Đã qua rồi cái thời lập trình thường xuyên theo lịch trình. Ngày nay, chúng ta xem TV theo yêu cầu, chúng ta sử dụng điện thoại di động của mình để đặt xe taxi ngay trước cửa nhà của chúng ta, và nhờ thiết bị di động, chúng ta thậm chí có thể học linh hoạt hơn, tham gia các khóa học điện tử khi đang di chuyển. Khi thế giới ngày càng trở nên “theo yêu cầu”, thái độ của các công ty đối với việc đào tạo nhân viên cũng đang thay đổi. Nhân viên mong đợi có thông tin trong tầm tay của họ, và các doanh nghiệp cần đào tạo nhanh chóng với kết quả lớn. Đó là nơi đào tạo đúng lúc (đào tạo JIT) xuất hiện.
Bài viết này cung cấp một hướng dẫn chuyên sâu cho các công ty đang tìm cách triển khai mô hình đào tạo đúng lúc trong doanh nghiệp của họ.
Đào tạo vừa kịp thời là gì?
Đào tạo đúng lúc là một cách tiếp cận để học tập và phát triển nhằm thúc đẩy đào tạo liên quan đến nhu cầu. Khái niệm JIT xuất phát từ hệ thống sản xuất đúng lúc của Toyota, hỗ trợ sản xuất khi cần thiết (thay vì trước thời hạn), nhằm giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả. Học đúng lúc cũng tuân theo quy tắc tương tự: đó là học các kỹ năng mới tại điểm cần thiết, thay vì nghiên cứu nhiều thông tin (một số thông tin có thể không liên quan đến một nhân viên cụ thể), “đề phòng”.
Học tập JIT cung cấp một cách tiếp cận đào tạo linh hoạt hơn thừa nhận rằng không phải tất cả nhân viên đều cần được đào tạo giống nhau tại cùng một thời điểm. Tại sao? Nhân viên bận rộn. Các buổi học dài trên lớp hoặc các khóa học eLearning kéo dài hàng giờ chỉ đơn giản là không phù hợp với lối sống của họ. Chỉ cần được đào tạo trong thời gian ngắn, họ có thể tiếp cận những kiến thức họ cần, mọi lúc, mọi nơi.
Đối tượng Mục tiêu của Huấn luyện Chỉ trong Thời gian là Ai?
Tất cả mọi người. Phải nói rằng, đào tạo JIT đặc biệt hiệu quả đối với những nhân viên không dành cả ngày trước máy tính: đại diện bán hàng, nhân viên xây dựng, chuyên gia chăm sóc sức khỏe và công nhân hiện trường.
Nội dung Just in Time là gì?
Nội dung này được phát triển dựa trên các nguyên tắc của microlearning và mobile learning . Nó phải ngắn gọn, có mục tiêu và chỉ bao gồm một nhu cầu đào tạo cụ thể. Nó có thể được định dạng dưới dạng video ngắn, các khóa học vi mô về eLearning được nhắm mục tiêu hoặc các công cụ hỗ trợ việc làm. Một trong những tiêu chí quan trọng nhất là tốc độ người học có thể tìm thấy và truy cập nó.
Để có một bài học nhỏ về microlearning, hãy xem video đầy đủ thông tin này.
Ưu điểm của Đào tạo Chỉ trong Thời gian
Việc đào tạo đúng lúc mang lại lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp của bạn. Trong infographic dưới đây, chúng tôi nêu bật bảy lợi thế lớn nhất.
