Đào tạo tại chỗ

Bạn có biết rằng có một “vũ khí bí mật” để biến tiềm năng của nhân viên thành hiệu suất và đưa các học viên thăng tiến nhanh chóng không? Bí mật không phải là một công nghệ mới; đó là một phương pháp đã được thành lập được gọi là đào tạo tại chỗ hoặc OJT.

Đào tạo tại chỗ được gọi là nhiều thứ: học thực hành, vừa học vừa làm, hoặc cố vấn trong công việc. Đó là loại giải pháp đào tạo và phát triển kỹ năng đơn giản đến mức thường bị bỏ qua. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn lời giải thích toàn diện về OJT, bao gồm:

• Đào tạo tại chỗ là gì?
• Có những loại hình đào tạo tại chỗ nào? 
• OJT có thể mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp của bạn?
• Làm thế nào bạn có thể bắt đầu đào tạo tại chỗ?

Đào tạo tại chỗ là gì?

Đào tạo tại chỗ là cách để nhân viên học hỏi các quy trình liên quan đến công việc bằng cách quan sát và thực hiện các nhiệm vụ công việc. OJT tập trung vào việc hòa nhập nhân viên vào môi trường làm việc hàng ngày của họ. Hầu hết những người tham gia là những người mới được tuyển dụng trong một vai trò công việc; tuy nhiên, phương pháp này cũng có thể được sử dụng như một phần của luân chuyển công việc nội bộ hoặc chương trình thực tập chuyên nghiệp.

Trong OJT, một người mới tham gia vào vai trò công việc được ghép nối với một thành viên hoặc nhà lãnh đạo có kinh nghiệm trong nhóm. Học viên thường đi cùng với đồng nghiệp hoặc người cố vấn của họ để quan sát các nhiệm vụ được hoàn thành trong một ngày làm việc điển hình. Sau một thời gian quan sát và giải thích, học viên được phép thực hiện một công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể mà họ đã quan sát.

Thông thường, nhu cầu đào tạo tại chỗ xuất phát từ nội bộ công ty. Nhưng cũng có các Trung tâm Việc làm Hoa Kỳ tại Hoa Kỳ cung cấp các cơ hội OJT cho những người tham gia tìm kiếm việc làm. Được thành lập theo Đạo luật Đầu tư Lực lượng Lao động và được ủy quyền lại trong Đạo luật Cơ hội và Đổi mới Lực lượng Lao động (WIOA) năm 2014, họ làm việc với các công ty khác nhau và giúp đỡ họ khi tuyển dụng ứng viên mới. Trong một số trường hợp nhất định, người sử dụng lao động thậm chí có thể nhận được khoản hoàn trả tiền lương lên tới 50% chi phí đào tạo thêm tại chỗ cho các cá nhân được thuê thông qua hệ thống lực lượng lao động công.

Các hình thức đào tạo tại chỗ

Đào tạo tại chỗ được sử dụng trong nhiều ngành khác nhau và có thể có cấu trúc hoặc không cấu trúc.

OJT không có cấu trúc 

Nó thường không có chương trình đào tạo nhất định. Người mới thuê quan sát hoặc làm việc cùng với một đồng nghiệp có kinh nghiệm. Đồng nghiệp, đóng vai trò là người đào tạo, chọn các nhiệm vụ công việc và các hoạt động mà họ muốn người đào tạo học hỏi. Nó hoạt động tốt nhất cho các vị trí công việc hạn chế trong một công ty yêu cầu thực tập sinh phải thực hiện các nhiệm vụ được xác định rõ ràng một cách nhất quán. Ví dụ, nếu bạn thuê một lễ tân cho phòng khám y tế của mình, bạn cần dạy họ cách điền vào mẫu hợp đồng, đếm tiền mặt và làm việc với phần mềm lập lịch. Hoặc, nếu bạn thuê một công nhân bảo trì máy móc, bạn cần giải thích cách thực hiện các kiểm tra chẩn đoán cơ bản, kiểm tra hoạt động của máy và kiểm tra các bộ phận máy bị hư hỏng để xác định xem có cần sửa chữa lớn hay không.

