Cách tận dụng tối đa mô hình làm việc kết hợp

“Có phải đại dịch đã thay đổi văn phòng mãi mãi không?” Tạp chí New Yorker đã đặt ra câu hỏi này vào đầu năm 2021, khi nhân viên và người sử dụng lao động trên khắp thế giới buộc phải áp dụng các mô hình làm việc kỹ thuật số dựa trên Covid-19.

Tuy nhiên, tương lai của nơi làm việc đã là một vấn đề nổi cộm trong vài năm nay – với việc mọi người đặt ra những câu hỏi như: Nhân viên có thực sự cần thiết phải làm việc tại văn phòng mỗi ngày? Làm việc từ xa có trở thành “mới” bình thường không? Tương lai có thuộc về công việc lai không?

Chỉ có thời gian mới biết các công ty và nền văn hóa khác nhau sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào trong tương lai. Nhưng nếu tương lai của công việc thực sự thuộc về các nhóm lai, thì làm thế nào mà các nhóm tiếp thị, cụ thể là, có thể đương đầu với những thách thức mà nó sẽ mang lại?

Câu hỏi này và hơn thế nữa sẽ được khám phá trong ấn bản này của loạt bài #WorkAdvice của chúng tôi . Nào cùng đào vào bên trong.

Công việc kết hợp trong các nhóm tiếp thị: Không chỉ là một xu hướng

Ở nhiều công ty, hiện nay việc nhân viên làm việc tại nhà đã trở nên phổ biến với điều kiện cấp trên của họ chấp thuận. Cho dù đó chỉ là một vài ngày hoặc cả tuần, công việc kết hợp cung cấp cho nhiều chuyên gia tiếp thị sự linh hoạt và sự lựa chọn mà họ mong muốn trong sự nghiệp của mình.

Trên thực tế, một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 47% nhân viên có khả năng sẽ tìm kiếm một công việc khác nếu chủ của họ không đưa ra một mô hình làm việc linh hoạt.

Với thời hạn chặt chẽ và nhiều yêu cầu qua lại với các bộ phận khác, công việc kết hợp có thể đặt ra một số thách thức cho các nhóm tiếp thị nói riêng. Nhưng chính xác thì “công việc kết hợp” là gì, và chúng ta đang đề cập đến những thách thức nào?

Đây là nơi chúng tôi muốn đi sâu hơn một chút.

Công việc kết hợp là gì và nó khác với công việc từ xa như thế nào?

Hình ảnh một người phụ nữ làm việc trên ghế sofa với iPad

Nguồn: Unsplash

Nói một cách đơn giản, công việc kết hợp là một thiết lập không yêu cầu nhân viên làm việc độc quyền tại văn phòng công ty của họ. Thay vào đó, nhân viên có thể chọn làm việc ở một địa điểm khác – tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích của họ.

Điều này không chỉ giới hạn trong thiết lập “văn phòng tại nhà” mà còn bao gồm bất kỳ hình thức nào được gọi là “làm việc từ xa”. Ví dụ: làm việc trên tàu trên đường đến cuộc hẹn với cơ quan hoặc mở cửa hàng trong quán cà phê. Vấn đề là: Với làm việc từ xa, bạn có thể điều chỉnh từng tuần làm việc phù hợp với nhu cầu cá nhân của mình.

Tuy nhiên, có nhiều hơn một mô hình làm việc kết hợp để lựa chọn. Trên thực tế, có một số kiểu phụ – minh họa cho công việc lai tạo có thể linh hoạt và thích nghi như thế nào.

1. Đầu tiên từ xa

Tại thời điểm này, chúng tôi sẽ ngạc nhiên nếu bạn chưa nghe đến thuật ngữ này. Với các nhóm làm việc hoàn toàn từ xa, nhân viên chủ yếu làm việc thoải mái tại nhà của họ và không có nghĩa vụ phải có mặt tại văn phòng.