| # 1 Khả năng tiếp cận | Học tập trên thiết bị di động và mô hình vi mô giúp đào tạo JIT dễ tiếp cận hơn, vì vậy nhân viên có thể luôn cập nhật các phương pháp hay nhất. |
| # 2 Bảo trì | Các phần nội dung học tập có kích thước nhỏ được phát triển và cập nhật nhanh hơn so với việc sửa đổi các khóa học dài. |
| # 3 Hiệu suất | Dễ dàng truy cập thông tin đào tạo cập nhật có nghĩa là nhân viên có thể hoàn thành công việc của mình tốt hơn, ít mắc lỗi hơn và ít làm gián đoạn quy trình làm việc của người khác. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến điểm mấu chốt. |
| # 4 Giữ chân | Người học chỉ cần giữ lại những thông tin chính liên quan đến công việc của mình. Giảm quá tải thông tin và tăng khả năng lưu giữ kiến thức. |
| # 5 Hiệu quả về thời gian và chi phí | Việc đào tạo lực lượng lao động toàn cầu dễ dàng hơn. JITT giảm chi phí đào tạo và phát triển eLearning, giải phóng thời gian và tài nguyên quý giá. |
| # 6 Tính chủ động | Người học có được sự tự tin vì họ biết rằng thông tin họ cần luôn sẵn có. Các em chủ động hơn trong hành trình học tập. |
| # 7 Đường cong học tập nhanh hơn | Chúng tôi học tốt hơn khi chúng tôi có nhu cầu ngay lập tức. Đào tạo JIT trao quyền cho nhân viên áp dụng các kỹ năng mới, do đó nâng cao chất lượng học tập. |
Nhược điểm của đào tạo chỉ trong thời gian
Không có nghi ngờ gì về việc đào tạo JIT mang lại rất nhiều lợi thế, nhưng nó có thể không dành cho tất cả mọi người. Infographic dưới đây phác thảo một số nhược điểm có thể có của việc đào tạo đúng lúc.
| # 1 Yêu cầu đầu tư ban đầu đáng kể | Để thực hiện đào tạo JIT, doanh nghiệp sẽ cần đầu tư thời gian, nguồn lực và tiền bạc vào dự án. Để mô hình đào tạo bắt đầu và vận hành cần có các công cụ, các chuyên gia về chủ đề (DNVVN) và các tác giả đào tạo. |
| # 2 Có thể khó tạo ra sự thay đổi trong các tổ chức lớn | Tổ chức càng lớn thì văn hóa học càng khó thay đổi. Việc chuyển sang mô hình đào tạo JIT cần có thời gian, sự kiên nhẫn và bền bỉ cũng như một kế hoạch marketing nội bộ tốt. |
| # 3 Nhóm đào tạo cần nắm bắt rõ nhu cầu học tập | Để đào tạo JIT có hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ về những gì nhân viên cần biết, khi nào và ở đâu họ sẽ cần thông tin này và cách tạo nội dung học tập đáp ứng những nhu cầu đó. Điều này đòi hỏi một phân tích nhu cầu chuyên sâu và rất nhiều sự hợp tác chéo. |
| # 4 Bảo trì là rất quan trọng | Đào tạo JIT tạo điều kiện thuận lợi cho bản chất phát triển nhanh của các doanh nghiệp hiện tại. Tuy nhiên, để thành công, doanh nghiệp có thể cần đầu tư vào một đội ngũ chuyên trách để quản lý khối lượng công việc này. |
Ví dụ về đào tạo đúng lúc
Trong phần này, chúng ta xem xét một số ví dụ phổ biến về đào tạo đúng lúc và các loại nội dung có thể được sử dụng để đào tạo nhân viên khi đang di chuyển.
Ví dụ # 1: Bản phát hành sản phẩm mới cho các đại diện bán hàng
Các đại diện bán hàng phải đối mặt với nhiệm vụ khó khăn là phải cập nhật sản phẩm mới và tìm hiểu sản phẩm mới trong một khoảng thời gian ngắn. Việc đào tạo đúng lúc giúp họ có thể trả lời các câu hỏi của khách hàng ngay tại chỗ. Điều này xây dựng lòng tin, cải thiện quảng cáo chiêu hàng, tăng khả năng bán được hàng và duy trì tính nhất quán của thương hiệu, đặc biệt là trong các nhóm toàn cầu.
Loại nội dung: Một khóa học trực tuyến với một bài kiểm tra
Giả sử một sản phẩm mới đã được phát hành và bạn muốn cung cấp thông tin về sản phẩm đó cho các đại diện bán hàng của mình càng sớm càng tốt. Một cách tốt để làm điều này là nhanh chóng tạo một khóa học ngắn hạn về sản phẩm.
