Làm việc từ xa chắc chắn là phổ biến hơn trước đây, nhưng nó vẫn đi kèm với những thách thức. Vô số sự phân tâm, khó quản lý thời gian và giao tiếp nhóm rời rạc không phải là những trở ngại duy nhất bạn có thể gặp phải khi làm việc tại nhà. Tuy nhiên, trang bị cho bản thân và nhóm của bạn một hộp công cụ gồm phần mềm phù hợp có thể giúp bạn làm việc hiệu quả và duy trì mức độ tương tác cao của nhân viên.
Đây là danh sách 25 công cụ cần thiết cho công việc từ xa của chúng tôi. Chúng tôi đã phân đoạn chúng theo cách sử dụng để giúp bạn hiểu loại phần mềm nào mà nhóm của bạn sẽ được hưởng lợi nhiều nhất. Hãy đi sâu vào danh sách.
Phần mềm quản lý dự án
Một công cụ quản lý dự án là mạch máu của các nhân viên làm việc từ xa. Nó giúp các nhóm ảo tổ chức công việc và quản lý nhiệm vụ một cách hiệu quả. Các công cụ này bao gồm, nhưng không giới hạn ở các tùy chọn lập kế hoạch / lập lịch, cộng tác, tài liệu và đánh giá. Tất cả những điều này vô cùng hữu ích để hình dung phạm vi của một dự án và đạt được mục tiêu công việc nhanh hơn.
1. Asana
Asana là phần mềm dựa trên đám mây được thiết kế để giúp các nhóm theo dõi và quản lý công việc của họ. Nó cho phép bạn vạch ra từng chi tiết nhỏ nhất của các dự án trong công ty, từ việc thiết lập nhiệm vụ, tiến trình và kỳ vọng cho nhóm của bạn đến tạo báo cáo tiến độ chi tiết và khám phá lịch sử của dự án.
Giá: Miễn phí cho cá nhân và đội nhỏ (tối đa 15 đồng đội). Đối với các nhóm vừa và đang phát triển, giá bắt đầu từ $ 10,99 cho mỗi người dùng / tháng (thanh toán hàng năm).
2. Trello
Trello là một công cụ dựa trên web khác đi kèm với các tính năng mạnh mẽ để quản lý các dự án. Nó đặc biệt được đánh giá cao về chức năng hiển thị các nhiệm vụ của dự án. Công cụ này bao gồm danh sách, bảng và thẻ cho phép bạn sắp xếp và ưu tiên các dự án của mình và theo dõi tất cả các khía cạnh của chúng một cách trực quan. Và nó có một ứng dụng di động dễ sử dụng, một giải pháp hoàn hảo cho nhân viên từ xa khi di chuyển.
Giá cả: Miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân. Gói nhóm bắt đầu từ $ 9,99 người dùng / tháng (thanh toán hàng năm).
3. YouTrack
YouTrack là một nền tảng quản lý dự án và theo dõi vấn đề dựa trên trình duyệt được tối ưu hóa cho các nhà phát triển và nhóm nhanh nhẹn. Nó cho phép bạn theo dõi các nhiệm vụ và lỗi, lập kế hoạch phát hành và chạy nước rút cũng như tạo quy trình làm việc. Không giống như nhiều trình theo dõi vấn đề khác, YouTrack có thể được tùy chỉnh để các vấn đề của bạn sẽ phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án của bạn.
Giá cả: Miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân và nhóm nhỏ (tối đa 3 thành viên). Đối với các nhóm vừa và đang phát triển, giá bắt đầu từ 4,16 đô la cho mỗi người dùng / tháng (thanh toán hàng năm).