Tuy nhiên, bất kỳ ai đã từng làm việc trong lĩnh vực Tiếp thị đều biết rằng điều này có thể khó thực hiện toàn bộ – vì vậy những ngày không thường xuyên ở văn phòng là điều không thể tránh khỏi. Cho dù đó là cho một cuộc họp chiến lược quan trọng hay một cuộc phỏng vấn toàn công ty.

2. Công việc kết hợp tĩnh

Tại đây, tất cả các thành viên trong nhóm quyết định riêng liệu họ muốn thiết lập máy trạm của mình ở nhà hay tại văn phòng – và sau đó tuân theo sự lựa chọn của họ.

Thông thường, một số nhân viên chọn văn phòng tại nhà và những người khác thích đến văn phòng mỗi ngày. Tuy nhiên, cuối cùng, mọi người đều biết nơi để tiếp cận đồng nghiệp của họ. Cho dù đó là gửi một tin nhắn Slack đến các thành viên nhóm SEO ở nhà hay chuyển đến không gian bàn làm việc của nhóm nội dung trong văn phòng – điều này rất phù hợp cho các cuộc họp và sắp xếp liên ngành.

  Các hoạt động đào tạo nhân viên

3. Công việc kết hợp động

Ở đây, cái tên đã nói lên tất cả: mỗi thành viên trong nhóm tự quyết định ngày và giờ họ sẽ làm việc tại văn phòng và họ sẽ làm việc ở nhà.

Mặc dù nó có thể dẫn đến sự biến động thường xuyên về việc ai có mặt trong văn phòng và ai không có mặt, nhưng bạn có thể dễ dàng sắp xếp với các đồng đội để đặt lịch hẹn cho các cuộc họp tiếp thị và những thứ tương tự.

4. Công việc kết hợp đồng bộ

Tóm lại: Toàn bộ nhóm tiếp thị có mặt hoặc không có ai. Tại đây, người quản lý tiếp thị hoặc người giám sát của nhóm thiết lập một lịch trình – yêu cầu tất cả mọi người họp tại văn phòng hoặc làm việc tại nhà cùng một lúc.

Mặc dù phương pháp này yêu cầu lập kế hoạch nhiều hơn một chút, nhưng nó cực kỳ hữu ích cho việc thiết lập các cuộc họp và các phiên động não.

5. Văn phòng đầu tiên

Biến thể cổ điển và do đó, phản nghĩa của từ xa-đầu tiên. Tại đây, văn phòng vẫn là nơi làm việc chính của tất cả nhân viên. Tuy nhiên, đôi khi được phép làm việc tại nhà dựa trên nhu cầu cá nhân.

Ưu và nhược điểm của mô hình công việc kết hợp

Mọi công ty phải cùng nhau quyết định xem mô hình nào cuối cùng phù hợp với nhóm và nhân viên của họ – nhưng ưu và nhược điểm của các mô hình làm việc hiện đại là giống nhau đối với hầu hết mọi người.

Những lợi thế

Hình ảnh một người phụ nữ với đứa con của mình trước máy tính xách tay

1. Linh hoạt hơn

Một nghiên cứu gần đây do Slack thực hiện cho thấy tính linh hoạt là yếu tố then chốt giải thích tại sao nhiều nhân viên chọn mô hình làm việc kết hợp. Trong một thiết lập làm việc linh hoạt, việc tìm kiếm sự cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc của một người sẽ dễ dàng hơn.

Ví dụ, khi các nhà quản lý thương hiệu có thể xác định giờ làm việc của họ, kết quả là sẽ có nhiều thời gian hơn để chăm sóc những việc quan trọng. Cho dù đó là chạy việc vặt, đón con từ nhà trẻ hay về nhà để giao hàng.

Và khi mọi người cảm thấy rằng nhu cầu cá nhân của họ được tôn trọng, họ có nhiều khả năng sẽ yêu thích công việc của mình hơn.

2. Tăng sự hài lòng của nhân viên

Những người có thể định hình cuộc sống của họ một cách tự do và linh hoạt hơn sẽ hài lòng hơn – điều này áp dụng cả trong cuộc sống riêng tư và nghề nghiệp của họ.