Trang trình bày từ khóa học về tai nghe Marshall
Để tạo một khóa học như vậy, bạn sẽ cần một công cụ soạn thảo eLearning. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm phát triển khóa học trước đó, hãy chọn phần mềm dễ sử dụng như iSpring Suite Max . Đây là bộ công cụ dựa trên PowerPoint cho phép bạn xây dựng các khóa học trực tuyến chỉ trong vài phút. Bạn có thể thêm một bài kiểm tra vào khóa học để đảm bảo nhân viên hiểu thông tin mới. iSpring có mười bốn loại câu hỏi để thêm sự đa dạng cho các câu đố và thu hút người học tham gia.
Lợi ích của các khóa học trực tuyến JIT
Các khóa học trực tuyến là một công cụ đào tạo JIT vô giá vì những lý do sau:
- Truy cập dễ dàng (trực tuyến hoặc qua LMS)
- Định dạng tương tác và hấp dẫn (bao gồm phương tiện, tương tác và câu đố)
- Tính di động (máy tính xách tay, thiết bị di động, v.v.)
- Định dạng đào tạo đơn giản
- Tác giả và cập nhật đơn giản
Ví dụ # 2: Hướng dẫn tại chỗ cho người lao động chân tay
Người lao động chân tay yêu cầu thông tin hiện tại, đáng tin cậy để thực hiện các hoạt động thực hành. Đào tạo JIT đặc biệt hiệu quả để thực hiện các công việc thủ công, chẳng hạn như vận hành xe nâng, lắp đặt thiết bị mới hoặc sửa chữa thiết bị hiện có. Người lao động có thể truy cập hướng dẫn từng bước về cách thực hiện nhiệm vụ, ngay trước khi thực hiện.
Loại nội dung: Một video đào tạo
Các video ngắn, dài hai phút trình bày trực quan cách hoàn thành các công việc thông thường cung cấp cho người lao động thủ công các nguồn lực mà họ cần để thực hiện các hoạt động liên quan đến công việc một cách an toàn và tự tin.
Ảnh chụp màn hình từ video về cách vận hành forklif
Để tạo một video như vậy, bạn sẽ cần một máy ảnh. Nhưng nếu bạn muốn ghi lại một video bài giảng, bạn có thể chỉ cần một máy tính xách tay có webcam và iSpring Suite Max. Nó đi kèm với một studio video tích hợp, vì vậy bạn có thể tạo các video chuyên nghiệp mà không cần trải nghiệm trước. Bộ chỉnh sửa cung cấp một loạt các tính năng để tinh chỉnh video bằng cách thêm nhạc, văn bản và các hiệu ứng khác.
Lợi ích của video đào tạo JIT
Dưới đây là một số lý do tại sao video đào tạo là một công cụ đào tạo tuyệt vời đúng lúc:
- Mức độ tương tác cao hơn— Nghiên cứu của Forrester cho thấy rằng mọi người có khả năng xem video cao hơn 75% so với đọc văn bản.
- Trình diễn trực quan các tác vụ thủ công giúp tăng tốc quá trình học tập.
- Tăng khả năng duy trì – các nghiên cứu cho thấy rằng người học nhớ 80% những gì họ xem, nhưng chỉ 20% những gì họ đọc.
- Chia sẻ dễ dàng.
- Tính linh hoạt — Có thể được đóng gói như một phần của các khóa học eLearning toàn diện hơn.
Ví dụ # 3: Hỗ trợ công việc cho nhân viên CNTT-TT
Ngành Thông tin và Truyền thông (ICT) đang thay đổi nhanh chóng. Các chuyên gia CNTT-TT, chẳng hạn như nhà phát triển phần mềm, yêu cầu thông tin cập nhật. Các nhà phát triển phần mềm phải luôn cập nhật những thay đổi liên tục, chẳng hạn như thư viện phần mềm mới cho Java được giới thiệu một cách thường xuyên. Đào tạo JIT cho phép họ tìm kiếm các vấn đề và so sánh các giải pháp.
Loại nội dung: Một đoạn phim truyền hình
Khi các bản cập nhật phần mềm hoặc các sự cố kỹ thuật khác xảy ra, một video truyền hình có thể đưa ra giải pháp nhanh chóng và hiệu quả. Screencasts ghi lại màn hình máy tính của bạn, ghi lại mọi thứ xuất hiện trên màn hình, chẳng hạn như văn bản, cửa sổ bật lên, hình ảnh, âm thanh và chuyển động của chuột. Đây là một định dạng lý tưởng cho các bản demo phần mềm, cũng như các video hướng dẫn.