4. Ý niệm
Notion tự thể hiện mình là không gian làm việc tất cả trong một mang mọi thứ mà nhân viên cần để quản lý các dự án lại với nhau ở một nơi. Nó bao gồm một loạt các công cụ: bảng tác vụ với trình chỉnh sửa kéo và thả linh hoạt, lịch, cơ sở kiến thức, công cụ để ghi chú và danh sách kiểm tra cá nhân hàng tuần. Tất cả đều giúp lập kế hoạch và thảo luận về các dự án, chia sẻ thông tin với đồng nghiệp và theo dõi tất cả các ý tưởng.
Định giá: Có gói miễn phí cung cấp một số khối giới hạn mà bạn có thể thêm vào trang của mình (1.000) và tệp tải lên (5MB). Đối với nhóm, giá là $ 8 mỗi người dùng / tháng (thanh toán hàng năm).
5. Làm lại
Redmine là một ứng dụng quản lý dự án mã nguồn mở miễn phí với hỗ trợ đa ngôn ngữ. Giống như các công cụ tương tự khác, nó có biểu đồ và lịch để lập kế hoạch, hệ thống theo dõi vấn đề linh hoạt, tính năng theo dõi thời gian đơn giản và tùy chọn quản lý tệp. Tuy nhiên, để sử dụng phần mềm này, trước tiên bạn cần tải về và cài đặt trên máy tính của mình.
Giá cả: Miễn phí
Công cụ truyền thông
Một trong những thách thức lớn nhất khi nói đến làm việc từ xa là rủi ro giao tiếp. Các đội ảo yêu cầu sự tương tác rõ ràng và liên tục với tất cả các thành viên. Rất may, có một loạt các công cụ hiện đại cho phép nhân viên thảo luận các nhiệm vụ và dự án trong thời gian thực mọi lúc mọi nơi để mọi thứ diễn ra nhanh chóng. Đây chỉ là một vài trong số họ:
6. Chốc
Slack là một nền tảng giao tiếp kinh doanh cho phép bạn tạo một số kênh cho các nhóm khác nhau và thêm thành viên mới vào nhiều kênh. Nhân viên có thể gửi tin nhắn tức thì, chia sẻ tệp và bắt đầu cuộc gọi điện video. Một trong những tính năng nổi bật của Slack là nó có thể tích hợp với nhiều ứng dụng và quy trình làm việc khác, bao gồm bán vé, hỗ trợ và bán hàng.
Định giá: Có phiên bản miễn phí lưu giữ lịch sử tìm kiếm có giới hạn của các tin nhắn trước đây và cho phép bạn chỉ tổ chức các cuộc gọi điện video 1: 1 giữa các thành viên trong nhóm. Phiên bản trả phí bắt đầu ở mức $ 6,67 cho mỗi người dùng hoạt động / tháng (thanh toán hàng năm).
7. Skype
Skype được hàng triệu người dùng sử dụng mỗi ngày để gọi điện video, gửi tin nhắn, chia sẻ màn hình và chia sẻ tài liệu. Hầu hết mọi người đều có tài khoản Skype cá nhân, vì vậy nếu bạn không muốn đầu tư vào một nền tảng giao tiếp cụ thể cho công ty của mình, thì đó có thể là một cách tuyệt vời để giữ liên lạc với nhân viên từ xa của bạn.
Giá cả: Miễn phí, nhưng một số dịch vụ của Skype như gọi điện thoại di động hoặc điện thoại cố định (SkypeOut) sẽ phải trả phí.
8. Rocket.Chat
Rocket.Chat là một giải pháp thay thế Slack mã nguồn mở – người dùng có thể sửa đổi và tích hợp nó với rất nhiều công cụ như Trello, Gmail, Freshdesk, Google Docs và Dropbox. Rocket.Chat cũng cho phép bạn tổ chức phòng trò chuyện cho đồng nghiệp trên máy chủ của riêng bạn. Tất nhiên, điều này cung cấp bảo mật bổ sung nhưng yêu cầu thiết lập nhiều hơn một chút và một số kỹ năng kỹ thuật.
