Đào tạo dựa trên web cho nhân viên

Thay đổi rất khó và thường gặp phải sự phản kháng. Nếu bạn đang nghiêm túc xem xét việc chuyển đổi từ đào tạo trực tiếp sang đào tạo dựa trên web cho công ty của mình, bạn có thể bị đe dọa bởi tất cả những điều chưa biết và không chắc chắn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ loại bỏ bất kỳ sự nhầm lẫn nào bạn có thể có về:

• Đào tạo dựa trên web là gì
• Tại sao đào tạo dựa trên web lại thay thế cách học truyền thống
• Cách phát triển đào tạo dựa trên web
• Các trường hợp sử dụng phổ biến cho đào tạo dựa trên web

 

Đào tạo dựa trên web đòi hỏi thời gian của nhân viên ít hơn 40-60% so với cách học truyền thống.

Đào tạo dựa trên web là gì?

Đào tạo dựa trên web (WBT) là bất kỳ hình thức đào tạo nào được cung cấp trực tuyến. Các thuật ngữ khác bao gồm đào tạo dựa trên internet (IBT), eLearning và đào tạo từ xa. WBT cho phép sự linh hoạt vô song – bất kỳ ai, ở bất kỳ đâu, vào bất kỳ lúc nào, đều có thể truy cập nội dung khóa học hoặc các chương trình đào tạo của bạn . Việc học tập diễn ra độc lập với thời gian và không gian. Do đó, WBT là một trong những phương pháp đào tạo thuận tiện, tiết kiệm chi phí và linh hoạt nhất hiện có, đặc biệt là đối với các công ty lớn, đa quốc gia. 

Các loại đào tạo dựa trên web

Có ba loại đào tạo dựa trên web chính:

1. Đào tạo dựa trên web đồng bộ  có liên quan chặt chẽ nhất đến đào tạo trực tiếp – cả hai đều do người hướng dẫn và liên quan đến tương tác thời gian thực với người học. Tuy nhiên, với đào tạo dựa trên web đồng bộ, trong khi người hướng dẫn và người học cần trực tuyến cùng một lúc, việc dạy và học diễn ra ở những nơi khác nhau. Học tập đồng bộ bao gồm dạy kèm trực tuyến, bài giảng, họp đồng nghiệp, hội thảo trên web và hội nghị từ xa. Việc đào tạo có thể được giao cho một hoặc nhiều người học cùng một lúc, những người có thể ở những nơi khác nhau hoặc có thể không. 

2.  Đào tạo dựa trên web không đồng bộ  là tiêu chuẩn trong lĩnh vực eLearning, vì nó mang lại sự linh hoạt nhất. Vì nội dung hoàn toàn là kỹ thuật số, người học có thể tiến bộ thông qua các chương trình đào tạo theo tốc độ và sự thuận tiện của riêng họ. Không có yếu tố “thời gian thực” đối với đào tạo không đồng bộ , có nhiều định dạng, chẳng hạn như các khóa học eLearning, video hướng dẫn, phát màn hình, bài đọc, hội thảo trên web được ghi trước hoặc một số kết hợp của chúng. 

3.  Đào tạo dựa trên web kết hợp kết hợp các yếu tố của cả học đồng bộ và không đồng bộ. Ví dụ: nửa đầu của khóa học dành cho các nhà trị liệu xoa bóp có thể chứa kiến ​​thức lý thuyết, chẳng hạn như giải phẫu và sinh lý học, trong khi nửa sau có thể chứa các yếu tố thực hành yêu cầu người học thể hiện kỹ thuật của họ. Trong trường hợp này, họ có thể học về giải phẫu và sinh lý một cách không đồng bộ trong khi thể hiện đồng bộ các kỹ năng thực hành của mình với người hướng dẫn trực tuyến hoặc trực tiếp. 

Lợi ích của đào tạo dựa trên web

Các công ty áp dụng chương trình đào tạo dựa trên web gặt hái được nhiều thành công nhất trên cả hai thế giới. Họ giảm đáng kể chi phí trong khi đồng thời tối đa hóa tiềm năng học tập của nhân viên. Hãy tập trung hơn vào một số lợi ích này.   

