5 bước thực hành để biến một thư mục đầy bụi bẩn thành một trải nghiệm eLearning nhất quán.
Hãy tưởng tượng một trò chơi không có luật lệ. Người chơi đang đổ xô xung quanh sân chơi la hét; một cầu thủ đang cố gắng sút bóng, người khác đánh bóng, ai đó đã dựng lưới ở giữa, và trên hết, có những con số ngẫu nhiên nhấp nháy trên bảng điểm. Nó sẽ không phải là một trò chơi thú vị để chơi.
Các quy tắc và hạn chế xác định trò chơi là gì, cũng như mục tiêu và cách giành chiến thắng. Nguyên tắc tương tự hoạt động đối với doanh nghiệp. Cũng giống như sổ tay của người tham gia, sổ tay nhân viên thiết lập các quy tắc và ranh giới cho công việc trong công ty.
Sổ tay Nhân viên là gì?
Sổ tay nhân viên là một cẩm nang mà người sử dụng lao động thường cung cấp cho nhân viên mới được thuê của họ trong quá trình giới thiệu. Mục đích của cuốn sổ tay là quản lý các kỳ vọng và giúp các nhóm nhân sự truyền đạt những gì được mong đợi từ nhân viên và những gì không mong muốn.
Hầu hết Sổ tay Nhân viên Bao gồm Những gì?
Sổ tay nhân viên đóng vai trò là cơ sở kiến thức để cung cấp cho nhân viên những thông tin cơ bản liên quan đến công việc, cả lớn (sứ mệnh, giá trị và văn hóa của công ty) và thông thường (giờ làm việc, chính sách của công ty, lương thưởng, thời gian nghỉ phép, đặc quyền, v.v.). Họ cũng cần bao gồm thông tin tuân thủ để đảm bảo một môi trường lành mạnh không có sự phân biệt đối xử và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Nhìn chung, điều này nhằm mục đích cung cấp cho nhân viên một ý tưởng rõ ràng về cách thiết lập bản thân để thành công ở nơi làm việc, tuân thủ các chuẩn mực và hòa hợp với văn hóa công ty. Mặc dù ý tưởng về một cuốn sổ tay nhân viên nghe có vẻ là một bước tiến rất lớn đối với bạn, nhưng chúng tôi muốn cho bạn thấy những cuốn sổ tay nhân viên thực sự thú vị và đầy cảm hứng như thế nào.
Ví dụ, vào năm 2012, thế giới có cơ hội nhìn trộm được bên trong Valve, một công ty phát triển trò chơi của Mỹ, nhờ vào ‘Sổ tay cho nhân viên mới’ vui nhộn bị rò rỉ trên mạng.
Mẫu cẩm nang đáng đọc từ đầu này đến bìa khác.
Ngoài việc thiết lập tư duy mà các thành viên trong nhóm mới được thuê của Valve nên có, cuốn sổ tay này cũng trở thành một công cụ PR tuyệt vời, khi nó được lan truyền mạnh mẽ. Sổ tay nhân viên của Valve thể hiện nội dung mới mẻ, được xây dựng cẩn thận dành cho mọi người để không bị mất giá trị. Bạn muốn tạo một ‘sách bán chạy’ như vậy? Hãy đọc tiếp!
Khi nào thì một công ty nên tạo sổ tay nhân viên?
Một vấn đề phổ biến với sổ tay nhân viên là chúng thường được coi là công cụ dùng một lần. Bạn trao nó với một gói chào mừng trong giai đoạn giới thiệu và bắt chéo ngón tay của bạn, hy vọng rằng một người mới sẽ đọc nó từ đầu đến cuối. Và chúng rất lớn.
Với những cuốn sách dày cộp dùng một lần, sẽ thật ngu ngốc nếu cho rằng một khi nhân viên sẽ nhớ nội dung của cuốn sổ tay sau khi họ đọc xong nó. Ngược lại, bộ nhớ của chúng ta cần được nhắc nhở liên tục rằng thông tin đáng được lưu giữ.