OJT có cấu trúc

Điều này được thiết kế và cung cấp một cách bài bản, rõ ràng. Nó thường bao gồm một chương trình đào tạo rõ ràng với các nhiệm vụ, hướng dẫn và tiến trình hoàn thành. Mỗi đồng nghiệp hoàn thành cùng một chương trình đào tạo và các hoạt động cho một vai trò công việc nhất định. Ví dụ: bạn có thể tạo một chương trình học tập riêng cho toàn bộ nhân viên trung tâm cuộc gọi, nhóm bán hàng hoặc tất cả công nhân xây dựng đường cao tốc.

5 Lợi ích của Đào tạo Tại chỗ

Hãy xem chương trình OJT được thiết kế tốt mang lại lợi ích cho các tổ chức như thế nào.

• Cung cấp trải nghiệm học tập tùy chỉnh . Nhân viên mới học cách thực hiện nhiệm vụ theo cách chính xác cho tổ chức của bạn. Điều này có thể giúp nhân viên mới của bạn loại bỏ điểm yếu của họ, có được các kỹ năng cần thiết, hiểu các giá trị của công ty và làm việc hiệu quả hơn nhanh chóng.
• – Hiệu quả về chi phí . Việc đào tạo thường được tiến hành bởi các đồng nghiệp có kinh nghiệm tại nơi làm việc, không phải trong lớp học. Vì nó loại bỏ nhu cầu thuê huấn luyện viên bên ngoài tốn kém để tổ chức hội thảo và các buổi đào tạo khác, hoặc đi du lịch bên ngoài, nó yêu cầu chi phí tối thiểu.
• Tăng sự gắn bó của người lao động và sự hài lòng trong công việc . Một nghiên cứu gần đây của LinkedIn cho thấy 94% người được hỏi sẽ ở lại với một tổ chức lâu hơn nếu tổ chức đó đầu tư vào sự nghiệp của họ. Một nghiên cứu khác cho thấy những nhân viên được cung cấp OJT hạnh phúc hơn 30% với sự nghiệp của họ so với những người không được đào tạo.
• Phát triển nguồn nhân lực nội bộ . Loại hình đào tạo này mang lại cho những người lao động có kinh nghiệm của bạn cơ hội cố vấn cho đồng nghiệp mới trong một khuôn khổ có cấu trúc. Điều này có thể giúp bạn chuẩn bị cho các thành viên trong nhóm có hiệu suất cao để thăng tiến trong tương lai.
• Giảm doanh thu . Nhân viên là tài sản quan trọng nhất của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc thu hút, tuyển dụng và giữ chân nhân tài hàng đầu có thể khó khăn trong nhiều thị trường việc làm ngày nay. Việc đào tạo có thể cho cả nhân viên mới và nhân viên hiện tại thấy rằng bạn nghiêm túc trong việc tạo cơ hội việc làm lâu dài.

Cách bắt đầu đào tạo tại chỗ

Khi bạn đã quyết định tạo một chương trình đào tạo tại chỗ, đã đến lúc thiết kế giải pháp phù hợp nhất với bạn. Phương pháp tiếp cận có hệ thống gồm sáu bước, chẳng hạn như phương pháp được mô tả ở đây, là một khuôn mẫu tuyệt vời cho bất kỳ loại hình đào tạo nào.

Bước 1: Đánh giá nhu cầu

Khi thiết kế bất kỳ loại chương trình học nào, hãy luôn bắt đầu với phần cuối. Hỏi:

• Mục tiêu chung của công ty chúng tôi cho chương trình là gì?
• Những vai trò công việc nào sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ ​​OJT?
• Trình độ, kiến ​​thức, kỹ năng cứng và mềm cho các vai trò công việc này là gì?
• Những người mới tuyển dụng thường đã có những năng lực hoặc kiến ​​thức nào?
• Những kỹ năng hoặc kiến ​​thức mới nào mà chúng ta thường phải dạy cho những người mới thuê của mình?
• Họ có yêu cầu bất kỳ kỹ năng bổ sung nào mà chúng ta cần dạy họ không?

