Đánh giá và phân tích nhu cầu đào tạo

Đánh giá nhu cầu đào tạo là gì?

Mọi yêu cầu đào tạo chỉ ra rằng trạng thái hiệu suất hiện tại đang không đạt được kết quả mong muốn. Sự khác biệt giữa hiệu suất thực và mục tiêu được gọi là nhu cầu. 

Đánh giá nhu cầu là một quá trình xác định xem có thực sự cần hay không, trong khi phân tích nhu cầu vượt xa hơn một chút vì bạn không chỉ nêu ra sự hiện diện của nhu cầu mà còn cố gắng tìm ra lý do của vấn đề và làm thế nào để vượt qua khoảng cách giữa những gì được và những gì nên có .

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ sử dụng thuật ngữ “đánh giá nhu cầu” nói chung, nghĩa là nó bao gồm các phân tích, vì dường như không có ý nghĩa gì nếu tiến hành nghiên cứu mà không có kết luận và kế hoạch hành động tiếp theo.

Việc phát triển một chương trình đào tạo luôn đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc , vì vậy mục tiêu bao quát của việc đánh giá nhu cầu là đưa ra một ước tính đáng tin cậy nếu những khoản đầu tư này sẽ mang lại hiệu quả và đảm bảo rằng việc học có thể giải quyết được vấn đề.

Đánh giá nhu cầu thường bao gồm, nhưng không giới hạn ở các bước sau:

• Phân tích tình hình hiện tại.
• Xác định mục tiêu kinh doanh.
• Tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
• Xác định những gì nhân viên phải làm để đạt được mục tiêu.
• Tìm ra lý do tại sao họ không làm điều đó.

Quan trọng: Trước khi chúng tôi tiếp tục, hãy rõ ràng về cách sử dụng từ. Ngày nay, sẽ đúng hơn nếu nói “đánh giá nhu cầu” mà bỏ từ “đào tạo”. Điều này sẽ giúp bạn tránh được sự thiên vị trong quá trình phân tích mà có thể chỉ đơn giản là xác nhận niềm tin định kiến ​​rằng cần phải đào tạo.  

Ngoài ra, đừng quên tải xuống Mẫu phân tích nhu cầu đào tạo của chúng tôi, mẫu này sẽ phục vụ bạn như một hướng dẫn tham khảo nhanh sau khi đọc phần còn lại của bài đăng trên blog.

Bây giờ, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng bước.

Bước 1: Phân tích nền

Hãy tưởng tượng một bác sĩ và một bệnh nhân. Bệnh nhân phàn nàn về cơn đau đầu và yêu cầu một loại thuốc mạnh. Bác sĩ sẽ kê đơn nó bằng cách đơn giản là lấy lời của bệnh nhân cho nó? Tất nhiên là không. 

Tương tự như vậy, khi xem xét triển khai đào tạo, chúng ta nên lắng nghe khách hàng, sau đó xem xét cẩn thận những gì đang diễn ra, những gì cần phải làm và nếu nó trùng khớp với ý tưởng của khách hàng về giải pháp. 

Ở bước này, nhiệm vụ của bạn là thu thập càng nhiều thông tin càng tốt. Điều này có thể được thực hiện thông qua các cuộc thăm dò định lượng nhân viên, phỏng vấn định tính hoặc một cách tiếp cận hỗn hợp (được khuyến nghị). Trong một số trường hợp, bạn nên xem tình huống trực tiếp: nếu bạn được thông báo rằng bộ phận dịch vụ khách hàng không đưa ra phản hồi lịch sự cho khách hàng qua điện thoại, hãy giả vờ là khách hàng và kiểm tra nó.

Các câu hỏi chính của bước này:

• Điều gì đang xảy ra bây giờ? 
• Nhân viên đang thực hiện như thế nào? 
• Kết quả đạt được là gì?

Bước 2: Xác định mục tiêu

Mặc dù không ai phủ nhận lợi ích của việc đào tạo nhân viên một mình, nhưng nó phải phù hợp với các mục tiêu kinh doanh cụ thể và bạn nên đảm bảo rằng đào tạo thực sự là một giải pháp bạn cần. Chỉ trong trường hợp này, nó mới có thể chứng minh hiệu quả và ROI .

Nói chuyện với các bên liên quan và những người có thể quan tâm đến sự thành công của khóa đào tạo và xác định các mục tiêu thực hiện.

Các câu hỏi chính của bước này: 

• Điều gì sẽ xảy ra? 
• Người quản lý muốn nhân viên thực hiện như thế nào? Còn khách hàng thì sao?
• Khoảng cách giữa tình hình hiện tại và kết quả mong muốn là bao nhiêu? Có thể đo khoảng cách này không? Làm sao? 

Bước 3: Khám phá nguyên nhân gốc rễ

Hãy tự hỏi bản thân, những người yêu cầu đào tạo và những người sẽ tham gia vào nó với tư cách là người học: Tại sao mọi người không làm những gì họ mong đợi hoặc thực hiện ở mức độ phù hợp? Thông thường, các nhà quản lý cho rằng đào tạo là câu trả lời cho mọi vấn đề. Đồng thời, có nhiều vấn đề được giải quyết dễ dàng và tiết kiệm chi phí hơn thông qua những thay đổi trong quy trình hiện tại.  

