Mọi người trong L&D đều thích giảng dạy. Xoay các chủ đề phức tạp thành các bước nhỏ, biến khó thành dễ, sử dụng những biểu đồ tuyệt vời đó… Ai thực sự mong muốn theo dõi tất cả những điều đó? Được rồi, một số người trong chúng ta thích theo dõi, nhưng hầu hết mọi người muốn làm việc vặt này cho họ. CÓ một giải pháp có thể làm được điều này và thậm chí còn hơn thế nữa cho bạn.
Có ba lý do chính khiến ai đó cần theo dõi quá trình đào tạo nhân viên của họ:
- Bạn đang cố gắng phân tích số liệu thống kê (bao nhiêu người đã được đào tạo, điểm trung bình là bao nhiêu, ai đã tham gia một khóa học nhất định, v.v.) và theo dõi sự tiến bộ của người học.
- Bạn cần quyết định xem chương trình đào tạo của công ty bạn có phải là một khoản đầu tư tốt hay không bằng cách tính toán ROI và thu được một số con số khó.
- Bạn muốn đảm bảo rằng tất cả nhân viên đã được đào tạo về tuân thủ bắt buộc và bạn cần có nhật ký đào tạo để chứng minh điều đó, nếu cần.
- Bạn đang bắt đầu tạo ra một nền văn hóa học tập và cần một công cụ đơn giản chỉ để ghi lại bằng cách nào đó những gì đang diễn ra.
Lý do tại sao bạn quyết định theo dõi đào tạo nhân viên sẽ xác định các yêu cầu của bạn. Biết chính xác những gì bạn cần làm sẽ giúp bạn chọn một giải pháp tối ưu.
Dù sao, đây là danh sách rút gọn của chúng tôi về các cách theo dõi quá trình đào tạo nhân viên.
1. Hệ thống quản lý học tập (LMS) – cách dễ nhất để theo dõi đào tạo nhân viên
LMS là một trung tâm học tập kỹ thuật số. Đây là nơi bạn có thể tải lên tất cả các tài liệu đào tạo, quản lý nội dung và giao nó cho người học. Nó cũng thu thập các số liệu thống kê khác nhau về quá trình đào tạo và có thể tự động tạo các báo cáo cần thiết cho bạn. Tóm lại, sử dụng LMS là giải pháp dễ dàng và đầy đủ nhất để giám sát đào tạo ngày nay.
Cổng thông tin dành cho người học trong iSpring Learn LMS
Nó giúp ích như thế nào để theo dõi quá trình đào tạo?
1) Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Một LMS tự động hóa các nhiệm vụ hàng ngày khó khăn như thu thập và xử lý số liệu thống kê hoặc phân loại.
Ngay cả khi nhóm của bạn nhỏ, chẳng hạn, bạn chỉ có 30 người học, bạn vẫn phải dành thời gian tìm hiểu xem ai cần đào tạo hoặc ai đã trượt bài kiểm tra, điền vào dữ liệu hiện tại và thường xuyên kiểm tra trạng thái tuân thủ của họ. Bạn cũng sẽ phải tập trung trong khi thực hiện công việc thủ công này để tránh mắc sai lầm.
Đối với một LMS, đó chỉ là vấn đề trong vài giây. Điều này có nghĩa là bạn không phải mất hàng giờ để tạo báo cáo theo cách thủ công trong bảng tính với hàng trăm cột, cũng như không phải xử lý các dấu vết trên giấy.
2) Phân tích dữ liệu mở rộng. Ngoài ra, một LMS cho phép bạn phân tích chi tiết cách người học tương tác với nội dung, cách họ tiến bộ và từng mục nội dung được tải lên hệ thống hoạt động như thế nào. Ví dụ, với iSpring Learn LMS , bạn có thể:
- Đi từ tiến độ tổng thể đến số liệu thống kê chi tiết về một khóa học hoặc người học cụ thể (hoặc thậm chí bao nhiêu giây mà ai đó đã dành để xem một trang trình bày nhất định, nếu bạn muốn).
- Tìm hiểu xem người dùng đã thực hiện bài tập của họ như thế nào.
- Theo dõi sự tham dự của các sự kiện.
- Áp dụng bộ lọc và tùy chỉnh các cột báo cáo để chắt lọc thông tin quan trọng đối với bạn và hơn thế nữa.
3) Lưu trữ hồ sơ đào tạo. Không quan trọng bạn có bao nhiêu người học – 5 hay 5.000 – với một LMS, bạn có thể theo dõi sự tiến bộ của họ trong thời gian thực. LMS cũng ghi lại mọi khóa đào tạo trước đây mà bạn đã tổ chức, điều này đặc biệt quan trọng về các vấn đề tuân thủ .