Khi bạn đã xác định được nhu cầu đào tạo cấp bách nhất của mình , bạn có thể bắt đầu xác định kiến ​​thức hoặc năng lực cụ thể mà OJT của bạn nên bao gồm. Đây là vài ví dụ:

Bước 2: Lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp

Bước tiếp theo của bạn là kết hợp các nhiệm vụ đào tạo với phương pháp đào tạo phù hợp. Dưới đây là một số kỹ thuật đào tạo phổ biến nhất:

• Huấn luyện / cố vấn. Thực tập sinh làm việc trực tiếp dưới sự giám sát của quản lý hoặc trưởng nhóm. Huấn luyện viên hoặc người cố vấn cung cấp một vòng phản hồi mang tính xây dựng cho học viên.
• Thực tập. Các công việc thực tập thường tập trung vào các khía cạnh lý thuyết và thực tiễn của một vai trò công việc và có thể chủ yếu hiện diện cho mục đích quan sát.
• Hệ thống bạn thân. Một hệ thống bạn thân ghép học viên với một thành viên trong nhóm ở cùng cấp độ, trái ngược với một nhà lãnh đạo. Phương pháp này mang lại cho học viên một cơ hội duy nhất để quan sát cách các nhiệm vụ công việc được thực hiện trong bối cảnh thế giới thực.
• Đánh bóng công việc hoặc quan sát. Shadowing là khi một người mới thuê đi cùng với một đồng nghiệp có kinh nghiệm trong thời gian đào tạo để xem cách đồng nghiệp cấu trúc ngày của họ và thực hiện các chức năng công việc thường xuyên. Học viên thường không tham gia vào các nhiệm vụ công việc; thay vào đó, mục tiêu của họ là lắng nghe và học hỏi.
• Luân chuyển công việc / giãn phân công. Họ đặt các cá nhân từ vị trí trước đây và một lĩnh vực của tổ chức vào một vai trò công việc khác trong một khoảng thời gian nhất định. Những người tham gia luân chuyển công việc có thể được chỉ định một người bạn hoặc người cố vấn để hướng dẫn họ.
• eLearning. Công nghệ học tập ngày nay giúp các tổ chức có thể đào tạo nhân viên của họ trực tuyến. Các yếu tố chính của eLearning là các mô-đun đào tạo tập trung, ngắn gọn có thể được tích hợp vào một chương trình OJT và được truy cập như một phần của thói quen đào tạo hàng ngày. 

Một số nhiệm vụ yêu cầu sự tham gia tích cực, trong khi những nhiệm vụ khác tập trung vào việc xây dựng kiến ​​thức. Để hỗ trợ các loại nhiệm vụ khác nhau, bạn sẽ cần thiết kế một chương trình học kết hợp.

Dưới đây là kế hoạch đào tạo tại chỗ cho một kỹ thuật viên sửa chữa thiết bị có thể trông như thế nào:

Khi bạn đã vạch ra kế hoạch học tập kết hợp , đã đến lúc chọn các công cụ và tài nguyên để phát triển chương trình của mình.

Bước 3: Chọn công cụ và tài nguyên

Một OJT kết hợp sẽ yêu cầu một loạt các nguồn lực, chẳng hạn như con người, phần mềm, tài liệu, công cụ, v.v. Hãy dành thời gian để xác định các nguồn lực bạn cần để thực hiện chiến lược đào tạo công việc của mình! Nếu bạn bỏ qua phần này của quy trình, bạn sẽ không có chi tiết để tạo ra các tài liệu học tập phù hợp.

Biểu đồ dưới đây gợi ý các loại công cụ và nguồn lực cần thiết cho các nhiệm vụ đào tạo kỹ thuật viên sửa chữa thiết bị.

