Bạn có cảm thấy rằng bạn đã nghe nhiều hơn về sự tham gia của nhân viên gần đây không? Nếu vậy, đó là bởi vì thảo luận về chủ đề này đã phát triển đáng kể trong những năm qua. Và, đối với kỷ lục, sự tham gia của nhân viên đang tăng lên ngày hôm nay, mặc dù bức tranh tổng thể vẫn còn rất xa vời. Theo dữ liệu của Gallup , chỉ có khoảng 34% công nhân Mỹ và 13% trên toàn thế giới cảm thấy gắn bó với công việc.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ thông tin chi tiết về cách sử dụng khảo sát để đo lường mức độ tương tác của nhân viên trong một tổ chức. Và nếu bạn muốn biết cách làm cho nhân viên của bạn cam kết với công ty của bạn và để họ nỗ lực tùy ý vào công việc của họ, hãy đọc bài đăng của chúng tôi về các chiến lược gắn kết nhân viên .
Dù sao thì sự gắn kết của nhân viên là gì?
Sự gắn kết của nhân viên là một trạng thái cảm xúc mà các thành viên trong nhóm cảm thấy say mê với công việc của họ và cố gắng làm tốt công việc của họ.
Aon Hewitt , một nhà cung cấp dịch vụ tư vấn quản lý và vốn con người của Mỹ, coi nhân viên là người tham gia nếu họ thể hiện ba khía cạnh:
Theo nghiên cứu, khi nhân viên tham gia vào công việc của họ, họ làm việc nhanh hơn và chăm chỉ hơn, dẫn đến năng suất cao hơn 22% . Thêm vào đó, đội ngũ nhân viên năng động và nhiệt tình thường tạo ra công việc chất lượng cao hơn, dẫn đến sự hài lòng của khách hàng. Khách hàng hạnh phúc tiếp tục quay lại và giới thiệu khách hàng mới cho công ty của bạn. Tất cả điều này chuyển thành tăng lợi nhuận và tăng trưởng của công ty bạn. Điều này giống như một chu kỳ liên tục mà từ đó tất cả các bên đều có lợi và thành công:
Vì nhân viên hạnh phúc ngang bằng với một tổ chức phát triển, nên việc đo lường mức độ gắn kết của nhân viên là điều mà các doanh nghiệp không chỉ nên làm mà họ không thể không làm. Bằng cách thường xuyên đánh giá mức độ tương tác và thu thập phản hồi từ nhân viên, bạn sẽ có thể xác định các vấn đề đang phát triển trong công ty và hành động để giải quyết chúng trước khi các vấn đề lớn hơn phát sinh.
Cách hiệu quả nhất để giải quyết tình huống là sử dụng các cuộc khảo sát về mức độ tham gia của nhân viên. Đây là cơ hội tốt để nhân viên của bạn chia sẻ ý kiến của họ về cảm giác của họ tại nơi làm việc và là một cách dễ dàng để bạn đo lường mức độ hài lòng của nhân viên trong công ty.
Cách sử dụng Khảo sát mức độ gắn bó của nhân viên
Để giữ cho cuộc khảo sát của bạn đi đúng hướng, chúng tôi đã đưa ra một danh sách các quy tắc để tạo cuộc khảo sát. Kiểm tra cách đặt câu hỏi đúng cách để nhận được tỷ lệ phản hồi cao hơn và dữ liệu thực tế.
Giữ các cuộc khảo sát ngắn gọn
Các chuyên gia phần mềm khảo sát từ SurveyMonkey khuyên rằng các cuộc thăm dò không nên mất quá 7-8 phút để hoàn thành.
Giữ câu hỏi rõ ràng và ngắn gọn
Đặt câu hỏi đơn giản để nhân viên của bạn hiểu những gì bạn đang hỏi. Đảm bảo rằng mỗi câu hỏi bao gồm một ý duy nhất. Nếu không, bạn có nguy cơ gây nhầm lẫn cho người trả lời và nhận được dữ liệu không ổn định.