Uyển chuyển

Như đã đề cập, một trong những lợi ích lớn nhất của đào tạo dựa trên web là nó cực kỳ linh hoạt. Nhân viên của bạn – bất kể họ đóng quân ở đâu – đều có thể học theo tốc độ của riêng họ. Cho dù họ đang hy vọng tập các buổi dài 5 giờ mỗi tuần một lần hay bùng nổ các buổi học kéo dài một giờ năm lần một tuần, họ có thể sắp xếp chương trình đào tạo theo cách nào cần thiết để phù hợp với lịch trình của họ. Hơn nữa, nhân viên có thể tối đa hóa tiềm năng học tập của họ bằng cách đào tạo trong (các) môi trường lý tưởng của họ. 

Hiệu quả chi phí

Bạn không chỉ loại bỏ sự gián đoạn đối với cuộc sống cá nhân của nhân viên – khiến họ có động lực và hợp tác hơn trong quá trình học tập – mà bạn còn loại bỏ sự gián đoạn đối với hoạt động kinh doanh thường xuyên. Đã qua lâu rồi những ngày bạn phải ngừng hoạt động kinh doanh mỗi năm một lần cho các cuộc hội thảo đào tạo hàng năm. Không còn phải tính đến chi phí và thời gian đi lại của nhân viên. Hơn nữa, WBT có thể dễ dàng được tái chế, thay thế hoặc cập nhật cho các chương trình đào tạo mới và trong tương lai.

Theo Brandon Hall từ nghiên cứu về thực tiễn eLearning tại IBM, IBM cung cấp gấp một phần ba nội dung mà họ đã làm trước khi có eLearning với chi phí bằng một phần ba và tiết kiệm 200 triệu đô la hàng năm.

Luther Tai (2008 trích dẫn Verespej 2001)

Tiềm năng học tập cao hơn

Mỗi người đều có phong cách học tập của riêng mình. Một số học tốt nhất bằng cách đọc, trong khi những người khác làm việc tốt nhất với phương tiện trực quan, chẳng hạn như video và đồ họa thông tin. Tuy nhiên, hầu hết mọi người không phù hợp với một phong cách học tập – hầu hết mọi người học tốt nhất khi được trình bày với nhiều loại đa phương tiện. Bằng cách này, não của bạn có thể nhúng thông tin qua các kênh giác quan khác nhau, chẳng hạn như thị giác, thính giác và thậm chí cả xúc giác. Việc nhúng đa kênh này củng cố quá trình học tập của họ. 

Phương pháp lấy người học làm trung tâm của WBT nâng cao tính tương tác và do đó thu hút người học. Đặc biệt nhất là với WBT không đồng bộ, nhân viên của bạn sẽ có thời gian để suy ngẫm và phản ánh về các câu hỏi và hoạt động được đặt ra trong đào tạo một cách chuyên sâu hơn. 

Một nguyên tắc chung, dựa trên tâm lý học đằng sau các hành vi học tập, là người lớn có thêm động lực khi họ cảm thấy kiểm soát được quá trình đào tạo của mình.

“Theo Dale Carnegie, các công ty có nhân viên gắn bó tốt hơn những công ty không có nhân viên tới 202%.”

– Huấn luyện viên trưởng Rhett Power, Huấn luyện và Tư vấn Power

Hiệu quả trên tất cả các lĩnh vực

Dù bạn làm việc ở lĩnh vực nào, chuyên ngành hay lĩnh vực nào, ở đâu có doanh nghiệp, thì cũng có nhiều điều để học hỏi. Trong khi các ngành nhất định cho phép đào tạo thực hành nhiều hơn, chẳng hạn như xây dựng và sản xuất, phần mềm đào tạo dựa trên web phù hợp sẽ cho phép bạn kết hợp các mô phỏng và các kịch bản phân nhánh để thu hẹp bất kỳ khoảng trống kiến ​​thức thực hành nào. Công nghệ, cùng với loại hình đào tạo dựa trên web mà bạn chọn (ví dụ: kết hợp), mở ra cánh cửa cho tất cả các loại khả năng đào tạo. 

Bây giờ chúng tôi đã thiết lập được nhiều lợi thế của WBT, bạn đã bị thuyết phục về giá trị của nó chưa? Nếu vậy, hãy tiếp tục đọc!