Bạn có nhận thấy một công cụ đào tạo chung cho mỗi phương pháp đào tạo không? Công cụ hỗ trợ quan trọng nhất để đào tạo thành công là hệ thống quản lý học tập hoặc LMS. Nó là “một cửa” của bạn để quản lý và theo dõi kết quả học tập.

Một LMS mạnh mẽ cho phép bạn tải lên nhanh chóng bất kỳ loại tài liệu học tập nào, bao gồm các bài thuyết trình, tài liệu, video và các khóa học SCORM . Sau khi nội dung được tải lên, bạn có thể mời nhân viên tham gia LMS và chỉ định các khóa học. Ví dụ: CEODATVIET cũng có lịch để hỗ trợ việc lên lịch các sự kiện ngoại tuyến và tích hợp Zoom để tổ chức các cuộc họp trực tuyến.

Nếu bạn định cung cấp đào tạo trực tuyến và tạo tài liệu eLearning trong nhà (chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề này chi tiết hơn trong phần tiếp theo), bạn sẽ cần một công cụ soạn thảo khóa học. Ví dụ: bạn có thể sử dụng iSpring Suite để xây dựng các mô-đun eLearning mạnh mẽ, video bài giảng, ghi màn hình, đóng vai và đánh giá tương tác về bất kỳ chủ đề đào tạo nào. Tất cả nội dung bạn tạo bằng iSpring Suite sẽ được triển khai hoàn hảo trong CEODATVIET LMS.

Bước 4: Vật liệu thiết kế

Bạn có thể đã có sách hướng dẫn, SOP và tài liệu khác hoặc ít nhất biết cách lắp ráp chúng. Vì vậy, chúng tôi sẽ tập trung vào việc thiết kế các khóa học eLearning tương tác cao hơn một số cấp độ. Chúng là một công cụ học tập mạnh mẽ có thể giúp bạn tăng đáng kể mức độ tương tác, động lực và khả năng lưu giữ kiến ​​thức của người học.

Khi nói đến phát triển khóa học, bạn có ba lựa chọn cơ bản:

1. Bạn có thể thuê ngoài việc tạo nội dung cho nhà cung cấp bên thứ ba . Lợi thế lớn nhất của việc thuê ngoài là nó có thể giúp bạn “khởi động” dự án của mình một cách nhanh chóng. Các nhà cung cấp thường có một nhóm các nhà phát triển thiết kế hướng dẫn, đồ họa và đa phương tiện, những người có thể tạo bất kỳ loại nội dung học tập nào. Nếu bạn đi theo con đường thuê ngoài, hãy chắc chắn đầu tư thời gian và tiền bạc vào đó! Gia công phần mềm là cách tốn kém nhất để phát triển nội dung và bạn có thể mong đợi tỷ lệ của nhà cung cấp thay đổi, dựa trên loại kỹ năng thiết kế bạn cần.
2. Bạn có thể mua phần mềm học liệu hiện có sẵn . Mua nội dung hiện có chắc chắn sẽ cho phép bạn thiết lập chương trình giảng dạy trong thời gian ngắn hơn so với việc bạn quyết định tạo nội dung đó trong nhà và ít tốn kém hơn đáng kể so với thuê ngoài. Phần mềm học liệu uy tín có thể chứa thông tin chính xác và cập nhật; tuy nhiên, bạn nên mong đợi nó cung cấp trải nghiệm người dùng khá chung chung. Nội dung không có sẵn sẽ không bao gồm bất kỳ điểm nhấn tùy chỉnh hoặc thương hiệu cá nhân nào trừ khi bạn trả thêm tiền cho các dịch vụ này. Thêm vào đó, bạn khó có thể tìm thấy các khóa học làm sẵn cho một lĩnh vực công việc chuyên biệt.
3. Bạn có thể tạo nội dung ngay trong nhà . Tự xây dựng nội dung học tập có thể là một lựa chọn tốt hơn cho bạn vì đó là giải pháp hiệu quả nhất về chi phí ( đọc ở đây về ước tính chi phí ) và giải pháp thiết thực. Tạo chương trình giảng dạy cho phép bạn tận dụng kiến ​​thức chuyên môn của các nhà lãnh đạo và nhân viên giàu kinh nghiệm nhất, những người có hiểu biết sâu sắc về văn hóa công ty, vì vậy bạn có thể tùy chỉnh các giải pháp học tập tốt nhất. Nó cũng cung cấp cho bạn toàn bộ quyền sở hữu đối với các tài liệu, vì vậy các chỉnh sửa và cập nhật sẽ không yêu cầu bất kỳ khoản chi phí khó khăn nào nữa. 