Cung cấp các câu hỏi cụ thể
Các câu hỏi chung chung có thể khiến dữ liệu khó diễn giải. Vì vậy, thay vì chung chung “Bạn thích nơi làm việc của mình như thế nào?” (Chính xác nghĩa là ai đó thích nơi làm việc của họ?), Tốt hơn hết bạn nên hỏi một câu hỏi cụ thể hơn để bạn hiểu họ nghĩ gì về điều đó.
Thực hiện khảo sát ẩn danh
Khi được khảo sát, mọi người có thể cảm thấy không thoải mái hoặc bị đe dọa khi nói ra sự thật. Vì vậy, để thu thập phản hồi chân thực và trung thực, hãy cho phép nhân viên của bạn trả lời khảo sát một cách ẩn danh.
Đặt thời hạn
Để tránh đồng nghiệp của bạn dành quá nhiều thời gian để trả lời khảo sát của bạn, hãy thiết lập ngày tháng. Theo nghiên cứu của SurveyMonkey , 80% câu trả lời thường được thu thập trong vòng bảy ngày. Vì vậy, một tuần có thể là khung thời gian tốt để hoàn thành cuộc khảo sát. Và, nếu bạn muốn nhận được nhiều phản hồi hơn, bạn có thể gửi email nhắc nhở sau một tuần vì điều đó có thể kích thích một số người đang bị tụt lại phía sau.
Chạy khảo sát thường xuyên
Các chuyên gia khảo sát của Quantum Workplace cảm thấy rằng các cuộc thăm dò hàng năm tốt hơn các cuộc khảo sát ít thường xuyên hơn. Điều này có thể giúp doanh nghiệp của bạn tập trung vào việc thúc đẩy sự tham gia của nhân viên, cho phép bạn đánh giá tác động của các sáng kiến thay đổi và xác định bất kỳ thách thức nào đang nổi lên đối với lực lượng lao động.
16 câu hỏi cần hỏi trong khảo sát mức độ gắn bó của nhân viên
Để tận dụng tối đa cuộc khảo sát nhân viên, điều quan trọng là phải hiểu điều gì khiến nhân viên tận tâm và thúc đẩy họ làm việc với tiềm năng cao nhất của họ. Chúng tôi đã tổng hợp bốn yếu tố chính ảnh hưởng đến sự tham gia của nhân viên và tạo ra bốn câu hỏi khảo sát cho mỗi khối. Cùng nhau, họ có thể giúp bạn xác định những gì hoạt động tốt trong tổ chức của bạn và những gì vẫn cần được cải thiện.
Đào tạo và phát triển nghề nghiệp
Nghiên cứu đã phát hiện ra rằng 86% thế hệ millennials, chiếm phần lớn trong lực lượng lao động ngày nay, tin rằng nếu họ được “đào tạo và phát triển nghề nghiệp” thông qua người sử dụng lao động, họ sẽ không bỏ việc. Vì cơ hội học tập và tiềm năng phát triển là những động lực lớn nhất thúc đẩy sự tham gia của nhân viên, điều quan trọng là kết quả khảo sát cho thấy liệu đồng nghiệp của bạn có cảm thấy họ được đào tạo đủ và có thể tìm thấy sự hoàn thành trong công việc của họ hay không.
Các câu hỏi cần đặt ra:
- Bạn có hài lòng với chương trình đào tạo liên quan đến công việc mà tổ chức của bạn cung cấp không?
- Bạn có nghĩ rằng tổ chức của bạn cam kết phát triển nghề nghiệp của bạn không?
- Bạn có hài lòng với các cơ hội để áp dụng tài năng và chuyên môn của mình không?
- Bạn có hài lòng với những cơ hội thăng tiến nghề nghiệp dành cho mình không?
Sự hiểu biết và kết nối với các mục tiêu của tổ chức
Để thành công, nhân viên nên hiểu cách họ phù hợp với tổ chức và những gì họ làm cho công ty hỗ trợ sứ mệnh của nó. Đó là lý do tại sao bạn cũng cần đưa vào những câu hỏi sẽ giúp bạn nhận thức được liệu các nhân viên của bạn có hiểu mục tiêu của tổ chức hay không và thấy mối liên hệ giữa công việc họ thực hiện và mục tiêu của công ty.