“40% trong số 500 công ty nằm trong danh sách Fortune 500 sử dụng Học trực tuyến để phát triển nghề nghiệp với hơn 72% tổ chức Mỹ tin rằng Học trực tuyến mang lại cho họ lợi thế cạnh tranh”.

– Học Edgepoint

Cách phát triển đào tạo dựa trên web

Hãy làm theo 7 bước sau để tạo khóa đào tạo dựa trên web mạnh mẽ và hấp dẫn cho nơi làm việc của bạn. 

Bước 1. Đặt mục tiêu học tập

Để cung cấp cho chương trình đào tạo của bạn trọng tâm và định hướng, trước tiên bạn cần xác định mục tiêu. Công ty của bạn đang phải đối mặt với những thách thức kinh doanh nào? Những cái nào có thể được giải quyết với đào tạo? Bạn hy vọng đạt được những mục tiêu hoặc kết quả học tập cụ thể nào? 

Khi đặt mục tiêu học tập cho công ty của bạn và mục tiêu học tập cho các học viên, hãy đảm bảo rằng các mục tiêu đó là Cụ thể, Có thể đo lường được, Có thể đạt được, Có liên quan và Có thời hạn . Bằng cách đó, bạn sẽ dễ dàng theo dõi và phân tích tiến trình của mình hơn. 

 

Sử dụng phương pháp “THÔNG MINH” để dễ dàng hình dung mục tiêu học tập của bạn và cách bạn sẽ làm việc hướng tới mục tiêu đó.

Bước 2. Hiểu khán giả của bạn

Bằng cách quan sát và hiểu nhu cầu của nhân viên, bạn sẽ có thể thiết kế chương trình đào tạo tích hợp liền mạch vào thói quen của họ và nâng cao trải nghiệm học tập. Hãy dành thời gian và nghiên cứu để đánh giá nền tảng kiến ​​thức hiện có của nhân viên, sự hiểu biết về công nghệ và cách đào tạo sẽ giúp họ hoàn thành vai trò của mình. 

Bạn càng hiểu khán giả của mình, bạn càng có thể điều chỉnh chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu riêng của họ. Điều cuối cùng bạn muốn là một khóa học quá dễ, quá khó, hoặc tệ nhất là… không liên quan.

Bước 3. Xây dựng một nhóm hiệu quả

Bây giờ bạn đã thiết lập mục tiêu học tập, hồ sơ đối tượng và mục tiêu học tập, bạn sẽ cần một nhóm để giúp bạn trong quá trình triển khai. Những nhân tố chính trong nhóm học tập và phát triển (L&D) bao gồm:

• Các bên liên quan. Họ hình dung và bắt đầu dự án, và do đó, họ tham gia vào quá trình phát triển đào tạo dựa trên web mỗi bước, đưa ra các quyết định quan trọng để đảm bảo dự án đi đúng hướng. Như vậy, họ thường nắm giữ các vị trí có quyền hạn, chẳng hạn như quản lý bộ phận, quản lý đào tạo và thậm chí là Giám đốc điều hành. 

• Quản lý dự án. Họ tập trung nhiều hơn vào hậu cần của đào tạo dựa trên web. Họ xem xét dự án từ quan điểm hệ thống và lập kế hoạch cho quá trình từ đầu đến cuối, chia nhỏ thành các mốc quan trọng và giao các công việc cho các thành viên trong nhóm có liên quan. Họ không tham gia vào quá trình phát triển đào tạo dựa trên web thực tế; thay vào đó, họ gắn bó với việc duy trì đội ngũ đi đúng hướng trong khi giảm thiểu chi phí, tối đa hóa lợi ích và giảm nguy cơ thất bại. 

• Các chuyên gia về vấn đề (DNVVN). Các chuyên gia kiến ​​thức này soạn thảo hoặc cung cấp nội dung thô cho các nhà phát triển khóa học của bạn (tức là các nhà thiết kế hướng dẫn). Vì kiến ​​thức và kỹ năng của họ có tính chuyên môn hóa cao, nên các nhà thiết kế hướng dẫn thường kêu gọi họ về chuyên môn hoặc làm rõ. 