Khi phát triển nội dung trong nhà, hãy nhớ rằng iSpring Suite cũng có thể biến các tài liệu như SOP và hướng dẫn sử dụng ở định dạng PDF hoặc bản trình bày PowerPoint thành một thư viện tài nguyên ảo cho người học của bạn. Bộ công cụ cũng cho phép bạn tạo Nội dung tuân thủ Phần 508 và WCAG cho những người khuyết tật.

Truy cập trang demo để biết thêm ý tưởng về cách bạn có thể sử dụng iSpring Suite để phát triển tài liệu học tập của mình.

Bước 5: Xác định và chuẩn bị cho người của bạn

Hãy đảm bảo sắp xếp đội ngũ huấn luyện viên, cố vấn và nhân viên có kinh nghiệm hiểu biết trong khi chương trình của bạn đang trong giai đoạn lập kế hoạch. Làm cho các huấn luyện viên của bạn nhận thức được rằng OJT sẽ là một quá trình chu đáo và có hệ thống, không phải là một nỗ lực “bới lông tìm vết”.

Nhóm hỗ trợ của bạn phải có kiến ​​thức chuyên môn cần thiết để kiểm tra chất lượng tài liệu đào tạo của bạn về độ chính xác. Khi nội dung đã hoàn thành, hãy tổ chức một loạt các buổi đào tạo-huấn luyện viên (còn được gọi là “buổi T3”) để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu cách thực hiện từng nhiệm vụ hoặc hoạt động. Khi nhóm của bạn đã sẵn sàng, đã đến lúc tải lên nội dung, tiến hành thử nghiệm và khởi chạy chương trình đào tạo của bạn.

Bước 6: Đánh giá kết quả và cải thiện

Sau khoảng thời gian khởi chạy đầu tiên, bạn sẽ muốn xem lại kết quả của chương trình đào tạo của mình. Các chuyên gia học tập thường theo dõi kết quả học tập và dựa trên hiệu suất cho các học viên ở các khoảng thời gian 30, 60 và 90 ngày. Đánh giá dài hạn vào thời điểm 6 tháng và 1 năm sau khi hoàn thành khóa đào tạo có thể đưa ra dấu hiệu xác thực về mức độ duy trì và sử dụng khóa đào tạo của học viên hàng ngày.

Nếu bạn sử dụng LMS, bạn có thể theo dõi tiến độ học tập ở cả cấp độ cá nhân và nhóm với sự trợ giúp của các báo cáo LMS . 

Lời kết

Lợi ích của OJT không chỉ là đào tạo tuyển dụng mới. Một chương trình được thiết kế tốt báo hiệu cam kết học tập của tổ chức bạn, điều này có thể giúp bạn thu hút và giữ chân những nhân viên mới giỏi nhất. Đào tạo cũng mang lại cho nhân viên hiệu suất cao cơ hội cố vấn và hướng dẫn đồng nghiệp mới nhất của họ. Cùng với chương trình tuyển dụng mới hiện có của bạn, OJT có thể đảm bảo rằng các học viên của bạn cảm thấy có giá trị và có động lực để thành công trong suốt sự nghiệp của họ với tổ chức của bạn.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào về điều tạo nên sự đào tạo tại chỗ tuyệt vời, chúng tôi rất muốn nghe ý kiến ​​của bạn bên dưới.