Ảnh chụp màn hình từ một bài học Java
Phòng thu video của iSpring cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để ghi lại các hướng dẫn phần mềm xem đi xem lại. Để hướng dẫn nhân viên từng bước, bạn có thể thêm video hoặc âm thanh tường thuật và chú thích.
Lợi ích của video màn hình JIT
Screencast kết hợp hoàn hảo với việc học JIT vì một số lý do:
- Trải nghiệm học tập nghe nhìn
- Đào tạo các chủ đề có liên quan bằng ví dụ — ví dụ: hướng dẫn chi tiết quy trình từng bước
- Thêm một liên lạc của con người vào đào tạo
- Dễ dàng tạo, sử dụng lại và chia sẻ
- Khả năng hấp thụ thông tin với tốc độ của riêng người dùng, xem lại các phần phức tạp
Ví dụ # 4: Người bồi dưỡng cho các chuyên gia chăm sóc sức khỏe
Nhân viên chăm sóc sức khỏe có rất nhiều thông tin cần nhớ rằng chỉ đào tạo trước đôi khi là không đủ. Do tính chất áp lực cao của ngành và những khó khăn về hậu cần của việc đào tạo nhân viên làm việc theo ca, việc đào tạo chăm sóc sức khỏe của JIT là rất quan trọng.
Việc đào tạo đúng lúc giúp các chuyên gia chăm sóc sức khỏe truy cập nhanh vào thông tin chính, chẳng hạn như cách quản lý liều lượng, tác dụng phụ của thuốc và phương pháp điều trị cũng như các phương pháp thực hành tốt nhất cho các vấn đề y tế cụ thể hoặc hiếm gặp. Đây là điều cần thiết trong một ngành mà những sai lầm trong công việc có thể gây tử vong. Với việc liên tục xuất hiện các loại thuốc và phương pháp điều trị mới, nhân viên y tế như nhân viên điều dưỡng có thể cập nhật kiến thức thường xuyên và nhanh chóng tìm được thông tin cần thiết.
Loại nội dung: Hoạt động tương tác
Tương tác thường sử dụng hình ảnh và các phương tiện hỗ trợ trực quan khác. Chúng bắt buộc người học tương tác với nội dung, đóng một vai trò tích cực trong quá trình học tập. Nhưng “tương tác” có nghĩa là gì?
Dưới đây là một số ví dụ học tập đúng lúc bằng cách sử dụng tương tác:
- Bảng chú giải thuật ngữ y tế và các sản phẩm dược phẩm mà nhân viên y tế có thể nhanh chóng xem qua
- Các bài tập tương tác từng bước hướng dẫn nhân viên thực hiện các nhiệm vụ như thay túi IV
- Hình ảnh có hướng dẫn để giải thích cách thức hoạt động của thiết bị y tế
- Đồ họa thông tin để trực quan hóa các quy trình tuần hoàn và thông tin cốt lõi khác
- Câu hỏi thường gặp giải quyết các truy vấn phổ biến về một loại thuốc hoặc phương pháp điều trị cụ thể
Trang trình bày từ bài học tương tác “Cách sử dụng thuốc uống”
iSpring Suite Max đi kèm với mười hai mẫu tương tác để sử dụng trong nhiều tình huống đào tạo: sơ đồ, dòng thời gian, thẻ phương tiện, v.v.