Vì vậy, một công ty cần liên tục tạo và sửa đổi sổ tay nhân viên với số lượng nhỏ hơn kể từ khi thành lập. Công ty của bạn càng phát triển theo thời gian, công ty thuê càng nhiều nhân viên mới và văn hóa doanh nghiệp của bạn cũng trưởng thành và mở rộng. Đó là lý do tại sao một cuốn sổ tay nhân viên nên là một nguồn tài liệu tham khảo cho tất cả nhân viên, thay vì một cuốn sách cũ bụi bặm chỉ đơn thuần là một bản tóm tắt các thủ tục.
Sách Văn hóa của Zappos được cập nhật mỗi năm.
Bạn muốn tạo Sổ tay nhân viên Evergreen? Biến nó thành kỹ thuật số!
Sổ tay nhân viên không nhất thiết phải là một cuốn sách theo nghĩa đen. Ngoài việc được thiết kế đẹp về màu sắc thương hiệu của bạn, nó cũng phải được cập nhật. Không giống như ‘sách’ mà việc tạo một ấn bản mới đòi hỏi rất nhiều nỗ lực (BTW, bạn nên làm gì với ấn bản trước đó đã được in?), Cập nhật và chỉnh sửa một cuốn sổ tay trực tuyến rất dễ dàng và không tốn một xu.
Ví dụ, Motley Fool, một công ty tư vấn tài chính, đã làm một trang web thay vì một ấn bản trên giấy. Nó bao gồm thông tin về mục đích, giá trị, văn hóa, lợi ích và cách tiếp cận công việc của công ty.
Các quy tắc ngu ngốc
Một ví dụ khác là Trello, một dịch vụ quản lý tác vụ. Họ đã tạo ra một sổ tay hướng dẫn nhân viên rộng rãi bằng cách sử dụng dịch vụ của riêng họ. Những nhân viên mới được thuê của họ không chỉ tìm hiểu về các chính sách và lợi ích mà họ còn tìm hiểu một cách tự nhiên cách thức hoạt động của các sản phẩm của công ty.
Sách hướng dẫn nhân viên Trello
Các công ty khác như Netflix hoặc Hubspot rất dễ sử dụng công cụ để chia sẻ sổ tay của họ với thế giới, vì vậy họ chỉ cần xuất bản chúng dưới dạng slide deck. Đơn giản và hiệu quả.
Mã văn hóa Hubspot
5 bước thực hành để có sổ tay nhân viên kỹ thuật số của Stellar
Lúc này, bạn có thể đang nghĩ: “Được rồi, điều này thật tuyệt, nhưng tôi có thực sự cần thiết kế một trang web đặc biệt cho cuốn sổ tay của mình không?” Bạn có thể, nhưng có một lựa chọn thậm chí còn tốt hơn cho phép bạn cầm bánh và ăn – sử dụng eLearning.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách nâng cao và khai thác tối đa từ sổ tay nhân viên của bạn bằng các công nghệ trực tuyến.
Bước 1: Chọn công cụ soạn thảo thích hợp để tạo sổ tay nhân viên trực tuyến
Công cụ biên soạn là một phần mềm để xây dựng nhiều loại nội dung đào tạo kỹ thuật số khác nhau. Với công cụ tạo tác giả, bạn có thể tạo các khóa học trực tuyến tương tác từ nội dung sách của mình hoặc chuyển đổi sách sang định dạng điện tử chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Không giống như phát triển các trang web, bạn không cần phải thành thạo bất kỳ kỹ năng lập trình và thiết kế nào để xây dựng nội dung bằng các công cụ tạo tác giả. Điểm mấu chốt ở đây là chọn công cụ cho phép bạn tạo các khóa học trực tuyến hoàn toàn ngay trong nhà mà không cần đào tạo thêm. Khi xem xét các lựa chọn khác nhau, hãy chú ý đến các tính năng phải có của một công cụ tác giả mạnh mẽ:
- Giao diện thân thiện với người dùng rõ ràng
- Khả năng tương thích với phần mềm bạn đã sử dụng trong công ty của mình
- Chuyển đổi mạnh mẽ sang các định dạng SCORM và HTML5
- Nội dung thích ứng với mọi thiết bị và màn hình.