Định giá: Chi phí từ $ 3,00 cho mỗi người dùng / tháng. Ngoài ra còn có một gói miễn phí với một số tính năng hạn chế.
Công cụ hội nghị trên web
Loại phần mềm này cũng có thể được định nghĩa như một công cụ giao tiếp. Tuy nhiên, chúng được thiết kế đặc biệt để tổ chức các cuộc họp trực tuyến và cung cấp các tính năng nâng cao cho hội nghị trên web như chia sẻ máy tính để bàn và các tùy chọn lên lịch. Chúng cũng có thể được sử dụng để đào tạo nhân viên từ xa.
9. Phóng to
Zoom là một công cụ dựa trên đám mây giúp các nhóm thảo luận về dự án của họ và các chủ đề công việc khác thông qua hội nghị truyền hình và trò chuyện. Trong các cuộc họp trực tuyến, bạn có thể ghi lại cuộc họp video của mình dưới dạng video có thời lượng đầy đủ. Zoom cũng có tính năng chia sẻ màn hình, gọi điện hội nghị với nhiều người dùng và lên lịch họp.
Giá cả: Miễn phí cho các cuộc họp cá nhân. Các gói trả phí cho phép tổ chức các cuộc họp nhóm bắt đầu từ $ 14,99 mỗi máy chủ lưu trữ / tháng.
10. GoToMeeting
GoToMeeting là một giải pháp hội nghị truyền hình dựa trên web khác. Giống như Zoom, nó cung cấp một loạt các công cụ hữu ích để làm cho các cuộc họp của bạn hiệu quả và tương tác hơn. Chúng bao gồm âm thanh web, chia sẻ màn hình, đường dây hội nghị quay số, quay video và các công cụ vẽ. GoToMeeting cũng cung cấp tính năng nhắn tin nhanh và email – tất cả đều tích hợp với Microsoft Office.
Định giá: Bắt đầu từ $ 12,00 mỗi tháng cho tối đa 150 người (thanh toán hàng năm).
11. Google Meet
Google Meet là một công cụ cộng tác dựa trên đám mây nằm trong G-Suite của Google. Cho dù bạn cần thực hiện cuộc gọi thoại hay cuộc gọi video, chỉ cần trò chuyện hay gửi tin nhắn đa phương tiện, dịch vụ này sẽ giúp mọi loại hình cộng tác nhóm trở nên cực kỳ dễ dàng, bất kể các thành viên trong nhóm của bạn ở đâu hoặc họ sử dụng thiết bị nào.
Giá cả: Nó được bán trong gói G-Suite hoàn chỉnh, có sẵn thông qua ba gói dịch vụ. Gói Cơ bản có giá $ 6 mỗi người dùng / tháng.
Công cụ đào tạo nhân viên từ xa
Tất nhiên, bạn có thể đào tạo trực tuyến các nhóm từ xa của mình với sự trợ giúp của các công cụ hội nghị trên web, nhưng trong nhiều trường hợp, việc này có thể hiệu quả hơn nếu bạn cung cấp cho nhân viên của mình tài liệu đào tạo để tự học theo nhịp độ không đồng bộ. Hệ thống quản lý học tập (LMS) và công cụ biên soạn khóa học chính là những gì bạn cần ở đây.
12. Moodle
Moodle là một mã nguồn mở miễn phí và là một hệ thống quản lý học tập (LMS) rất linh hoạt. Nó có thể được sử dụng để thực hiện các khóa học trực tuyến và cũng có thể được mở rộng với hơn 500 plug-in cho các bài tập, câu đố, chứng nhận, chấm điểm và học tập xã hội. Tuy nhiên, nếu bạn chưa bao giờ xử lý các LMS, bạn có thể sẽ cần các chuyên gia để giúp bạn triển khai và quản lý nó.
