Làm việc tại nhà luôn hiệu quả

Nếu bạn đã quen với việc làm việc tại văn phòng, không dễ để bạn bắt đầu làm việc tại nhà. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số mẹo để sắp xếp lại tư duy văn phòng của bạn và điều chỉnh các thói quen và thói quen hàng ngày để làm việc tại nhà thành công. Bạn sẽ học cách tạo và tổ chức không gian làm việc của mình cũng như cách cộng tác tốt hơn với đồng nghiệp. Cuối cùng, các thành viên trong nhóm iSpring sẽ chia sẻ các phương pháp làm việc từ xa hiệu quả nhất của họ.

Làm thế nào để làm việc tại nhà luôn hiệu quả

Làm việc tại nhà có thể khá khó khăn đối với một người đã quen làm việc trong môi trường văn phòng. Một điều đặc biệt khó duy trì là sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Bạn có thể thấy mình đang nghĩ về một trong những nhiệm vụ bạn đang làm ngay cả khi ngày làm việc đã kết thúc. Nếu không có sự chuyển đổi từ văn phòng về nhà, bạn không thể dễ dàng chuyển từ chế độ làm việc sang chế độ thư giãn. 

Làm việc tại nhà có những sắc thái riêng. Bạn càng chuẩn bị tốt cho mình, bạn càng dễ dàng trở nên hiệu quả hơn trong bối cảnh mới. Dưới đây là một số mẹo để làm việc tại nhà một cách hiệu quả: 

Tạo không gian làm việc của bạn 

Chuyển một trong các phòng (hoặc một phần của phòng) thành văn phòng tại nhà của bạn. Bằng cách này, bạn vạch ra ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Nếu bạn sống cùng gia đình, hãy đặt ra các quy tắc cơ bản với họ. Giải thích rằng khi ở trong không gian văn phòng, bạn không bị quấy rầy. Nếu không, bạn có thể gặp phải tình huống như sau:

Duy trì giờ giấc đều đặn

Hãy tưởng tượng rằng bạn đang ở trong một văn phòng, không phải ở nhà. Thực hiện theo thói quen buổi sáng thường xuyên của bạn, bao gồm cả thời gian thức dậy. Chống lại sự cám dỗ để ngủ thêm một giờ và thức dậy vài phút trước cuộc họp buổi sáng. Nếu không, năng suất của bạn sẽ thấp và bạn sẽ phải mất một khoảng thời gian để bắt kịp với những người khác. 

Lập kế hoạch cho ngày của bạn 

Hãy nhớ rằng đương nhiên chúng ta thích những nhiệm vụ nhỏ có thể đạt được, bởi vì chúng đòi hỏi ít nỗ lực hơn về mặt nhận thức. Do đó, bạn sẽ dễ dàng tập trung vào một nhiệm vụ lớn hơn nếu bạn chia nó thành nhiều phần nhỏ. 

Làm đúng các ưu tiên của bạn

Mỗi khi bạn thêm một nhiệm vụ vào chương trình làm việc của mình, hãy tự hỏi bản thân: “Hậu quả của việc không hoàn thành công việc này đúng hạn là gì?” Tùy thuộc vào hậu quả bị cáo buộc, bạn có thể xác định mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ. 

Đặt thời hạn

Nếu không có thời hạn rõ ràng, sẽ có nguy cơ tiêu tốn nhiều thời gian hơn so với yêu cầu của nhiệm vụ. Khi bạn bị thúc ép về thời gian, bạn tối ưu hóa thời gian và tài nguyên để cung cấp kết quả hiển thị nhanh hơn. 

Kết thúc một ngày của bạn với một thói quen 

Tạo thói quen cho biết rằng ngày làm việc của bạn đã kết thúc. Đó có thể là dắt chó đi dạo, tham gia một buổi tập yoga trực tuyến hoặc bất cứ điều gì khác. Ngoài ra, như một thói quen cuối ngày, bạn có thể lập danh sách các công việc cho ngày hôm sau. Khi tất cả các nhiệm vụ trong danh sách đã hoàn thành, hãy hoàn thành công việc và dành chút thời gian cho bản thân.

Cách duy trì mối quan hệ hiệu quả với đồng nghiệp khi làm việc từ xa 

Trong giao tiếp mặt đối mặt, chúng ta không chỉ sử dụng lời nói mà còn sử dụng rất nhiều dấu hiệu phi ngôn ngữ, chẳng hạn như giọng nói và cử chỉ cơ thể. Trong văn phòng, khi bạn nhìn thấy một đồng nghiệp đang cau mày nhìn vào màn hình, có lẽ bạn biết rõ hơn là ngắt lời họ. Tương tự như vậy, khi chúng ta bắt gặp nụ cười của họ, chúng ta biết rằng bây giờ là thời điểm tốt để tiếp cận họ. 

Khi nói chuyện trực tuyến, chúng ta không có lợi thế khi đọc các tín hiệu phi ngôn ngữ. Tuy nhiên, có một vài kỹ thuật giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp khi làm việc từ xa. 