Lợi ích của các hoạt động tương tác JIT
Các hoạt động tương tác cực kỳ hiệu quả trong việc đào tạo chỉ trong thời gian. Dưới đây là những lợi ích chính:
- Thông tin được chia thành nhiều phần nhỏ
- Thông tin hấp dẫn hơn đối với mắt
- Tăng khả năng giữ chân người học
- Tác giả và cập nhật nhanh chóng
- Một cách nhanh chóng để chuyển giao kiến thức. Các nghiên cứu cho thấy bộ não xử lý hình ảnh nhanh hơn 60.000 lần so với văn bản
Ca sử dụng # 5: Đào tạo năng lực cho đội bán hàng và dịch vụ khách hàng
Hãy tưởng tượng rằng có một vấn đề với một khách hàng. Một nhân viên bán hàng đã thô lỗ và không thể xoa dịu khách hàng. Vụ việc khiến doanh nghiệp mất đi khách hàng đó và có khả năng là những khách hàng khác chứng kiến xung đột. Huấn luyện JIT có thể được sử dụng ngay sau khi sự cố xảy ra, để ngăn ngừa các tình huống tương tự trong tương lai.
Loại nội dung: Mô phỏng đối thoại
Mô phỏng đối thoại là một hoạt động tương tác mô phỏng cuộc trao đổi thực tế với khách hàng hoặc đồng nghiệp.
Trang trình bày từ mô phỏng đối thoại, “Đối phó với một khách hàng đang tức giận”
Mô phỏng đối thoại khai thác sức mạnh của học tập dựa trên kịch bản để thành thạo các kỹ năng giao tiếp trong một môi trường an toàn để thất bại. Đặc biệt, đội ngũ bán hàng và dịch vụ khách hàng có thể nâng cao năng lực cốt lõi mà không có nguy cơ làm tổn hại đến mối quan hệ khách hàng hoặc danh tiếng thương hiệu. Mô phỏng các vấn đề công việc trong thế giới thực giúp giảm các sai lầm trong công việc và cải thiện hiệu suất trong các tình huống áp lực cao.
iSpring Suite Max cho phép bạn tạo mô phỏng đối thoại với các tình huống, trong đó mỗi quyết định có một hệ quả hợp lý. Bộ công cụ có một trình soạn thảo dễ sử dụng, trình bày kịch bản phân nhánh dưới dạng cây. Bạn có thể tạo cảnh và kết nối chúng với nhau bằng chức năng kéo và thả.
Lợi ích của mô phỏng hội thoại JIT
Mô phỏng đối thoại là một cách tuyệt vời để thực hiện đào tạo đúng lúc, bởi vì:
- Mô phỏng cung cấp kinh nghiệm học tập cho việc đào tạo bán hàng và chăm sóc khách hàng.
- Kỹ năng giao tiếp tốt dẫn đến việc lắng nghe tích cực hơn và xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
- Mô phỏng khuyến khích nhân viên đặt mình vào vị trí của khách hàng, thúc đẩy sự đồng cảm.
- Người học nhận được phản hồi ngay lập tức từ các gợi ý và mẹo xuất hiện sau mỗi câu hỏi, cũng như phản hồi và khuyến nghị chi tiết ở cuối mô phỏng.
Cách áp dụng khóa đào tạo JIT thành công tại nơi làm việc
Mặc dù thời gian gần đây học tập đã trở thành một chủ đề nóng, nhưng nhiều công ty vẫn đang phải vật lộn để triển khai nó một cách thành công. Chúng tôi đã biên soạn một hướng dẫn từng bước thuận tiện để hỗ trợ tổ chức của bạn áp dụng một mô hình đào tạo đang phát triển mạnh chỉ trong thời gian ngắn.
Bước 1. Trau dồi văn hóa học hỏi trong doanh nghiệp của bạn
Bước đầu xây dựng văn hóa học hỏi không ngừng . Một nền văn hóa học tập mạnh mẽ coi đào tạo là một phần không thể thiếu của doanh nghiệp có liên quan trực tiếp đến kết quả kinh doanh.
Khám phá thêm về việc học hỏi các nền văn hóa trong video ngắn này của chuyên gia kinh doanh Nigel Paine.
Bước 2. Quyết định thông tin nào cần có sẵn “đúng lúc”
Không phải mọi phần đào tạo đều phù hợp với nội dung học JIT. Một trong những bước quan trọng (và khó) nhất trong quy trình là xác định nguồn đào tạo nào để chuyển đổi thành đào tạo JIT. Làm điều này sẽ đòi hỏi một phân tích nhu cầu mạnh mẽ. Thu thập càng nhiều dữ liệu càng tốt về khán giả của bạn, những vấn đề phổ biến nhất mà họ gặp phải ở nơi làm việc, những lỗ hổng trong quy trình đào tạo hiện tại và nội dung đào tạo cần thiết nhất để nhân viên có thể tiếp cận khi di chuyển.