• Người thiết kế hướng dẫn (ID). ID là kiến ​​trúc sư của kinh nghiệm học tập và do đó, có nhiều quyết định để đưa ra về cách khóa học sẽ được cung cấp. Thông thạo các lý thuyết thiết kế khóa học và học tập dành cho người lớn, họ giúp xác định mục tiêu học tập, tạo tài liệu đào tạo và phát triển khóa học. 

• Quản trị viên LMS. Quản trị viên LMS tham gia vào quá trình phát triển hình ảnh sau đào tạo. Tại thời điểm này, chương trình đào tạo đã được giao cho nhân viên và vai trò của quản trị viên là chỉ định họ các khóa học tương ứng. Vai trò của họ cũng đòi hỏi phải có thêm người dùng mới và theo dõi kết quả của học viên. Quản trị viên LMS cũng có thể liên lạc giữa các chuyên gia công nghệ và người quản lý dự án để giải quyết bất kỳ vấn đề kỹ thuật nào. 

Bước 4. Chọn Phần mềm Đào tạo Dựa trên Web

Để bắt đầu đào tạo dựa trên web, bạn cần có phần mềm cụ thể. Có hai yếu tố cần thiết tuyệt đối – các công cụ tạo tác giả đào tạo dựa trên web và hệ thống quản lý học tập. 

Các công cụ soạn thảo đào tạo dựa trên web

Các công cụ soạn thảo WBT là các chương trình phần mềm cho phép bạn tạo các khóa học eLearning đa phương tiện và dễ dàng phân phối trên web. Tuy nhiên, không phải tất cả các công cụ tạo tác giả đều như nhau. Một số là những người tạo nội dung mạnh mẽ nhưng lại phức tạp và phức tạp đến mức kinh khủng, trong khi những người khác lại đơn giản đến mức nực cười nhưng chức năng lại thấp một cách đáng kinh ngạc. 

Với bộ công cụ tạo tác giả của iSpring Suite , bạn cũng có thể có chiếc bánh của mình và ăn nó. Vì iSpring Suite là bộ công cụ dựa trên PowerPoint, bạn sẽ không cần bất kỳ khóa đào tạo nào để điều hướng phần mềm. Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các bài thuyết trình PowerPoint của mình thành các khóa học eLearning có tính tương tác cao hoặc xây dựng các khóa học với các câu đố, video màn hình, mô phỏng đối thoại và tương tác từ đầu. 

Xem khóa học được tạo bằng iSpring Suite trông như thế nào:

Hệ thống quản lý học tập (LMS) 

LMS giúp tự động hóa các khía cạnh khác nhau của quá trình đào tạo và cho phép bạn phân phối các khóa đào tạo cho nhân viên của mình trên nhiều thiết bị. Bạn có thể thêm nhân viên, chỉ định các khóa học cho họ và theo dõi sự tiến bộ của nhân viên. Nhưng thực sự có hàng trăm trên hàng trăm LMS trên thị trường. Vì vậy, làm thế nào để bạn chọn một trong những quyền ?

Tất cả đều phụ thuộc vào các tính năng và chức năng. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau đây:

• Nó có hỗ trợ học đồng bộ và / hoặc kết hợp không?
• LMS có đáp ứng trên thiết bị di động để người học có thể truy cập nội dung một cách hoàn hảo trên nhiều nền tảng / thiết bị không?
• Nhân viên của tôi có thể thực hiện đào tạo ngoại tuyến không?
• LMS này có khả năng “chơi tốt” với nội dung của tôi không?
• Nó có tuân theo SCORM không?
• Nó có hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp 24/7 không?

Với iSpring Learn , câu trả lời cho tất cả những điều trên là có. Và bởi vì nó tuân theo SCORM – một trong những tiêu chuẩn kỹ thuật được sử dụng rộng rãi nhất trong ngành – nó hoạt động với hầu hết mọi công cụ tác giả trên thị trường.

 

Nhân viên của bạn có thể đào tạo trên máy tính để bàn, máy tính bảng hoặc thiết bị di động của họ.

Để tìm hiểu thêm về cách chọn nền tảng học tập, hãy đọc hướng dẫn lựa chọn LMS của chúng tôi và hướng dẫn về cách tạo RFP LMS .