2. Hệ thống quản lý đào tạo (TMS) – Chức năng quản trị nâng cao
TMS là một loại phần mềm chuyên dụng để quản lý quá trình đào tạo phục vụ cho hoạt động đào tạo do giảng viên hướng dẫn, được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Không giống như các LMS lấy người học làm trung tâm, TMS nhắm mục tiêu đến các quản trị viên và các hoạt động tổ chức diễn ra trước khi bất kỳ lớp học nào diễn ra. Nói chung, nó có thể được so sánh với một hệ thống CRM.
Các tính năng cơ bản của TMS có thể bao gồm:
- Quản lý kế hoạch phiên
- Lập ngân sách
- Logistics và quản lý tài nguyên
- Quản lý đặt chỗ
- Tạo báo cáo cho kinh doanh thông minh
Training Orchestra, một hệ thống quản lý tài nguyên đào tạo. Tín dụng hình ảnh: David Patterson, Learning Light
3. Bảng tính Excel và Google – Giải pháp thay thế chi phí thấp
Việc triển khai một cổng thông tin học tập chính thức có thể tốn một xu khá lớn, vì vậy không phải công ty nào cũng có thể chi trả ngay lập tức. Một số phải đợi năm tài chính tiếp theo để cố gắng lấy ngân sách; những người khác chỉ muốn bắt đầu nhỏ để thấy rõ hơn các yêu cầu của họ đối với hệ thống theo dõi. Nhưng mọi người đều có điểm chung – cần phải bắt đầu làm điều đó ngay bây giờ. Bạn có thể làm gì sau đó?
Đừng hoảng sợ. Các bảng tính cũ tốt là một cách chắc chắn để hoàn thành nhiều việc. Bạn có thể chọn Microsoft Excel hoặc Google Spreadsheets, một trong hai loại mà bạn có thể đã có. Chức năng của hai chương trình là tương tự nhau. Mặc dù Excel được cho là mạnh mẽ hơn, Google Spreadsheets cung cấp khả năng cộng tác. Nếu bạn có nhiều người sẽ ghi nhật ký đào tạo, chúng tôi khuyên bạn nên chọn tùy chọn thứ hai.
Chúng tôi cũng đã tạo một mẫu bảng tính theo dõi đào tạo để bạn sử dụng làm điểm khởi đầu. Mẫu này bao gồm ba tab:
- Nhật ký đào tạo (phục vụ như một bảng điều khiển tạm thời).
- Các khóa học (danh sách các hoạt động hoặc khóa học đào tạo).
- Người học (tốt, một danh sách những người học).
Mỗi khi bạn có một buổi đào tạo, bạn sẽ cần nhập dữ liệu vào bảng theo cách thủ công. Thêm vào đó, có một số bộ lọc phân loại, vì vậy ít nhất bạn có thể nhanh chóng xem ai đã tham gia một khóa học nhất định và ai chưa tham gia. Hãy lưu nó vào đĩa của bạn và tùy chỉnh nhiều như bạn muốn.
Chỉ cần lưu ý đừng quên điền thông tin chi tiết sau mỗi lần đào tạo
Những gì cần theo dõi – Các chỉ số và KPI đào tạo
Chúng tôi đã thảo luận về ‘Cách’ theo dõi; Bây giờ đã đến lúc chuyển sang phần ‘Cái gì.’ Thậm chí nhiều hơn so với các công cụ theo dõi, không có một quy mô phù hợp nào được thiết lập cho các KPI đào tạo . Dưới đây là ba số liệu cơ bản mà bạn có thể bắt đầu, ngay cả khi bạn chưa có bất kỳ phần mềm đào tạo nhân viên nào.
1. Tỷ lệ hoàn thành khóa đào tạo
Số liệu này cho biết số lượng người học đã tham gia một khóa học hoặc nghiên cứu nội dung đào tạo của bạn. Có hai lý do để theo dõi nó:
- Tuân thủ. Đối với đào tạo tuân thủ bắt buộc , bạn sẽ cần tỷ lệ hoàn thành 100% trước một thời hạn nhất định. Điều rất quan trọng là phải đào tạo nhân viên của bạn và đảm bảo rằng mọi người đều được đánh dấu là tuân thủ để mang lại một môi trường làm việc tốt hơn và giảm thiểu rủi ro cho công ty.