Các câu hỏi cần đặt ra:
- Bạn có hiểu mục tiêu chiến lược và sứ mệnh của công ty không?
- Bạn có biết bạn nên làm gì để giúp tổ chức đạt được các mục tiêu không?
- Bạn có thể thấy mối liên hệ rõ ràng giữa công việc của bạn và mục tiêu của công ty không?
- Sứ mệnh của công ty có khiến bạn cảm thấy rằng công việc của bạn là quan trọng?
Sự công nhận của nhân viên
Mọi thành viên trong nhóm đều muốn biết rằng những đóng góp của họ được ghi nhận và đánh giá cao, cũng như nhận được lời khen ngợi vì đã làm việc tốt. Gallup nhận thấy rằng việc khen ngợi có tác động rất lớn đến lợi nhuận của công ty và khả năng giữ chân nhân viên của công ty. Tuy nhiên, trong một số tổ chức, động lực tương tác quan trọng này bị bỏ qua. Một lần nữa, bạn có thể kiểm tra xem nó có hoạt động trong công ty của bạn hay không bằng cách đặt những câu hỏi phù hợp trong cuộc khảo sát về mức độ gắn bó của nhân viên.
Các câu hỏi cần đặt ra:
- Bạn có cảm thấy được đánh giá cao về công việc bạn làm trong tổ chức này không?
- Cấp trên của bạn có thường xuyên ghi nhận những nỗ lực và đóng góp của bạn không?
- Người giám sát của bạn đã bao giờ thảo luận về sự tiến bộ của bạn với bạn chưa?
- Bạn có hài lòng với chương trình ghi nhận của công ty / bộ phận không?
Các mối quan hệ tại nơi làm việc
Trong Báo cáo của SHRM , mối quan hệ với đồng nghiệp được coi là điều kiện gắn kết hàng đầu, với 77% người được hỏi công nhận những mối quan hệ này là ưu tiên. Vì vậy, bạn nên bao gồm các câu hỏi khảo sát sẽ tiết lộ liệu nhân viên của bạn có cảm thấy được kết nối với đồng nghiệp của họ hay không.
Các câu hỏi cần đặt ra:
- Bạn có cảm thấy kết nối với đồng nghiệp của mình không?
- Bạn có bất kỳ người bạn nào tại nơi làm việc?
- Người giám sát của bạn hoặc ai đó tại nơi làm việc dường như quan tâm đến bạn?
- Mọi người trong nhóm của bạn có cộng tác và giúp đỡ lẫn nhau không?
Xem xét tất cả các yếu tố chúng tôi đã đề cập ở trên, chúng tôi đã tổng hợp một danh sách gồm 16 câu hỏi có thể giúp bạn tìm hiểu xem nhân viên của bạn có cảm thấy gắn bó hay không. Bạn có thể coi nó như một điểm khởi đầu để viết câu hỏi khảo sát của riêng bạn hoặc sử dụng nó như nó vốn có.
Tải xuống bản khảo sát mức độ tham gia của nhân viên →
Cách tính điểm tương tác của nhân viên
Chỉ khảo sát nhân viên của bạn là không đủ. Bước tiếp theo là đo lường mức độ gắn bó của nhân viên trong công ty của bạn, phân tích phản hồi của đồng nghiệp và tìm cách cải thiện những gì bạn nhận được.
Đây là cách bạn có thể tính toán mức độ tương tác bằng cách sử dụng các câu hỏi Có / Không của chúng tôi:
- Lấy tổng số có bao nhiêu câu hỏi đã được đặt ra cho tất cả nhân viên.
- Đếm số câu trả lời Có từ tất cả các bảng câu hỏi.
- Tính tỷ lệ cho các câu trả lời Có. Con số bạn sẽ nhận được là tỷ lệ tương tác cho công ty của bạn.