Nếu bạn cần trợ giúp để nhận ra tùy chọn nào phù hợp với mình nhất, vui lòng đọc hướng dẫn toàn diện này về các công cụ tạo tác giả .
Bước 2: Xây dựng một khóa học nháp từ tài liệu và đa phương tiện của bạn
Cách dễ nhất để tạo sổ tay nhân viên kỹ thuật số là sử dụng phần mềm soạn thảo dựa trên PowerPoint. iSpring Suite là một ví dụ về phần mềm như vậy. iSpring Suite xuất hiện dưới dạng phần bổ trợ PowerPoint và bạn sẽ tạo một cuốn sổ tay kỹ thuật số với nó giống như cách bạn chuẩn bị các trang trình bày.
Để bắt đầu, hãy chuẩn bị một phiên bản slide nháp của cuốn sổ tay của bạn. Lấy các tài liệu hiện có và các tệp nguồn và sắp xếp chúng thành một khóa học dựa trên trang trình bày. Dưới đây là những yếu tố bạn chắc chắn cần đưa vào bản nháp:
- Lời chào mừng . Một thông điệp chào mừng và chúc mừng vị trí mới từ Chủ tịch hoặc Giám đốc điều hành.
- Lịch sử và tổng quan (bao gồm tài liệu về các giá trị kinh doanh, hệ thống phân cấp tổ chức và thông tin liên lạc của công ty)
- Đào tạo về tuân thủ (đào tạo về an toàn cháy nổ, an ninh mạng, chống phân biệt đối xử và đa dạng, quấy rối tình dục và phòng chống bạo lực tại nơi làm việc).
Tiếp theo, bạn cần khai thác tối đa thế giới kỹ thuật số và thêm đa phương tiện vào sổ tay dựa trên trang trình bày của mình. Các công cụ tác giả cũng rất hữu ích cho việc này. Ví dụ: với iSpring Suite, bạn có thể kết hợp nhiều nội dung đa phương tiện khác nhau vào sổ tay kỹ thuật số của mình, thậm chí ghi và chỉnh sửa video.
Video truyền đạt thông điệp tốt hơn so với văn bản thuần túy.
Sử dụng công cụ này, bạn có thể quay video chào mừng từ Giám đốc điều hành và thêm video đó vào phần giới thiệu của sổ tay kỹ thuật số của bạn.
Mẹo chuyên nghiệp : Khóa học của bạn không cần phải dài. Bạn có thể chia cuốn sổ tay thành một loạt các khóa học nhỏ và đăng ký tất cả người học vào bất kỳ khóa học nhỏ theo chủ đề cụ thể nào mỗi tháng. Những chủ đề này có thể hỗ trợ các khía cạnh quan trọng nhất được đề cập trong cuốn sổ tay hoặc thu hút sự chú ý đến các loại hành vi sai trái thường gặp nhất. Dưới đây là một số ý tưởng cho các chủ đề:
- Tháng 1: Quy định về trang phục
- Tháng 2: Quyền riêng tư & Bảo mật
- Tháng 3: Đánh giá hiệu suất
- Tháng 4: An toàn cháy nổ
- Tháng 5: Kiệt sức
- Tháng sáu: Bình đẳng
- Tháng 7: Chính sách đi du lịch, tham dự sự kiện và chi phí
- Tháng 8: Nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ phép
- Tháng 9: Chính sách truyền thông xã hội
- Tháng 10: 5 giá trị quan trọng của công ty chúng tôi
- Tháng 11: Kế hoạch chuẩn bị cho ngày tận thế thây ma
- Tháng 12: Các đặc quyền miễn phí mà chúng tôi muốn bạn sử dụng
Bước 3: Tạo kịch bản tương tác
được thực hiện để truyền tải văn hóa công ty. Không giống như một cuốn sổ tay mà nhân viên đọc một cách thụ động (nếu họ thậm chí chỉ nhìn lướt qua nó), với sự tương tác dựa trên kịch bản , họ tham gia vào quá trình. Vì vậy, bước tiếp theo sẽ là làm cho cuốn sổ tay của bạn tương tác với các mô phỏng đối thoại.