Cần trợ giúp để thực hiện phân tích nhu cầu chuyên sâu? Chúng tôi đã tổng hợp mẫu phân tích nhu cầu đào tạo này để hướng dẫn bạn trong suốt quá trình.
Bước 3. Thiết kế chương trình đào tạo
Vì vậy, bạn đã thực hiện phân tích nhu cầu kỹ lưỡng và xác định các chủ đề đào tạo JIT chính mà bạn cần bao gồm: Bây giờ thì sao? Bước tiếp theo là vạch ra một chương trình đào tạo. Tạo danh sách tất cả các chủ đề nội dung đào tạo JIT mà bạn muốn đề cập, đồng thời xác định mục tiêu học tập và mục tiêu học tập cho từng chủ đề.
| Đề tài | Mục tiêu học tập | Mục tiêu học tập |
| Đào tạo về sự cố bên ngoài | Người học sẽ biết phải làm gì trong trường hợp xảy ra sự cố tại nơi làm việc bên ngoài. | Người học sẽ có thể:
|
| Đào tạo sơ cứu | Người học sẽ biết cách thực hiện sơ cứu và hô hấp nhân tạo an toàn trong trường hợp sơ cứu khẩn cấp. | Người học sẽ có thể:
|
Bước 4. Tạo nội dung đào tạo JIT phù hợp, vừa miệng
Bây giờ là lúc tạo nội dung đào tạo. Như đã đề cập, cách nhanh nhất để thực hiện việc này trong nhà là sử dụng công cụ tác giả eLearning .
Khi tạo nội dung JIT, hãy làm theo các nguyên tắc đơn giản sau:
- Chuyển đổi thông tin thành những phần nội dung nhỏ (microlearning).
- Tránh những đoạn văn dài, và chỉ bao gồm những thông tin thực sự cần thiết để người học có thể tìm ra câu trả lời ngay lập tức.
- Hãy ngắn gọn — không quá năm phút cho mỗi khóa đào tạo.
- Tạo nội dung được nhắm mục tiêu cao bằng cách chỉ chạm vào một nhu cầu đào tạo cho mỗi mô-đun đào tạo.
- Tập trung vào các năng lực liên quan đến công việc và giải quyết các khoảng cách năng lực được xác định trong quá trình phân tích nhu cầu.
- Kết hợp các tình huống trong thế giới thực vào nội dung của bạn để cung cấp ngữ cảnh (không chỉ thông tin) và cho người học cơ hội thực hành rõ ràng.
Để biết các mẹo về cách biến khóa đào tạo nhàm chán thành các khóa học hấp dẫn, không cần tìm đâu xa. Hội thảo trên web về học tập dựa trên kịch bản này là dành cho bạn!
Bước 5. Cung cấp nội dung đào tạo JIT
Khi bạn đã tạo xong nội dung đào tạo, bạn cần phải cung cấp cho nhân viên. Phương pháp phân phối phổ biến nhất là thông qua Hệ thống quản lý học tập (LMS) . LMS là một nền tảng học tập kỹ thuật số mà các tổ chức sử dụng để cung cấp, quản lý và theo dõi nội dung đào tạo. Nó có thể lưu trữ tất cả các loại nội dung học tập, bao gồm các khóa học eLearning, video, mô phỏng, câu đố và công cụ hỗ trợ việc làm kỹ thuật số. Đối với người học, LMS cung cấp một nền tảng dễ sử dụng, nơi họ có thể truy cập chương trình đào tạo trên mọi thiết bị, bất kỳ lúc nào họ cần.
Bạn muốn biết thêm? Video này là một tổng quan tuyệt vời về LMS là gì và nó có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển như thế nào.
Khi chọn một LMS để đào tạo JIT, hãy tìm các tính năng sau:
- Đáp ứng trên nhiều thiết bị, để tạo điều kiện học tập khi đang di chuyển
- Một ứng dụng học tập trên thiết bị di động để cung cấp cho nhân viên của bạn chương trình đào tạo cập nhật, ở đâu và khi nào họ cần, ngay cả khi ngoại tuyến.