Và những nhân viên hài lòng không chỉ ít có khả năng tìm kiếm một công việc khác – theo nhiều nghiên cứu, họ còn có động lực và năng suất cao hơn! Sự hài lòng cũng có thể có tác động tích cực đến sự gắn bó của nhân viên, tạo ra lực lượng lao động tham gia nhiều hơn.

3. Tập trung và năng suất cao hơn

Nếu bạn ít bị phân tâm bởi đồng nghiệp, các cuộc gọi khác, v.v. – bạn có thể sẽ hoàn thành nhiều việc hơn và hiệu quả hơn.

Vì vậy, cho dù bạn đang thực hiện một bài thuyết trình quảng cáo chiêu hàng hay chuẩn bị một nghiên cứu thị trường – bạn sẽ tìm thấy sự yên tĩnh và yên tĩnh mà bạn cần ở nhà. Đây là một hiện tượng mà hầu như ai cũng có thể chứng thực được.

4. Thuê nhân tài từ khắp nơi trên thế giới

Trong mô hình làm việc kết hợp, các công ty có thể thuê nhân tài từ khắp nơi trên thế giới. Có quyền truy cập vào nhóm nhân tài lớn hơn có nghĩa là có thể thuê những người có các kỹ năng cụ thể có thể làm giàu cho bất kỳ nhóm tiếp thị nào.

Điều này có thể cung cấp cho các công ty một lợi thế cạnh tranh và giúp họ thâm nhập vào các thị trường mới – cũng như đảm bảo năng suất làm việc suốt ngày đêm.

5. Tiết kiệm chi phí bất động sản và đầu tư một cách khôn ngoan

Trong một môi trường làm việc kết hợp, ít người làm việc cùng một lúc hơn. Đối với một số công ty, điều này có nghĩa là họ không cần phải đầu tư bất động sản tốn kém.

Điều này cho phép công ty tái đầu tư số tiền tiết kiệm được và cung cấp cơ hội làm việc mới cho nhân viên – chẳng hạn như không gian văn phòng vệ tinh hoặc không gian làm việc chung nhỏ hơn. Họ thậm chí có thể sử dụng số tiền tiết kiệm được để tài trợ cho các công cụ tiếp thị khác nhau.

  Đào tạo kỹ năng giao tiếp cho đại diện bán hàng

6. Cải thiện bảo vệ môi trường

Khi nhân viên làm việc ở nhà, chuyến đi đến văn phòng bị loại bỏ. Và cùng với nó là một tỷ lệ khí thải đáng kể!

Bởi vì, bất kể nhân viên đến làm việc bằng ô tô, xe buýt hay tàu hỏa – nếu không có đường đi làm, sẽ có ít gánh nặng cho môi trường hơn!

Nhược điểm

Hình ảnh một người đàn ông ngồi ở bàn làm việc nhìn ra bên ngoài

Nhưng, ở đâu cũng có ưu, luôn có nhược điểm. Và chúng tôi không muốn giả vờ rằng không có bất kỳ nhược điểm tiềm ẩn nào của mô hình hybrid.

Vì vậy, chúng ta hãy thảo luận một vài.

1. Cách ly tại nhà

Giao tiếp hạn chế với các thành viên trong nhóm và các đồng nghiệp khác thường có thể dẫn đến khó khăn về chuyên môn cho những người làm việc từ xa – ngoài ra, việc thiếu giao tiếp xã hội với đồng nghiệp cũng có thể ảnh hưởng đến công việc của mọi người.

Do đó, sự cô lập không chỉ là vấn đề đối với nhân viên mà còn đối với các công ty, vì sự cô đơn và thiếu giao tiếp xã hội có thể có tác động tiêu cực đến động lực và năng suất.

2. Nhiều hội nghị truyền hình hơn và những thách thức kỹ thuật

Trong cuộc sống làm việc hàng ngày, chúng ta thường phải đối mặt với nhiều cuộc họp và các tương tác cần thiết với các đồng nghiệp khác. Nhưng chỉ có thể nhìn thấy đồng nghiệp và khách hàng ảo có thể chứng tỏ sự mệt mỏi.

