Nhiều doanh nghiệp nhận ra giá trị vốn có của việc đào tạo nhân viên . Đó là lý do tại sao một phần đáng kể ngân sách của họ được chi cho việc đào tạo và phát triển nhân viên. Nhưng nếu bạn không có một bộ phận đào tạo chuyên dụng thì sao? Có thể doanh nghiệp của bạn có nhu cầu đào tạo đa dạng, chỉ cần một chương trình ngắn hạn, hoặc đơn giản là thiếu kiến thức chuyên môn về phần mềm để xây dựng tài liệu đào tạo. Trong những trường hợp này, thay vì đào tạo nội bộ, các công ty thường chọn giải pháp rõ ràng nhất: trích một phần tài sản nhỏ để thuê ngoài đào tạo và phát triển.
Trên thực tế, theo Statista , một con số khổng lồ 45% các công ty Hoa Kỳ thuê ngoài việc học. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận lý do tại sao nhiều người chọn các giải pháp đào tạo bên ngoài thay vì đào tạo tại nhà. Nhưng trước tiên, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn những gì mà việc thuê ngoài thực sự đòi hỏi.
Đào tạo thuê ngoài có nghĩa là gì?
Nói chung, thuê ngoài đào tạo là chiến lược kinh doanh theo đó một công ty thuê hoặc ký hợp đồng với một nhà cung cấp bên ngoài để quản lý các nhiệm vụ và / hoặc hoạt động đào tạo. Có 3 mô hình gia công phần mềm chính:
Gia công quy trình kinh doanh (BPO)
Đây là phương pháp thuê ngoài phức tạp nhất do mức độ tham gia của bên ngoài vào việc quản lý nhiều quy trình, vốn dĩ có rủi ro cao hơn. BPO có thể được chia thành 2 loại: Toàn diện và Chọn lọc .
BPO toàn diện bao gồm toàn bộ các quy trình đào tạo. Đây là khi một công ty, giả sử như một chuỗi quần áo trong khu vực, chuyển tất cả các lĩnh vực chức năng về đào tạo – quản trị, nội dung, phân phối và công nghệ – cho một nhà cung cấp bên ngoài.
Mặt khác, BPO có chọn lọc mang tính “chọn lọc” hơn về mức độ tham gia. Ở đây, nhà cung cấp bên thứ ba quản lý các quy trình trên ít nhất hai trong bốn khu vực chức năng được đề cập ở trên hoặc từ cả bốn khu vực chức năng, nhưng trong một phạm vi hạn chế. Trong trường hợp này, chuỗi quần áo khu vực sẽ chuyển giao tất cả các quy trình liên quan đến đào tạo tuân thủ , từ quản trị đến lựa chọn công nghệ, cho nhà cung cấp bên ngoài và cung cấp đào tạo bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng tại nhà.
Ký hợp đồng
Hợp đồng là phương thức thuê ngoài được sử dụng phổ biến nhất, đặc biệt là do tính chất rủi ro thấp. Một công ty ký hợp đồng với một nhà cung cấp bên ngoài, xác định cụ thể những nhiệm vụ mà họ phải thực hiện, với một mức giá đã định. Các điều khoản hợp đồng thường liên quan đến việc sử dụng lao động hàng giờ, hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm. Bạn có thể coi đó là việc “tuyển dụng” (các) chuyên gia lành nghề mà không có lợi ích chi phí điển hình của mối quan hệ chủ nhân – nhân viên. Ví dụ: Một chuỗi cửa hàng quần áo trong khu vực thu hút một nhà thiết kế hướng dẫn để phát triển phần mềm giáo trình cho một chương trình đào tạo mới.
Cấp phép
Cho đến nay, cấp phép là cách nhanh nhất và dễ nhất để thuê ngoài đào tạo. Trong phương pháp này, bạn chỉ cần mua quyền truy cập tài sản trí tuệ của người khác. Tất nhiên, nhược điểm chính của điều này là đảm bảo mối tương quan hoàn hảo, 1-1 giữa nội dung và nhu cầu kinh doanh riêng của bạn.
Tại sao các công ty thuê ngoài đào tạo nhân viên
Bây giờ bạn đã biết những gì và cách các công ty chọn thuê ngoài, bạn nên xem xét kỹ hơn tại sao họ lại làm điều đó.