- Cổng thông tin người dùng trực quan
- Các tính năng quản lý người dùng được suy nghĩ kỹ lưỡng
Bước 6. Phân tích dữ liệu đào tạo
Sau khi bạn triển khai chương trình đào tạo đúng lúc, điều quan trọng là phải phân tích dữ liệu đào tạo. Đó là nơi xuất hiện báo cáo LMS. Sử dụng các tính năng báo cáo LMS để thu thập dữ liệu về cách nhân viên sử dụng nội dung, nội dung họ tìm kiếm thường xuyên nhất và các chỉ số chính khác chứng minh rằng khóa đào tạo thành công.
Học cách hiểu dữ liệu LMS là rất quan trọng cho sự thành công lâu dài. Hiểu rõ về đánh giá đào tạo bằng cách sử dụng hướng dẫn toàn diện này về báo cáo LMS .
Làm thế nào để đo lường thành công của đào tạo đúng lúc
Khi nói đến việc đo lường sự thành công của việc học JIT, bạn có thể cần phải suy nghĩ lại về một số thước đo thành công cũ. Dưới đây là một vài ý tưởng giúp bạn đo lường hiệu quả của việc đào tạo JIT.
Quyết định những gì bạn cần đo lường
Trước tiên, bạn sẽ yêu cầu một ý tưởng rõ ràng về những gì bạn cần đo lường. Để đạt được điều này, hãy bắt đầu bằng cách tham khảo các mục tiêu học tập và kết quả mong muốn mà bạn đã xác định cho mỗi khóa đào tạo. Khóa đào tạo có đạt được mục tiêu này không? Các chỉ số bạn quyết định nên trả lời câu hỏi này trước tiên và quan trọng nhất.
Việc sử dụng một khuôn khổ đã được thử nghiệm và thử nghiệm để đo lường sự thành công trong đào tạo, chẳng hạn như Mô hình Kirkpatrick, làm cho quá trình đánh giá trở nên đơn giản hơn nhiều. Mô hình Kirkpatrick đưa ra phương pháp tiếp cận bốn cấp độ để đánh giá sự thành công trong đào tạo:
Thu thập phản hồi
Để hiểu đầy đủ về mức độ hiệu quả của các nhân viên tìm thấy khóa đào tạo JIT, bạn cần hỏi họ. Việc thu thập thông tin phản hồi này có thể tốn nhiều thời gian, nhưng dữ liệu là vô giá. Để hợp lý hóa quy trình, hãy thiết lập các cuộc họp với các bên liên quan để thu thập phản hồi của họ và tạo các cuộc khảo sát để gửi cho nhân viên.
Cách tốt nhất để đánh giá nó là đo lường việc đào tạo đã ảnh hưởng đến hiệu suất hàng ngày của nhân viên như thế nào. Ví dụ, doanh nghiệp của bạn phát hiện ra rằng nhiều nhân viên không thể ghi lại báo cáo sự cố một cách chính xác, vì vậy bạn đã tổ chức một khóa đào tạo JIT để giải quyết lỗ hổng kỹ năng này. Cách đáng tin cậy nhất để đo lường mức độ hữu ích của nó là khảo sát nhân viên để xem liệu khóa đào tạo có lấp đầy lỗ hổng kiến thức hay không. Nhân viên có thể tự tin ghi báo cáo sự cố sau khi hoàn thành khóa đào tạo không?
Đo lường ROI theo nhóm cụ thể
Khi đào tạo JIT được nhắm mục tiêu đến một nhóm hoặc nhóm cụ thể trong tổ chức, việc đo lường ROI liên quan đến đào tạo cụ thể là cực kỳ hữu ích. Ví dụ về điều này bao gồm doanh thu bán hàng, thời gian giới thiệu, điểm số sự hài lòng của khách hàng, thời gian phản hồi và số lượng truy vấn dịch vụ khách hàng tăng lên.