Ngoài ra, nhiều người đối phó với việc thiếu phần cứng thích hợp hoặc các vấn đề với phần mềm tại nhà – chưa kể đến những vấn đề khó khăn về internet.

3. Công việc và cuộc sống riêng tư có thể trở nên vướng víu

Trong tiếp thị, có một tâm lý “luôn sẵn sàng” khá phổ biến. Nhưng những người làm việc trong một thiết lập văn phòng tại nhà còn phải chịu thêm gánh nặng với cảm giác rằng họ phải luôn luôn có thể liên lạc được.

Bởi vì ngay cả khi công việc kết thúc – nhiều người làm việc từ xa vẫn ngồi tại bàn làm việc của họ. Sự thiếu tách biệt về không gian giữa cuộc sống chuyên nghiệp và đời tư của một người không chỉ dẫn đến việc mất thêm giờ mà còn có thể nhanh chóng trở nên quá tải.

Tất nhiên, có nhiều ưu và khuyết điểm hơn được xem xét ngoài những điểm đã đề cập ở trên. Tuy nhiên, với tổng quan này, bây giờ bạn đã biết về các đối số quan trọng nhất cho cả hai tùy chọn.

Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là trong khi những lợi thế liên quan đến công việc, thì những bất lợi lại liên quan nhiều hơn đến các yếu tố xung quanh công việc. Và chính những “nhược điểm” này không những không thể khắc phục được mà thậm chí còn biến thành ưu điểm.

Tiếp theo, chúng tôi sẽ cung cấp một số mẹo về cách thực hiện điều đó.

3 lời khuyên để làm cho công việc kết hợp hiệu quả hơn

Hình ảnh chiếc chiếu ngồi trước nhiều màn hình máy tính

1. Đầu tư vào trang thiết bị chuyên nghiệp (kỹ thuật)

Những người phải vật lộn với các vấn đề kỹ thuật trong thiết lập công việc kết hợp thường không được trang bị phần cứng phù hợp. Mặc dù nhiều người đã làm việc bên ngoài văn phòng một thời gian, nhưng không phải công ty nào cũng cung cấp các thiết bị cần thiết.

Nền tảng cho một thiết lập công việc kết hợp thành công là công nghệ. Nhân viên cần có khả năng truy cập email và tài liệu của họ từ bất kỳ đâu và giao tiếp với đồng nghiệp một cách đơn giản và dễ dàng.

Để đạt được điều này, các công ty cần xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT an toàn cho phép truy cập từ xa và cung cấp cho nhân viên của họ quyền truy cập vào các nền tảng như Microsoft Teams hoặc Zoom.

Tất nhiên, một người cũng cần thiết bị kỹ thuật chất lượng cao và một không gian làm việc tại nhà tiện lợi. Đừng ngại hỏi người sử dụng lao động của bạn những gì có sẵn để mua để tạo ra thiết lập tốt nhất có thể. Một số công ty cung cấp cho nhân viên ngân sách một lần hoặc ngân sách thường xuyên để trang bị đúng cách cho văn phòng tại nhà của họ.

  Cách Kết thúc một cuộc gọi bán hàng

Rốt cuộc, khi bạn có thể nghe và nhìn thấy đồng nghiệp của mình một cách chính xác, tất cả bạn sẽ hiểu sâu hơn về các mục tiêu của mình và tự hào về tỷ lệ năng suất cao hơn.

Mẹo chuyên nghiệp: Khi chọn giải pháp âm thanh và video, hãy chọn các thiết bị đã được tối ưu hóa cho các nền tảng chính như Microsoft Teams, Zoom hoặc Google Meet.

Điều này sẽ đảm bảo rằng thiết bị của bạn hợp tác dễ dàng với các giải pháp hội nghị truyền hình khác nhau.

2. Sử dụng các công cụ phù hợp để đa dạng hóa các hội nghị truyền hình

Trong các nhóm tiếp thị hỗn hợp, hội nghị truyền hình là một phần trong thói quen làm việc hàng ngày của một người. Các cuộc họp video như vậy nhằm thay thế các cuộc họp trực tiếp nhưng thường được coi là một sự thay thế kém hơn.