- Không có chuyên gia đào tạo nào trong nhóm có thể phát triển chương trình đào tạo và truyền kiến thức cho các nhân viên. Bên cạnh đó, không cần thiết phải thuê một nhân viên học tập vì bạn sẽ cung cấp quá trình học tập ngắn hạn thay vì đào tạo nhân viên của mình một cách thường xuyên.
- Các nhu cầu đào tạo quá đa dạng và bạn không cần có đủ nguồn lực trong công ty để trang trải tất cả. Giả sử đội ngũ nhân viên của bạn bao gồm nhóm tiếp thị, nhân viên CNTT, đại diện dịch vụ khách hàng và chuyên gia bán hàng và tất cả các bộ phận đều yêu cầu các hình thức đào tạo khác nhau. Trong những trường hợp như vậy, tìm nguồn cung ứng bên ngoài để thiết kế hướng dẫn phù hợp và các chuyên gia về chủ đề có thể là lựa chọn khả thi duy nhất.
- Tổ chức của bạn có quy mô nhỏ và không cần người có cả chuyên môn và công nghệ để thực hiện một chương trình đào tạo hiệu quả . Để luôn cập nhật, bạn cần phát triển đào tạo trực tuyến bằng công nghệ mới. Chỉ suy nghĩ đó thôi cũng đủ để thúc đẩy các doanh nghiệp thuê ngoài.
- Đào tạo nhân viên là điều cần thiết, nhưng nếu bạn không phải là một công ty đào tạo hoặc L&D, thì việc phát triển, quản lý và cung cấp đào tạo thường bị phân tâm khỏi các hoạt động kinh doanh cốt lõi và gây ra hạn chế về thời gian . Do đó, nhiều doanh nghiệp thuê ngoài để hoàn thành công việc mà không gây ra bất kỳ sự chậm trễ hay gián đoạn nào đối với hoạt động kinh doanh thường xuyên.
Mặc dù gia công phần mềm có thể là lý tưởng cho một số doanh nghiệp, nhưng trong hầu hết các trường hợp, đó là một giải pháp khắc phục nhanh chóng với những hậu quả lâu dài. Khi làm như vậy, về cơ bản bạn đang đặt việc đào tạo nhân viên cũng như tương lai của doanh nghiệp vào tay người khác. Nhưng ai có thể hiểu rõ hơn về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị và nhu cầu của công ty bạn hơn bạn và nhân viên của bạn?
Một chiến lược hơi ngắn hạn, thuê ngoài sẽ giúp bạn hoàn thành công việc mà không làm trì hoãn hoặc làm giảm hoạt động thường xuyên. Nhưng cuối cùng, về lâu dài, việc phát triển giải pháp đào tạo nội bộ của riêng bạn có thể giúp bạn nhìn ra bức tranh toàn cảnh và đưa tất cả nhu cầu của bạn vào một chiến lược duy nhất.
Tại sao các công ty chọn phát triển đào tạo nội bộ
Ngay từ đầu, việc đào tạo tại chỗ có vẻ giống như một công việc; công việc sẽ dẫn đến chi phí bổ sung dưới dạng thời gian, tiền bạc và gián đoạn hoạt động kinh doanh cốt lõi. Nhưng đây có thể là một bước đi thiển cận khi phát triển một giải pháp đào tạo nội bộ. Hãy xem tại sao.
1. Đào tạo tại nhà rẻ hơn đáng kể
Thời gian là tiền bạc và vì bạn đã trả tiền cho nhân viên toàn thời gian của mình cho thời gian của họ, bạn cũng có thể tận dụng nó để phát triển đào tạo nhân viên. Mặt khác, khi bạn thuê ngoài việc học tập và phát triển, bạn phải trả tiền cho các dịch vụ của bên thứ ba ngoài nhân viên thông thường của mình. Điều này nhanh chóng tăng lên. Đó là lý do tại sao, hơn bao giờ hết, các nhà tuyển dụng đang khao khát một giải pháp tiết kiệm chi phí mà vẫn mang lại chất lượng, năng suất và kết quả tích cực.