Với các bài tập dựa trên kịch bản như vậy, bạn chỉ cho nhân viên cách áp dụng các giá trị của công ty bạn trong công việc hàng ngày và để họ thực hành kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp hoặc khách hàng ảo. Dưới đây là một ví dụ về cách đóng vai tương tác mà bạn có thể thực hiện với iSpring Suite và thêm vào sổ tay nhân viên của mình:
Mô phỏng cuộc đối thoại này nhằm mục đích chứng minh loại hành vi nào là phù hợp trong công ty đối với một nhân viên mới được thuê.
Bước 4: Thêm câu đố vào sổ tay kỹ thuật số của bạn
Bây giờ là lúc để xử lý việc lưu giữ kiến thức của nhân viên của bạn. Sử dụng các câu đố để kiểm tra sự hiểu biết của họ về các giá trị kinh doanh. Ngay sau khi bạn tạo một cuốn sổ tay kỹ thuật số bằng phần mềm soạn thảo, bạn có thể chọn từ nhiều mẫu câu đố sẵn có mà nó cung cấp. Ví dụ: bạn có thể dễ dàng đưa ra các câu hỏi hấp dẫn tuyệt đẹp hoặc các trò chơi nhỏ kéo và thả như thế này:
Cố gắng dập tắt ngọn lửa ảo hấp dẫn hơn là trả lời các câu hỏi lý thuyết.
Bước 5: Yêu cầu phản hồi bằng các cuộc thăm dò
Khi bạn đã hoàn thành xong sổ tay nhân viên kỹ thuật số, điều quan trọng là phải thu thập phản hồi và đề xuất từ nhân viên của bạn. Sử dụng khảo sát trực tuyến để tìm hiểu ý kiến của khán giả và thúc đẩy sự tham gia của nhân viên. Điều này sẽ làm cho cuốn sổ tay kỹ thuật số của bạn trở thành một trải nghiệm thực sự có ý nghĩa.
Để tạo khảo sát, bạn có thể sử dụng Google Biểu mẫu hoặc cùng một công cụ soạn thảo. Sau đó, bạn có thể phân phối liên kết đến cuộc thăm dò qua email hoặc tin nhắn của công ty, vì vậy bất kỳ ai cũng có thể để lại câu trả lời của mình và xem kết quả chung sau đó.
Bằng cách sử dụng công cụ soạn thảo, bạn sẽ có nhiều lựa chọn câu hỏi hơn. Ví dụ: với iSpring Suite, bạn có thể tạo các câu hỏi theo thang điểm Likert như sau:
Thay đổi các câu hỏi khảo sát sẽ giúp bạn có cái nhìn chi tiết hơn về nhận thức và sở thích của nhân viên.
Mẹo chuyên nghiệp : Nếu bạn đang tìm kiếm một cách thuận tiện và mạnh mẽ để thu thập kết quả bài kiểm tra hoặc khảo sát và ghi lại mọi chi tiết, hãy cân nhắc sử dụng LMS . Chạy khảo sát với CEODATVIET LMS có thể là một quy trình tự động và các báo cáo rõ ràng từ hệ thống giúp việc giải thích kết quả trở nên đơn giản và dễ dàng hơn nhiều. Sau khi thiết lập, đào tạo trong CEODATVIET yêu cầu bạn ít chú ý hơn và chỉnh sửa thủ công.
Vài Lời Nói Thêm Về Sổ Tay Nhân Viên
Sổ tay nhân viên là một công cụ để thiết lập các quy tắc và kỳ vọng trong trò chơi của công ty. Làm cho nó trở nên kỹ thuật số, thú vị và ngắn gọn có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm tuyển dụng mới và cam kết tổng thể của nhân viên trong công ty của bạn. Chúng tôi hy vọng bạn tìm thấy những ví dụ về sổ tay nhân viên này đầy cảm hứng và rằng hướng dẫn từng bước của chúng tôi sẽ đưa bạn đến gần hơn với kiệt tác của chính mình.