Bước 5. Tạo nội dung phù hợp 

Bạn có sẵn nội dung từ các chương trình đào tạo cũ hơn mà bạn muốn cải tiến hoặc sử dụng lại cho đào tạo dựa trên web không? Hay doanh nghiệp vừa và nhỏ của bạn và nhà thiết kế hướng dẫn cần phát triển nó từ đầu? Bất kể, việc tạo ra nội dung phù hợp bao gồm việc tách những gì cần thiết khỏi những gì không liên quan hoặc thừa. 

Phần này của bài viết mô tả cách tạo các khóa học eLearning chất lượng cao.

1. Tập hợp và cấu trúc nội dung

Giả sử bạn đã xác định chủ đề cho khóa học điện tử của mình và biết nhân viên của bạn có thể làm gì khi họ hoàn thành khóa học này. Ở giai đoạn này, bạn nên quyết định những thành phần nào bạn cần bao gồm để kể câu chuyện về khóa học của bạn. Ví dụ: bạn có cần bất kỳ hình ảnh, đồ họa, biểu đồ, âm thanh, video, mô phỏng phần mềm nào, v.v. không?

2. Tạo bảng phân cảnh

Trước khi chuyển sang viết khóa học, mọi thứ cần được vạch ra trên một bảng phân cảnh . Bảng phân cảnh là một phác thảo sơ bộ về cách sắp xếp văn bản, hình ảnh và các yếu tố khác của mỗi trang chiếu hoặc khung. Đây là bản thiết kế kiến ​​trúc của khóa học và chứa các chi tiết như âm thanh, văn bản trên màn hình, đồ họa và các gợi ý điều hướng. 

 

Bảng phân cảnh truyền đạt rõ ràng cách khóa học của bạn sẽ trông như thế nào, cảm nhận và dòng chảy.

  CEO chủ tịch Nguyễn Thanh Phượng Chứng khoán Bản Việt

Bảng phân cảnh là vô giá đối với các nhóm học tập và phát triển vì họ:

• Giúp đề ra một kế hoạch rõ ràng cho việc quản lý dự án;
• Đặt mọi thứ theo trình tự và vẽ một bức tranh lớn hơn;
• Đảm bảo rằng mọi người đều làm việc hướng tới cùng một tầm nhìn; và
• Hiển thị các bản sửa đổi và đề xuất trước đây và hiện tại.

Khi cả nhóm ở trên cùng một trang, điều này sẽ giảm thiểu sự chậm trễ, hiểu lầm và giữ cho nhóm luôn đi về phía trước.  

3. Xây dựng khóa học eLearning

Khi bảng phân cảnh đã được phê duyệt, đã đến lúc thực hiện các hướng dẫn được đưa ra trong bảng phân cảnh bằng công cụ tác giả. Tùy thuộc vào mức độ đa phương tiện được sử dụng, bạn có thể cần phối hợp với nhà sản xuất video, nhà thiết kế đồ họa và nghệ sĩ lồng tiếng để giữ cho cả nhóm hoạt động hiệu quả, năng suất và đúng tiến độ. Nhưng điều đó không thực sự cần thiết. Ví dụ: với iSpring Suite, bạn có thể tạo video chuyên nghiệp và ghi lại các bài tường thuật chất lượng cao ngay cả khi không có kỹ năng đặc biệt.

4. Thêm đánh giá

Đánh giá là một tính năng tương tác quan trọng của bất kỳ chương trình đào tạo nào. Đầu tiên, nó cho phép người học theo dõi sự tiến bộ của họ và thúc đẩy họ làm việc chăm chỉ hơn. Thứ hai, nó giúp bạn đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo của bạn. 

WBT cho phép bạn cung cấp các bài kiểm tra kiến ​​thức trực tuyến với việc chấm điểm và phản hồi tự động. Và, tùy thuộc vào công cụ soạn thảo đào tạo dựa trên web mà bạn chọn, bạn có thể có quyền truy cập vào nhiều lựa chọn các loại câu đố. Ví dụ: bộ công cụ soạn thảo của iSpring Suite chứa tính năng QuizMaker cung cấp cho bạn 14 loại câu hỏi để mang lại sự linh hoạt cao nhất:

 

CEODATVIET cung cấp 14 loại câu đố khác nhau để mang lại sự linh hoạt tối ưu.