Ví dụ:
Cuộc khảo sát được thực hiện bởi 200 người. Có tổng cộng 3.200 câu hỏi (16 câu hỏi x 200 người). 2.600 trong số đó là câu trả lời Có. Dựa vào đó ta tính được tỷ lệ: (2.600 ÷ 3.200) x 100 = 81%. Kết quả tuyệt vời!
Thực tế là tỷ lệ trên 70% cho thấy mức độ tương tác cao. Nếu kết quả của bạn trên 50%, đó cũng là một dấu hiệu cho thấy nhân viên của bạn cảm thấy gắn bó với công việc, nhưng vẫn còn chỗ để cải thiện. Nếu tỷ lệ dưới 50%, có rất nhiều thứ cần được tiếp tục.
Cách tự động hóa khảo sát mức độ gắn bó của nhân viên
Có thể là một công việc tẻ nhạt khi gửi các cuộc khảo sát và thậm chí còn căng thẳng hơn để thu thập và xử lý kết quả. Để điều hành các hoạt động gắn kết nhân viên một cách hiệu quả, bạn cần một công cụ phần mềm giúp đưa toàn bộ quy trình vào chế độ lái tự động.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng bộ công cụ tác giả iSpring Suite . Nó sẽ cho phép bạn tạo một cuộc khảo sát dễ dàng, chia sẻ nó trực tuyến, thu thập số liệu thống kê về tỷ lệ tương tác của từng nhân viên (ẩn danh) và phân tích phản hồi của họ. Đây là kết quả một cuộc khảo sát được tạo bằng iSpring Suite trông như thế nào:
Bạn có thể tải xuống mẫu khảo sát mức độ tham gia của nhân viên này và bắt đầu thu thập thông tin chi tiết từ nhân viên của mình ngay hôm nay. Nhưng trước khi thực hiện việc này, bạn cần tải xuống bản dùng thử miễn phí iSpring Suite để chỉ định email nơi bạn sẽ nhận được báo cáo về kết quả của nhân viên.
- Sau khi bạn cài đặt phần mềm và tải xuống mẫu, hãy nhấp vào biểu tượng mẫu để mở nó trong công cụ tạo bài kiểm tra iSpring Suite và chọn Thuộc tính trên thanh công cụ.
- Chọn báo cáo trên menu bên trái và chọn Gửi báo cáo cho người hướng dẫn . Nhập địa chỉ email của bạn và chọn Bao gồm câu trả lời của người dùng trong báo cáo để tìm hiểu những gì mỗi người tham gia đã chọn cho câu trả lời của họ.Các báo cáo bạn nhận được sẽ bao gồm thông tin từ câu trả lời của nhân viên, không có tên nào được trích dẫn.
- Sau khi lưu cài đặt, bạn cần xuất bản khảo sát. Nhấp vào Xuất bản trên thanh công cụ.
- Chọn Máy tính của tôi để lưu khảo sát trên máy tính của bạn ở định dạng HTML5 và nhấp vào Xuất bản một lần nữa.
Chia sẻ khảo sát đã xuất bản với LMS , tải nó lên trang web / mạng nội bộ của bạn hoặc gửi cho đồng nghiệp của bạn qua email.
Lưu ý: Nếu cần, bạn có thể điều chỉnh khảo sát bằng cách thay thế các câu hỏi hoặc thêm các trang trình bày mới với các câu hỏi. Ví dụ: bạn có thể thêm câu hỏi Bài luận để yêu cầu nhân viên của mình viết câu trả lời chi tiết về cảm giác của họ tại nơi làm việc hoặc sử dụng Thang đo Likert , với các tùy chọn từ Hoàn toàn đồng ý đến Rất không đồng ý, để có được cái nhìn tổng thể về ý kiến của đồng nghiệp về họ tham gia như thế nào.
Phần kết luận
Mười sáu câu hỏi khảo sát về mức độ tham gia của nhân viên được đề cập trong bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu và động lực của đồng nghiệp. Hãy tiến hành khảo sát để làm sáng tỏ những điểm mù và tìm ra giải pháp để cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên của bạn và hiệu quả hoạt động của công ty.
