có thể có nội dung hiện có trong PowerPoint mà bạn có thể sử dụng lại để viết sẵn hoặc bạn có thể chọn tạo một khóa học dựa trên trang trình bày nhanh từ đầu. Dù bằng cách nào, các loại khóa học này đều là tiêu chuẩn eLearning vì một lý do – chúng nhanh chóng, dễ tạo và quen thuộc với người học. Hãy coi chúng như một bản trình bày theo nhịp độ riêng với các tính năng bổ sung, như các nút có thể nhấp, hoạt ảnh, điểm phát sóng và các yếu tố được tiết lộ.
Những loại khóa học này lý tưởng để đi sâu hơn vào các chủ đề như văn hóa công ty, sứ mệnh và giá trị cốt lõi hoặc đào tạo về tuân thủ.
Trang trình bày từ khóa học chào mừng được tạo bằng iSpring Suite
Câu đố
Khi giới thiệu trước nhân viên mới, điều quan trọng là phải kiểm tra xem thông tin bạn cung cấp có được lưu giữ hay không để không phải lặp lại trong giai đoạn giới thiệu hoặc thậm chí sau này trong chu kỳ đào tạo.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với thông tin tuân thủ có thể tuân theo luật và tiêu chuẩn liên bang hoặc tiểu bang, chẳng hạn như HIPAA hoặc tiêu chuẩn nơi làm việc OSHA CFR1920.
Trang trình bày từ bài kiểm tra đào tạo tuân thủ được tạo bằng iSpring Suite
Mô-đun tương tác
‘Tương tác’ là một bài học eLearning mà người dùng tương tác trực tiếp thông qua đầu vào bằng chuột hoặc màn hình cảm ứng. Đây thường là các bài học ngắn, rời rạc, khác biệt với các mô-đun dựa trên trang trình bày, vì chúng có mức độ tương tác cao hơn và có thể ít tuyến tính hơn. Điều đó đang được nói, ‘tương tác’ có thể hạnh phúc sống trong các khóa học dựa trên trang trình bày để cung cấp thêm sự tham gia và quan tâm đến các môn học quan trọng.
Các tương tác có thể tốn thời gian để tạo theo cách thủ công do cần phải lập trình các biến, trình kích hoạt và các phần tử lập trình khác trong công cụ tác giả, nhưng với iSpring Suite, bạn có thể thực hiện chúng rất nhanh chóng và trực quan bằng cách sử dụng các mẫu.
Tương tác có thể được sử dụng cho hầu hết mọi loại nội dung và giới hạn duy nhất là trí tưởng tượng của bạn. Ví dụ: bạn có thể tạo sơ đồ tổ chức tương tác với các điểm phát sóng cung cấp chi tiết hơn về từng cá nhân hoặc dòng thời gian tương tác làm nổi bật các điểm chính và thành tựu trong lịch sử công ty của bạn như trong ví dụ sau:
Bước 3. Cung cấp nội dung cho nhân viên của bạn
Khi bạn đã tạo khóa học giới thiệu trước, bằng cách nào đó, bạn sẽ cần phải cung cấp khóa học đó cho những người mới thuê của mình. Giải pháp tốt nhất cho điều này là một hệ thống quản lý học tập (LMS ). Một LMS được thiết kế để làm cho quá trình thiết lập và phân phối trở nên dễ dàng và hợp lý nhất có thể. Nó sẽ cho phép bạn tự động hóa nhiều chức năng như lời mời, bài tập khóa học và theo dõi kết quả.
Nếu bạn vẫn không sử dụng LMS trong tổ chức của mình, bạn có thể thử Ceodatviet . Nó sẽ cho phép bạn tạo và chỉ định một lộ trình giới thiệu trước một cách nhanh chóng và thiết lập các khóa học để cung cấp chúng cho những nhân viên mới của bạn.
Lợi ích lớn của việc sử dụng LMS là nhân viên mới của bạn có thể dễ dàng truy cập khóa đào tạo trực tuyến bất cứ lúc nào và ở bất kỳ đâu, và đối với những người muốn truy cập khóa học qua điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, Ceodatviet cung cấp trải nghiệm di động tùy chỉnh bao gồm một ứng dụng gốc. cho phép người học tham gia các khóa học ngay cả khi ngoại tuyến.
Khả năng là vô hạn khi một LMS được kết hợp với một công cụ tác giả, vì vậy điều này thực sự sẽ mang lại cho bạn sự linh hoạt để tạo các chương trình viết sẵn hiệu quả.
Tìm hiểu thêm về cách đào tạo nhân viên mới →
Bây giờ là lúc chuyển sang các công việc chuẩn bị sẵn sàng hành quân cần thiết khác.
Cung cấp những thứ cần thiết
Cung cấp cho người mới thuê địa chỉ email của họ và thông tin đăng nhập tài khoản khác cho không gian làm việc kỹ thuật số và các công cụ của công ty bạn để họ đăng nhập vào ngày đầu tiên.
Gửi email ngày đầu tiên
Những ngày đầu tiên có thể quá sức – từ nhiều lần giới thiệu cho đến việc làm quen với một nhân viên mới với cách làm việc và văn hóa mới. Trước khi bắt đầu, hãy gửi một email có hướng dẫn ngày đầu tiên. Đây có thể là các mẹo về công nghệ, lịch mời tham gia các cuộc họp giới thiệu, các buổi giới thiệu và các buổi xây dựng nhóm.
Cung cấp câu hỏi thường gặp
Bằng cách tập hợp một danh sách các câu hỏi thường gặp (FAQ) và chia sẻ chúng với những người mới tuyển dụng trước ngày đầu tiên, bạn sẽ giúp thể hiện rằng bạn quan tâm đến trải nghiệm ban đầu của họ và giảm bớt sự lo lắng của họ.
Bạn cũng có thể sử dụng điều này như một cơ hội để giới thiệu đầu mối liên hệ của họ trong tổ chức. Điều này có nghĩa là họ sẽ bắt đầu ngày đầu tiên của mình với cảm giác tự tin và có ý tưởng tốt hơn về người giải đáp thắc mắc của họ. Dưới đây là ví dụ về Câu hỏi thường gặp tương tác được tạo bằng iSpring Suite:
Lời kết
Điều đó kết thúc cái nhìn của chúng tôi về việc giới thiệu nhân viên, một phần riêng biệt nhưng đan xen của quá trình giới thiệu. Nó có thể không được nhiều người biết đến, nhưng chúng tôi hy vọng rằng chúng tôi đã làm nổi bật tầm quan trọng của nó và nó có thể mang lại lợi ích như thế nào cho tổ chức của bạn.
Bạn đã bao giờ tiến hành một chương trình tích hợp sẵn hoặc bạn đang xem xét chạy một chương trình? Nếu vậy, chúng tôi rất muốn nghe suy nghĩ của bạn trong phần bình luận.