Hình dung thế này: Trong quá trình phân tích nhu cầu, bạn nhận thấy rằng nhóm chăm sóc khách hàng có thời gian trả lời dưới mức trung bình đối với các câu hỏi liên quan đến một sản phẩm cụ thể. Bạn cung cấp cho nhóm đào tạo JIT nhắm mục tiêu sản phẩm này và sau đó so sánh thời gian phản hồi trước và một vài tháng sau khóa đào tạo, để kiểm tra tính hiệu quả của nó.
Nhìn vào mức độ tương tác học tập tổng thể
Một chỉ báo rõ ràng rằng nội dung học tập đúng lúc của bạn đang tỏ ra hữu ích đối với nhân viên là mức độ tham gia học tập tổng thể của họ. Hầu hết các LMS đều có bảng điều khiển cho phép quản trị viên theo dõi mức độ tương tác của người học với nội dung đào tạo. Sử dụng bảng điều khiển này để kiểm tra xem có bao nhiêu nhân viên đang đăng nhập vào LMS hàng ngày, sử dụng nội dung, xếp hạng và chia sẻ nội dung đó.
Câu hỏi thường gặp về JITT
Chúng tôi đã tổng hợp danh sách Câu hỏi thường gặp về đào tạo đúng lúc, để giúp các tổ chức triển khai thành công phương pháp đào tạo này.
1. Ý nghĩa của việc học đúng lúc là gì?
Học tập Just in time tập trung vào việc cung cấp nội dung dễ tiếp cận và có liên quan cao cho người học. Người học được khuyến khích đóng vai trò tích cực trong việc học bằng cách xác định những lỗ hổng trong kiến thức của họ và tìm kiếm nội dung đào tạo mà họ cần để bổ sung cho họ. Điều này tạo ra nhiều người học tham gia và có động lực hơn, những người lưu giữ kiến thức tốt hơn.
Một trong những định nghĩa tốt nhất của việc học JIT mô tả nó như là một “phản ứng tiến hóa đối với nhu cầu của thị trường định hướng về tri thức và tốc độ” (Bradenburg & Ellinger, 2003, trang 311).
2. Sự khác biệt giữa Học “Đúng Trường hợp” và “Đúng lúc” là gì?
Chỉ trong trường hợp học tập theo một cách tiếp cận truyền thống hơn. Người học được đào tạo chuyên sâu bao gồm các chủ đề mà họ có thể cần biết trong tương lai. Rủi ro là vào thời điểm người học cần thông tin này, họ có thể đã quên khóa đào tạo.
Việc đào tạo vừa kịp thời giúp đơn giản hóa quá trình đào tạo bằng cách cung cấp các nguồn đào tạo ngay lập tức, dễ dàng tiếp cận mà người học có thể khai thác khi cần thông tin xuất hiện. Đó là một cách tiếp cận đào tạo linh hoạt hơn, tập trung vào người học giúp tránh tình trạng kiệt sức của người học và tăng chất lượng học tập.
3. Nền tảng hoặc phần mềm tốt nhất để đào tạo đúng lúc là gì?
Nền tảng học tập đúng lúc tốt nhất là Hệ thống quản lý học tập. Một LMS mạnh mẽ trang bị cho các tổ chức những công cụ cần thiết để đào tạo nhân viên tại thời điểm cần thiết và trên bất kỳ thiết bị nào. Với phần mềm mạnh mẽ của phần mềm đúng lúc này, công ty của bạn có thể lưu trữ nội dung đào tạo, theo dõi tiến độ của người học, tự động quản lý các nhiệm vụ đào tạo và đào tạo quy mô trong toàn doanh nghiệp. Người học có thể kiểm soát toàn bộ quá trình đào tạo của mình và truy cập các khóa đào tạo mọi lúc, mọi nơi.
Lời kết
Khi thế giới đào tạo phát triển, đào tạo đúng lúc đã trở thành phương pháp được lựa chọn — và thực sự không có gì ngạc nhiên. Đào tạo JIT là cách hoàn hảo để đào tạo lực lượng lao động toàn cầu, nhân viên không bàn giấy và nhân viên làm việc trong môi trường có nhịp độ nhanh, nơi họ cần thông tin chi tiết trong tầm tay. Không chỉ rèn luyện thời gian linh hoạt và hiệu quả mà còn tốt cho lợi nhuận.