2. Điều chỉnh chiến lược đào tạo với mục tiêu kinh doanh của bạn dễ dàng hơn
Hãy tưởng tượng bạn có một tầm nhìn sống động về một bức tranh trừu tượng mà bạn muốn tạo ra. Bạn không phải là một họa sĩ, nhưng bạn biết chính xác bạn muốn nó trông như thế nào và bạn không muốn có bất kỳ sự sai lệch nào so với mục tiêu cuối cùng mong muốn của mình. Bạn nghĩ sẽ dễ dàng đến mức nào khi truyền đạt những ý tưởng trừu tượng này cho người ngoài, để họ có thể tái tạo lại tầm nhìn chính xác của bạn?
Những tình huống khó xử mà bạn phải đối mặt với bức tranh của mình sẽ phản ánh những vấn đề bạn đang truyền đạt nhu cầu đào tạo của mình cho “một người ngoài cuộc”. Trong khi các công ty đào tạo của bên thứ ba thực hiện phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) để xác định mục tiêu học tập của bạn, không ai hiểu doanh nghiệp của bạn hơn bạn và những người làm việc cho công ty của bạn. Bằng cách thuê ngoài phát triển nội dung, bạn có nguy cơ nhận được một khóa học rất “chung chung” hoặc thậm chí là các tài liệu tập trung vào điều gì đó không liên quan đến nhu cầu cụ thể của bạn. Bằng cách phát triển nội dung nội bộ, bạn có toàn quyền kiểm soát việc học của mình, do đó dễ dàng điều chỉnh chiến lược phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn.
3. Nội dung được tạo nội bộ mang lại trải nghiệm người dùng và học tập tốt hơn
Ai tốt hơn để tạo ra giải pháp hơn người hoặc bên gặp vấn đề? Mức độ phức tạp của chi tiết và sự quen thuộc sâu sắc mà công ty của bạn có với nhu cầu đào tạo của họ có nghĩa là họ có đủ điều kiện tốt nhất để xác định cách thu hẹp khoảng cách kiến thức và cung cấp nội dung. Ví dụ: bạn hiểu rõ nhất về nền tảng giáo dục, sự hiểu biết về công nghệ và lối sống chung của các nhân viên của bạn trong từng bộ phận. Sự cân nhắc này có thể là sự khác biệt giữa việc phát triển nội dung microlearning cho nhân viên thường xuyên di chuyển, so với các khóa học tự túc dành cho những người ở gần văn phòng hơn. Hơn nữa, sự thoải mái tương đối của nhân viên của bạn với công nghệ có thể xác định lựa chọn phát triển các tương tác học tập ở mức độ tối thiểu đến cao.
Cách tiếp cận mà bạn sử dụng để phát triển và cung cấp nội dung của mình cuối cùng phụ thuộc vào trải nghiệm người dùng mà nó mang lại và cách nó phù hợp với nhu cầu nghề nghiệp và cá nhân của nhân viên.
4. Với các công cụ soạn thảo eLearning hiện đại, việc tạo nội dung đào tạo nhanh chóng và dễ dàng ngay cả đối với những người không chuyên
eLearning tiếp tục đạt được vị thế trong đào tạo tại nơi làm việc. Tính linh hoạt của nó không chỉ giúp giảm thiểu gián đoạn kinh doanh và chi phí liên quan đến thời gian đi lại, mà còn cung cấp vô số cách để tăng cường sự tham gia và hiệu quả của nhân viên. Ví dụ: theo một thống kê được trích dẫn rõ ràng , cứ 1 đô la đầu tư vào eLearning, nhân viên mang lại năng suất tương đương 30 đô la.
Với tất cả những gì đã nói, chi phí liên quan đến phát triển eLearning là gì? Như bạn tưởng tượng, chúng khá cao nếu bạn thuê ngoài, nhưng ngành công nghiệp eLearning đã tràn ngập thị trường với các công cụ hàng đầu thực hiện hầu hết các công việc nặng nhọc cho bạn. Các công cụ soạn thảo hiện đại cho phép bạn tạo các khóa học eLearning tương thích với các hệ thống quản lý học tập (LMS) . Sau khi bạn tải các khóa học của mình lên một LMS và giao chúng cho nhân viên của mình, bạn có thể theo dõi cách xem nội dung và kết quả mà người học của bạn có được.