Tuy nhiên, khi được hỗ trợ bởi công nghệ và công cụ tương tác phù hợp, họ thực sự có thể cạnh tranh với các cuộc họp “thực”. Có một loạt các công cụ cộng tác có thể cải thiện khả năng cộng tác trong các cuộc họp và trong suốt ngày làm việc.

Ví dụ, hãy xem xét ứng dụng Miro . Với công cụ này, bạn có thể dễ dàng cộng tác với các đồng nghiệp tiếp thị của mình. Từ các phiên động não đến hội thảo sáng tạo, nhóm của bạn có thể sử dụng bảng trắng ảo vô tận để sắp xếp các ý tưởng, tạo bản đồ tư duy và trực quan hóa các chiến lược và quy trình. Cách thiết lập như vậy tạo ra một bầu không khí cởi mở và vui tươi, đồng thời mang lại sự đa dạng và sáng tạo cho các cuộc họp.

Mẹo chuyên nghiệp: Khi tạo chương trình họp qua video, tốt nhất bạn nên tránh các bài độc thoại và bài giảng dài của một người duy nhất. Thay vào đó, các chủ đề nên được chia nhỏ và phản hồi từ tất cả những người tham gia – đặc biệt là những người tham gia từ xa – nên được tích cực thu hút. Nếu không, bạn có thể bỏ lỡ những ý kiến ​​sâu sắc của những đồng nghiệp dè dặt hơn của mình.

3. Đừng đánh mất tinh thần đồng đội trong môi trường kỹ thuật số của bạn

Nếu không có cơ hội gặp gỡ đồng nghiệp bên máy pha cà phê hoặc trò chuyện với bạn cùng bàn, bạn rất dễ đánh mất tinh thần đồng đội.

Để giải quyết vấn đề này, bạn nên lên lịch đăng ký thường xuyên, ngắn hạn – tốt nhất là qua video. Bằng cách này, bạn có thể sắp xếp một cuộc họp cho toàn bộ nhóm tiếp thị để ăn trưa hoặc nghỉ giải lao và cố gắng thảo luận nhiều hơn là chỉ làm việc.

Để tăng cường sự gần gũi và hợp tác trong nhóm, điều quan trọng là phải xây dựng và duy trì mối quan hệ cá nhân với đồng nghiệp. Và để làm như vậy, bạn phải tìm cách giao tiếp qua nhiều thứ hơn là chỉ e-mail – chẳng hạn như trò chuyện video “mặt đối mặt”. Đừng ngần ngại bật máy ảnh của bạn ngay cả khi trò chuyện ngắn.

Để tối ưu hóa các dự án khác nhau và luôn cập nhật, bạn cũng nên sử dụng phần mềm và công cụ quản lý dự án.

Cho dù bạn sử dụng một công cụ như Monday.com hay Trello, có rất nhiều tùy chọn phù hợp khác nhau. Và nếu bạn đang tìm kiếm một số công cụ tiếp thị tốt nhất hiện có, chúng tôi khuyên bạn nên xem bài viết gần đây của chúng tôi .

Lời kết

Mặc dù đại dịch Covid-19 đã tạo ra nhiều thách thức cho các công ty trên khắp thế giới, nhưng nó cũng đã chứng minh rằng các thiết lập công việc kết hợp là những lựa chọn thực tế và thành công cho tương lai. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn chưa thực hiện những thay đổi cần thiết để hỗ trợ các mô hình làm việc linh hoạt.

Theo thời gian, các công ty áp dụng mô hình làm việc kết hợp sẽ giành được lợi thế cạnh tranh trong cuộc chiến giành nhân tài. Trong vòng hai đến ba năm tới, chúng ta sẽ thấy rất nhiều chuyển động trong lĩnh vực này – với các công ty, người quản lý và nhân viên học hỏi kinh nghiệm và liên tục cải tiến quy trình.