Để tìm hiểu sâu hơn về quy trình tạo khóa học, hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo các khóa học eLearning trực tuyến .

Bước 6. Kiểm tra đảm bảo chất lượng

Ít điều gì làm giảm trải nghiệm học tập hơn là điều hướng giao diện người dùng phản trực giác và khó chịu. Để đảm bảo trải nghiệm người dùng tối ưu, bạn sẽ cần đánh giá các khía cạnh của chương trình đào tạo của mình, chẳng hạn như tính dễ điều hướng và sự rõ ràng của hướng dẫn. Nếu mục đích của bạn là thu hẹp khoảng cách về kiến ​​thức và kỹ năng, thì các yếu tố hoạt động này phải minh bạch đến mức nó mang tính chất thứ hai đối với khán giả lần đầu. 

Xác định tất cả các lộ trình học tập mà một học viên có thể thực hiện và làm theo từng lộ trình trong khi ghi lại bất kỳ lỗi nào và báo cáo cho nhân viên thích hợp. Tiếp tục lặp lại quy trình đảm bảo chất lượng này cho đến khi bạn đã ghi lại và sửa tất cả các lỗi đã biết. Vì bạn sẽ cung cấp khóa học qua LMS, chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện quy trình đánh giá hai cấp. Nói cách khác, hãy tiến hành đánh giá trước và sau khi khóa học đã được tích hợp vào một LMS, vì cả hai giai đoạn đều có thể đưa ra những thách thức riêng biệt. 

Các phương pháp hay nhất về đào tạo dựa trên web

Bạn có tài liệu đào tạo hiện có mà bạn muốn thích ứng với web không? Bạn có thể nghĩ về bất kỳ vấn đề kinh doanh hiện tại nào có thể được cải thiện khi được đào tạo không? Trong phần này, chúng tôi sẽ mô tả 6 trường hợp phổ biến đối với đào tạo dựa trên web.

1. Giới thiệu .  Nhân viên mới có khoảng trống kiến ​​thức rộng nhất cần lấp đầy. Tuy nhiên, WBT có thể nhanh chóng đẩy nhanh tiến độ, do đó giảm chi phí liên quan đến việc quay vòng, đào tạo lại và giảm năng suất. 
2. Đào tạo kỹ năng bán hàng và hỗ trợ khách hàng . Các đại diện bán hàng thường có lịch trình bận rộn và phải di chuyển nhiều. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn không đạt được các mục tiêu bán hàng, thì WBT là một phương pháp linh hoạt và tiết kiệm chi phí để đưa mọi người trở lại đúng hướng.  
3. Đào tạo kiến ​​thức về sản phẩm .  Nhanh chóng và dễ dàng giúp nhân viên của bạn cập nhật các sản phẩm mới hoặc nâng cấp. Với iSpring Learn, nhân viên có thể đào tạo bất kỳ lúc nào và trên mọi thiết bị. Điều này làm tăng khả năng đóng của họ và giảm doanh thu bị mất do đào tạo kém. 
4. Đào tạo đối tác kênh . Luôn cập nhật và thông báo cho các đối tác kênh của bạn về các tiêu chuẩn của công ty bất kể vị trí địa lý của họ. Sử dụng WBT để cung cấp cho họ những công cụ cần thiết để trở thành đối tác kênh thành công. 
5. Đào tạo tuân thủ . WBT cho phép bạn giữ cho nhân viên của mình tuân thủ các tiêu chuẩn của chính phủ hoặc ngành mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh thường xuyên.
6. Chứng nhận . Các LMS có thể được thiết lập để tự động cấp chứng chỉ dựa trên việc hoàn thành một mục tiêu được xác định trước (đánh giá, kịch bản tương tác, mô-đun, v.v.). 

Điểm mấu chốt

Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giải đáp hầu hết các câu hỏi của bạn về đào tạo dựa trên web. Nếu bạn vẫn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng thêm chúng vào phần bình luận bên dưới và chúng tôi sẽ sẵn lòng giúp bạn tìm ra câu trả lời.