- Hôn ước. Tỷ lệ hoàn thành cao đối với khóa đào tạo không bắt buộc chứng tỏ rằng nội dung phù hợp với người học. Nếu mức độ tương tác thấp, thì bạn sẽ cần tìm hiểu lý do tại sao khóa học bị bỏ qua. Có thể động cơ đào tạo của người học thấp, nội dung không đủ chất lượng, hoặc có thể đơn giản là người học không biết có đào tạo.
Nếu cần, bạn cũng có thể chia tỷ lệ hoàn thành tổng thể thành các phân đoạn, chẳng hạn như tỷ lệ hoàn thành đào tạo cho mỗi bộ phận hoặc công việc. Điều này sẽ giúp nhanh chóng xác định nhóm nào đang bị tụt hậu và ngăn ngừa các vấn đề tiềm ẩn về việc không tuân thủ.
2. Tỷ lệ đạt / không đạt
Chỉ số này chủ yếu đề cập đến các bài kiểm tra và câu đố và cho biết liệu người học của bạn có thể hoàn thành khóa đào tạo của họ thành công hay không.
Điều này có thể phức tạp. Đó có vẻ như là một dấu hiệu tốt khi tất cả những người học đều vượt qua bài kiểm tra ngay từ lần thử đầu tiên, nghĩa là họ đã chuẩn bị tốt. Mặt khác, nó cũng có thể chỉ ra rằng bài kiểm tra quá dễ dàng, khiến nó trở nên vô ích. Ngược lại, đột ngột phát ra tiếng ‘không thành công’ có thể báo hiệu rằng có điều gì đó không ổn và bạn cần chú ý. Trong mọi trường hợp, chúng tôi khuyên bạn nên xem số liệu này trên một khoảng cách xa.
3. Kết quả khảo sát sau sự kiện
Số liệu này dành cho người thiết kế hướng dẫn, người đào tạo và người hỗ trợ. Nó cho phép bạn nhận được phản hồi từ người dùng về khóa đào tạo mà họ đã thực hiện và do đó bạn sẽ có thể cải thiện nó.
Đối với các cuộc khảo sát cơ bản, bạn có thể sử dụng Google Biểu mẫu , một dịch vụ miễn phí để xây dựng các cuộc thăm dò.
Một giải pháp tiên tiến hơn nhưng dễ sử dụng là CEODATVIET . Điều này giúp bạn tạo các bài kiểm tra, câu đố và khảo sát tương tác với tính điểm tùy chỉnh và phân nhánh nhanh chóng. Ngoài ra, các bài kiểm tra được tạo bằng CEODATVIET có thể được xuất bản ở các định dạng eLearning, chẳng hạn như SCORM, AICC, cmi5 và xAPI , vì vậy bạn có thể tải chúng lên LMS của mình (nếu bạn sử dụng nó) và dễ dàng thu thập tất cả các thống kê đánh giá.
CEODATVIET
Đây là những chỉ số cơ bản có thể được đo lường ngay cả khi bạn chỉ sử dụng bảng tính. Tất nhiên, có một LMS làm cho quá trình dễ dàng hơn nhiều và cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu và báo cáo nâng cao.
Ở đây trong blog iSpring, chúng tôi có một số bài đăng trên blog chi tiết hơn về đo lường hiệu quả đào tạo:
- Hiểu các báo cáo LMS: 12 điều cần xem trong thống kê eLearning của bạn
- Chỉ số đào tạo: Cách đo lường hiệu quả học trực tuyến
- Cách đo lường ROI của eLearning: Từ Trang tính nụ cười đến Con số cứng
Bây giờ đến lượt bạn
Theo dõi đào tạo nhân viên của bạn là cần thiết để đảm bảo rằng nhân viên được cập nhật. Nó có thể giúp bạn đỡ đau đầu trong mọi vấn đề liên quan đến tuân thủ. Rốt cuộc, nó có thể dạy bạn học tập tốt hơn.
Tại sao không bắt đầu ngay bây giờ?
Bắt đầu bằng cách tạo cổng thông tin học tập đầu tiên của bạn với iSpring Tìm hiểu để xem cách một LMS hoạt động trong thực tế. Dùng thử miễn phí và không yêu cầu số thẻ tín dụng của bạn hay bất cứ thứ gì. Nhưng nếu muốn, bạn cũng có thể để lại chi tiết liên hệ của mình để một người nào đó từ nhóm iSpring có thể liên hệ với bạn để tìm hiểu thêm về doanh nghiệp, mục tiêu của bạn và giúp bạn tìm hiểu về nền tảng này.
Nếu bạn chưa sẵn sàng để làm điều này, điều đó hoàn toàn ổn. Chỉ cần cho chúng tôi biết nếu bài viết hữu ích hoặc nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào trong phần bình luận bên dưới.