Trên thực tế, nếu bạn thuê ngoài một nhà phát triển, rất có thể họ sẽ sử dụng cùng một phần mềm tác giả chính xác. Nhưng không phải tất cả các công cụ đều được tạo ra như nhau. Một số trong số chúng yêu cầu một bộ kỹ năng cụ thể và chỉ những nhà phát triển khóa học có kinh nghiệm mới có thể truy cập được. Nhưng cũng có một số công cụ dễ sử dụng nhưng đầy đủ chức năng mà ai cũng có thể sử dụng.
Một ví dụ tuyệt vời về một công cụ đơn giản và trực quan để xây dựng các khóa học eLearning . Nếu bạn đã từng sử dụng PowerPoint, thì bạn có tất cả bí quyết cần thiết để sử dụng iSpring, vì nó hoạt động thông qua giao diện PowerPoint. Nhưng bạn không chỉ giới hạn ở văn bản và hình ảnh, như với PowerPoint. Với iSpring, bạn có thể dễ dàng tạo các trang trình bày tương tác với các câu đố, video truyền hình, video nói chuyện, tường thuật và thậm chí là mô phỏng đối thoại nhánh. Không yêu cầu kinh nghiệm xây dựng khóa học hoặc kiến thức thiết kế. Bạn có thể tập hợp các khóa học trông chuyên nghiệp một cách nhanh chóng với các mẫu trang trình bày được tạo sẵn – chỉ cần chọn các trang trình bày phù hợp với kịch bản học tập của bạn, hoàn thành chúng bằng văn bản và hình ảnh và khóa học của bạn đã sẵn sàng để bắt đầu!
5. Nội dung được tạo trong nhà có thể được cập nhật dễ dàng khi cần
Lý tưởng nhất là doanh nghiệp của bạn đang phát triển và liên tục tìm cách cải tiến các chính sách và quy trình. Do đó, bạn buộc phải thực hiện cập nhật hoặc thậm chí có thể là những thay đổi vào phút cuối để phù hợp với những nâng cấp này. Giả sử bạn vừa phát hành một sản phẩm mới và muốn thêm một vài trang trình bày mới với tổng quan về các tính năng của nó vào khóa học kiến thức về sản phẩm cũ của bạn. Quá trình này phức tạp hơn nhiều khi bạn giao dịch với các công ty đào tạo thuê ngoài, thay vì làm việc với nhân viên nội bộ đã quen thuộc với việc điều hướng công cụ tạo tác giả eLearning mà bạn lựa chọn.
Bằng cách loại bỏ “người trung gian” và có quyền truy cập trực tiếp vào công cụ tác giả, bạn có thể thực hiện các thay đổi nhanh chóng mà không có sự chậm trễ từ các nhà thầu, những người có khả năng tính thêm phí cho một bản cập nhật.
Tóm lại
Mọi công ty đều đào tạo nhân viên của họ, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng là công ty đào tạo. Do đó, đào tạo nhân viên thuê ngoài có thể là giải pháp hợp lý duy nhất. Nhưng cho dù bạn đang làm việc với một nhà thầu, nội dung cấp phép hay gia công quy trình kinh doanh, bạn sẽ làm hại chính mình về lâu dài. Khi giải thích nhu cầu đào tạo của bạn cho một công ty đào tạo bên thứ ba, một số khía cạnh nhất định sẽ bị mất đi trong bản dịch, điều này thường tạo ra sự không thống nhất giữa nội dung đào tạo, phương pháp phân phối và mục tiêu học tập.
Phần lớn các doanh nghiệp Hoa Kỳ đang trải nghiệm những lợi ích to lớn của việc đào tạo nhân viên trực tuyến. Thay vì thuê người hướng dẫn hoặc hỗ trợ viên, tất cả những gì bạn cần chọn là công cụ tạo eLearning phù hợp để tạo nội dung của bạn và hệ thống quản lý học tập để cung cấp nội dung đó cho các học viên. Bạn không chỉ tiết kiệm được nhiều tiền mà còn tăng năng suất và doanh thu bằng cách kiểm soát nhiều hơn nội dung của mình.