Giá cả: Miễn phí
13. iSpring Tìm hiểu LMS
iSpring Learn là một LMS dễ sử dụng cho phép bạn quản lý hoạt động đào tạo của công ty mà không cần phải tìm hiểu bất kỳ tùy chọn kỹ thuật nào. Khá đơn giản để triển khai hệ thống, tải các khóa học, tạo lộ trình học tập và tạo báo cáo. Hơn nữa, iSpring Learn đi kèm với một công cụ soạn thảo mạnh mẽ – iSpring Suite – mà chúng tôi sẽ trình bày chi tiết hơn bên dưới.
Định giá: Các gói định giá khác nhau tùy thuộc vào số lượng người học đăng nhập vào nền tảng mỗi tháng. Ví dụ, kế hoạch cho 100 người học / tháng có giá 3,66 đô la cho mỗi người học. Bạn càng có nhiều người dùng, giá càng rẻ.
14. iSpring Suite
iSpring Suite là bộ công cụ đầy đủ tính năng để xây dựng các khóa học điện tử sẵn sàng cho thiết bị di động với các câu đố, video hướng dẫn và mô phỏng hộp thoại. Nó trực quan và đơn giản để sử dụng, vì vậy bạn có thể tạo nội dung eLearning mà không cần đào tạo trước. Với iSpring, bạn không chỉ có thể xây dựng các khóa học từ đầu mà còn có thể chuyển đổi các bài thuyết trình PowerPoint hiện có của bạn thành các khóa học điện tử tương tác và biến sách hướng dẫn và sách giáo khoa Word và PDF thành sách điện tử chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Định giá: Đi kèm với tư cách là một công cụ miễn phí khi đăng ký iSpring Learn LMS. Bộ công cụ tác giả độc lập có giá $ 970 / năm (Thư viện nội dung, Hỗ trợ kỹ thuật qua điện thoại và trò chuyện trực tiếp, và các nâng cấp đi kèm).
Để tìm hiểu cách bắt đầu đào tạo nhân viên làm việc tại nhà, hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi về đào tạo từ xa .
Công cụ cộng tác tài liệu
Những công cụ này có thể giúp nhân viên từ xa tổ chức tất cả các tệp và dữ liệu của họ ở một nơi và cung cấp quyền truy cập suốt ngày đêm vào tài liệu từ mọi nơi. Chúng cũng cho phép bạn xem, chỉnh sửa và làm việc đồng thời trên cùng một tài liệu mà không cần gửi email cho nhau cả ngày – điều này giúp đẩy nhanh quy trình làm việc.
15. G-Suite
Chúng tôi đã đề cập đến G-Suite khi nói về Google Meet. Ở đây, chúng tôi đề cập đến tài liệu, trang tính và trang trình bày của Google cũng là một phần của G-Suite. Những điều này cho phép bạn tạo ghi chú, trang tính và bản trình bày với lợi ích bổ sung là được trực tuyến và chia sẻ. Bạn có thể làm việc trên các tài liệu với đồng nghiệp của mình đồng thời qua đám mây – chỉ cần cấp cho họ quyền truy cập để chỉnh sửa hoặc đặt nó dưới dạng tệp ‘chỉ xem’ và để lại nhận xét trong thời gian thực.
Giá cả: Bắt đầu từ $ 6 mỗi lần sử dụng / tháng cho gói Cơ bản.
16. Hợp lưu
Confluence là một phần mềm cộng tác tài liệu cho các nhóm cũng có thể dùng làm cơ sở kiến thức. Nó cho phép các thành viên trong nhóm dễ dàng chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu, bảng tính, bản trình bày và hình ảnh, đồng thời theo dõi mọi phiên bản và thay đổi được thực hiện đối với một trang. Người dùng có thể ghim nhận xét về các tệp được chia sẻ, thêm đề xuất hoặc phản hồi của họ và chỉnh sửa tệp ngay từ trang tổng quan Hợp lưu của họ.