Ví dụ: một người quản lý phát hiện ra một vấn đề mà nhóm của họ không thể tạo báo cáo hiệu suất hàng tuần tốt cho giám đốc điều hành và họ đang lãng phí quá nhiều thời gian vào việc tạo báo cáo. Ý tưởng đào tạo cách viết báo cáo ấn tượng có vẻ rất hấp dẫn và logic. 

Ở bước này, bạn rất dễ rơi vào bẫy do bám vào giả thiết ban đầu. Thật không may, mọi thứ không phải lúc nào cũng rõ ràng như khi chúng xuất hiện, vì vậy lý do được cho là của vấn đề có thể chỉ là một triệu chứng. 

Trong ví dụ của chúng tôi ở trên, một cuộc điều tra sâu hơn có thể phát hiện ra rằng người quản lý có ấn tượng rằng nhóm phải báo cáo cho các giám đốc điều hành hàng tuần, trong khi các giám đốc điều hành sẽ hài lòng với các báo cáo ít thường xuyên hơn nhưng quan trọng hơn. Do đó, giải pháp tối ưu không phải là đào tạo, mà là một thay đổi đơn giản trong quy trình. 

Các câu hỏi chính của bước này: 

• Đâu là nguyên nhân sâu xa của tình trạng hiện nay? 
• Tại sao có khoảng cách hiệu suất? Nguyên nhân sâu xa của nó là gì? Tất cả các bên trong hoàn cảnh có đồng ý về lý do này không?
• Lỗ hổng là do thiếu hụt kiến ​​thức, kỹ năng hay thái độ? 
• Khoảng cách bao nhiêu phần trăm là do môi trường, quy trình hoặc yếu tố kỹ thuật (ví dụ như giao diện khó của hệ thống)?

Bước 4: Xem xét các giải pháp

Một khi bạn có tầm nhìn rõ ràng về mục tiêu của mình và lý do tại sao mọi người của bạn không thực hiện theo cách họ mong đợi, đã đến lúc suy nghĩ về những cách khả thi để thu hẹp khoảng cách. 

Một lần nữa, đừng mắc sai lầm khi sử dụng đào tạo như một giải pháp tất cả và cuối cùng. Phát triển đào tạo chuyên nghiệp có thể là một giải pháp hiệu quả nhưng tốn kém và mất thời gian. Ở bước này, nhiệm vụ của bạn là chắc chắn 100% rằng đào tạo là lựa chọn tốt nhất.  

Trong toàn bộ quá trình phân tích, điều quan trọng là phải cởi mở với bất kỳ dấu hiệu nào cho thấy có thể có những cách khác để đạt được cùng một mục tiêu: 

• Thay đổi thói quen làm việc
• Bắt đầu hoặc hủy bỏ các thủ tục hiện tại
• Áp dụng thiết bị hoặc phần mềm tốt hơn
• Bắt đầu đào tạo tại chỗ thay vì đào tạo chính thức
• Cung cấp cho nhân viên các công cụ hỗ trợ, v.v. 

Cathy Moore, một nhà thiết kế hướng dẫn được quốc tế công nhận , đã tạo ra một sơ đồ có thể giúp bạn xác định giải pháp tốt nhất cho một vấn đề về hiệu suất.  

 

Tác giả của sơ đồ là Cathy Moore. Kiểm tra blog của cô ấy để có thêm cảm hứng trong việc thiết kế đào tạo.

Thêm vào đó, đừng quên rằng không làm gì cũng là một lựa chọn. Hậu quả sẽ là gì nếu bạn không phát động đào tạo và không thay đổi bất cứ điều gì? Câu trả lời cho câu hỏi này giúp bạn hiểu được tầm quan trọng thực sự của vấn đề. Đối với một nhà máy điện hạt nhân, đào tạo nâng cao an toàn tại nơi làm việc là ưu tiên hàng đầu, nhưng đối với một công ty văn phòng, đó có thể chỉ là hình thức.

Các câu hỏi chính của bước này:

• Đào tạo có phải là cách tốt nhất để giải quyết vấn đề về hiệu suất không?
• Có những cách nào khác để đạt được cùng một mục tiêu? Họ là ai?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu không có gì được thực hiện?

Bây giờ đến lượt bạn

Khi bạn đã phân tích nhu cầu, bạn sẽ không cần một quả bóng 8 ma thuật để nói liệu khóa đào tạo có giải quyết được nhiệm vụ hay không, vì bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt: phát triển một chương trình đào tạo mới chắc chắn phù hợp với nhu cầu của công ty và nhân viên, hoặc để cải tiến các quy trình hiện tại và thay đổi môi trường làm việc. 

Nếu con đường của bạn dẫn bạn đến việc tạo ra một chương trình đào tạo hoàn toàn mới, thì bạn có thể thấy bài viết Cách tạo một chương trình đào tạo thành công hữu ích.