Giá cả: Có gói Miễn phí cho tối đa 10 người dùng, 2GB bộ nhớ và Hỗ trợ cộng đồng. Nhóm trên 11 tuổi có $ 5 người dùng / tháng.
17. Bit.ai
Bit.ai là một trong những công cụ cộng tác tài liệu giàu tính năng nhất trên thị trường. Nó cho phép bạn tạo ghi chú nhanh, tài liệu, wiki, cơ sở kiến thức, dự án và hướng dẫn đào tạo, đồng thời tích hợp các công cụ bạn làm việc. Với Bit.ai, bạn có thể chia sẻ bất kỳ loại đa phương tiện nào như video YouTube, danh sách phát SoundCloud, GIF, bảng Pinterest và Tweet. Nói chung, bất kỳ thứ gì trên web có liên kết đều có thể được chia sẻ và công cụ này sẽ tự động biến nó thành nội dung trực quan.
Định giá: Có gói miễn phí cho tối đa 5 người dùng và 50 tài liệu. Các gói trả phí cho các thành viên và tài liệu không giới hạn bắt đầu từ $ 8 mỗi người dùng / tháng.
Công cụ quản lý thời gian
Quản lý thời gian tốt là rất quan trọng đối với những người làm việc từ xa. Bằng cách sử dụng công cụ theo dõi thời gian và lập kế hoạch, nhóm của bạn có thể giữ các nhiệm vụ đúng tiến độ và tránh tắc nghẽn bằng cách đáp ứng thời hạn.
18. Đồng hồ hóa
Clockify là một ứng dụng theo dõi thời gian và bảng chấm công cho phép các thành viên trong nhóm của bạn theo dõi giờ làm việc trong các dự án. Bạn có thể theo dõi thời gian bằng đồng hồ bấm giờ, nhập giờ theo cách thủ công và đánh dấu thời gian là có thể lập hóa đơn. Công cụ này có trang tổng quan thân thiện với người dùng cho phép bạn xem bạn dành thời gian ở đâu và nhóm của bạn đang làm việc gì.
Định giá: Gói miễn phí của Clockify bao gồm chức năng cốt lõi không giới hạn, cũng như người dùng không giới hạn và các dự án không giới hạn. Tuy nhiên, bạn có thể mở rộng nó với các tính năng bổ sung bằng cách nâng cấp lên tài khoản trả phí (từ $ 9,99 mỗi người dùng / tháng).
19. Kickidler
Kickidler là một công cụ giám sát nhân viên theo thời gian thực được thiết kế để nâng cao tinh thần cống hiến của đồng nghiệp. Nó có một loạt các tùy chọn, bao gồm theo dõi thời gian, phân tích năng suất của nhân viên, động lực học hiệu quả, thông báo tự động về vi phạm của nhân viên, số lượng màn hình thời gian thực không giới hạn và khả năng ghi lại lịch sử hành động trên máy tính của họ.
Định giá: Có nhiều tùy chọn định giá. Ví dụ, toàn quyền kiểm soát một máy tính trong cả năm có giá 4,58 đô la / tháng.
20. Bất kỳ.do
Any.do là một giải pháp năng suất tất cả trong một bao gồm lịch, danh sách, nhiệm vụ và lời nhắc đồng thời giúp người dùng lập kế hoạch lịch trình của họ cho phù hợp. Nó có một ứng dụng di động khá dễ sử dụng và rất năng động. Công cụ này đồng bộ hóa liền mạch trên tất cả các thiết bị, giúp danh sách việc cần làm có thể truy cập được ở mọi nơi.
Giá cả: Các tính năng cần thiết được cung cấp miễn phí. Gói Premium có giá 5,99 đô la cho mỗi người dùng / tháng (thanh toán hàng năm).
Công cụ năng suất
Làm việc từ xa đòi hỏi tính tổ chức, kỷ luật cao và có kế hoạch để luôn làm việc. Để làm cho nó dễ dàng hơn, thật hợp lý khi chấp nhận sự trợ giúp từ rất nhiều công cụ năng suất hiện có trên thị trường. Có nhiều loại giải pháp khác nhau giúp một người tập trung vào công việc hiện tại.
21. Tăng cường lấy nét
Focus Booster là một công cụ cho phép bạn ngừng trì hoãn, duy trì sự tập trung vào những việc quan trọng và theo dõi thời gian của bạn. Dựa trên kỹ thuật Pomodoro, nó giúp bạn hoàn thành công việc trong thời gian ngắn, đồng thời giải lao thường xuyên. Phiên được tự động ghi lại trong bảng chấm công của bạn.
Giá cả: Có một cấp miễn phí cho phép 20 phiên Pomodoro mỗi tháng. Các gói trả phí bắt đầu từ $ 2,99 (200 phiên).
22. Rừng
Forest là ứng dụng giúp bạn tránh xa điện thoại thông minh và tập trung vào công việc. Ý tưởng là xây dựng một khu rừng, nơi mỗi cây tượng trưng cho một nhiệm vụ. Bất cứ khi nào bạn muốn tập trung, hãy trồng một cái cây và nó sẽ chết nếu bạn bỏ ứng dụng giữa chừng.
Giá cả: Ứng dụng miễn phí trên Android và $ 1,99 trên iOS. Nó cũng có một tiện ích mở rộng miễn phí cho Google Chrome.
23. Tự do
Freedom là trình chặn ứng dụng và trang web dành cho Mac, Windows, iOS, Android và Chrome. Nó cho phép bạn chặn quyền truy cập của chính mình vào các trang web gây mất tập trung, máy chủ thư của bạn hoặc bất kỳ thứ gì khác trên Internet. Bạn có thể bắt đầu các phiên ngay lập tức hoặc lên lịch trước cho thời gian Tự do của mình.
Giá cả: Quyền truy cập Tự do không giới hạn trong một năm có giá 2,42 đô la / tháng.
24. Brain.fm
Brain.fm cung cấp âm nhạc được thiết kế để kích thích não bộ. Có nhiều bài hát khác nhau để cải thiện khả năng tập trung, thiền, thư giãn và ngủ chỉ sau 15 phút. Nhóm phát triển chủ động làm việc với các nhà khoa học thần kinh thính giác hàng đầu để xác nhận những phát hiện của họ.
Giá cả: Quyền truy cập không giới hạn vào Brain.fm trong một tháng có giá 6,99 đô la.
25. Krisp
Krisp là một công cụ loại bỏ tiếng ồn giúp nhân viên làm việc từ xa tập trung và làm việc hiệu quả hơn. Nó tắt tiếng ồn xung quanh ở cả hai phía của cuộc gọi, vì vậy bạn và người đối thoại của bạn có thể có các cuộc họp không có tiếng ồn ở bất cứ đâu. Bạn có thể sử dụng nó với bất kỳ phần mềm giao tiếp nào (Skype, Zoom, Slack, v.v.).
Giá cả: Có một gói miễn phí cho phép tắt tiếng micrô và tiếng ồn của loa trong 120 phút / tuần. Các gói trả phí cung cấp thời gian tắt tiếng không giới hạn và bắt đầu từ $ 3,33 mỗi người dùng / tháng.
Tóm lại
Có rất nhiều công cụ khác dành cho công việc từ xa có thể giúp nhóm của bạn hoạt động hiệu quả và năng suất, nhưng sẽ không thể liệt kê hết được. Nhưng chúng tôi đã đề cập đến một số giải pháp chính trong từng phân đoạn mà chúng tôi chắc chắn rằng sẽ hữu ích.
Bạn và nhóm của bạn sử dụng phần mềm nào? Có bất kỳ công cụ nào bạn không thể làm mà không có? Chúng tôi rất muốn nghe về họ trong các bình luận.