1. Đặt khung thời gian cho cuộc trò chuyện của bạn. Nếu bạn đang thực hiện một cuộc gọi hoặc trò chuyện video, hãy nói rõ ngay khi bắt đầu cuộc trò chuyện sẽ kéo dài bao lâu. Hầu hết mọi người đều cảm thấy khó chịu khi ai đó làm gián đoạn quá trình làm việc của họ trong một khoảng thời gian không xác định. Nếu bạn đặt khung thời gian ngay từ đầu, cả bạn và người đang trò chuyện sẽ cảm thấy thoải mái hơn. 
2. Hãy rõ ràng và ngắn gọn. Rất có thể cuộc trò chuyện bằng văn bản sẽ trở thành hình thức giao tiếp chính của bạn trong quá trình làm việc từ xa. Vì lý do đó, hãy cố gắng trình bày thật rõ ràng và ngắn gọn trong bài viết của bạn. Đảm bảo rằng người bạn đang viết thư hiểu thông điệp của bạn. Tránh sử dụng biệt ngữ, trừ khi bạn đang nói chuyện với ai đó trong nhóm của mình. Ví dụ: nếu bạn là một nhà thiết kế viết thư cho một nhà tiếp thị, hãy nhớ rằng họ có thể không biết về sự bão hòa hoặc quy tắc một phần ba .
3. Đừng dễ dàng xúc phạm. “Đừng bao giờ gán cho ác ý mà có thể được giải thích một cách thỏa đáng bằng cách bỏ mặc” – câu nói này còn được gọi là Dao cạo của Hanlon. Trong hầu hết các trường hợp, nếu bạn cảm thấy bị đồng nghiệp xúc phạm, rất có thể họ không cố ý làm tổn thương tình cảm của bạn. Đôi khi chúng ta chỉ thiếu bối cảnh của tình huống, đặc biệt là khi giao tiếp trực tuyến trong một cuộc trò chuyện. Cố gắng giải quyết tình huống và kiên nhẫn với đồng nghiệp của bạn. 
4. Lắng nghe tích cực và bày tỏ sự đồng cảm. Mọi người thích nói về bản thân họ. Đôi khi, trong một cuộc trò chuyện, chúng ta không thể đợi đối phương nói xong để chia sẻ ý kiến ​​và cảm xúc của mình. Tuy nhiên, khả năng thực sự lắng nghe và đặt câu hỏi đúng có thể rất hữu ích trong công việc của bạn. Nó không chỉ giúp củng cố mối quan hệ của bạn với đồng nghiệp mà còn mang lại cho bạn nhiều thông tin hữu ích mà nếu không bạn có thể bỏ lỡ. 

Phần mềm làm việc từ xa cần thiết

Công việc từ xa không chỉ xảy ra trong một bối cảnh khác mà đôi khi nó đòi hỏi những công cụ hoàn toàn khác. Tin tốt là có rất nhiều giải pháp và dịch vụ trực tuyến có sẵn trên thị trường. Dưới đây là danh sách các công cụ làm việc từ xa cần thiết nhất, được nhóm thành 7 loại theo chức năng của chúng: 

Theo dõi nhiệm vụ và tổ chức công việc

“Chúng tôi tạo và theo dõi tất cả các dự án nội bộ của mình ở Asana. Tôi đặc biệt thích tính năng mẫu. Chúng tôi đã tạo một dự án sự kiện một lần, chuyển đổi nó thành một mẫu và bây giờ chúng tôi chỉ điều chỉnh mẫu mỗi khi chúng tôi có một sự kiện mới, ngoại tuyến hoặc trực tuyến. Tất cả những gì tôi cần làm là chỉ rõ ai chịu trách nhiệm về việc gì và đặt ra thời hạn. Chúng tôi nhận được thông báo tự động về các nhiệm vụ. Tôi luôn có thể mở dự án để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng như kế hoạch. Tôi cũng có thể khám phá lịch sử của dự án để so sánh kỳ vọng của chúng tôi với kết quả đạt được ”.

Tổ chức các cuộc họp trực tuyến

“Có 20 người trong đội của tôi. Trước đây, khi tất cả chúng tôi làm việc trong văn phòng, chúng tôi có các cuộc họp buổi sáng mỗi ngày. Với việc chuyển sang làm việc từ xa, điều này không thay đổi nhờ Zoom. Công cụ rất thuận tiện để tổ chức các cuộc họp cho các đội lớn. Với Zoom, tôi có thể ghi lại cuộc họp, điều này rất thuận tiện, đặc biệt là đối với các cuộc họp mà chúng tôi đang lập kế hoạch cho các nhiệm vụ. Kết quả là tôi có được cả bản kế hoạch và bản ghi âm cuộc thảo luận ”. 

Chia sẻ tài liệu và xây dựng cơ sở kiến ​​thức

“Là một biên tập viên, tôi làm việc với văn bản hầu hết thời gian. Google Documents đã được chứng minh là một trong những công cụ hiệu quả nhất cho các công việc của tôi. Một lợi ích to lớn của Google Documents là nhiều người có thể cộng tác đồng thời trên cùng một tài liệu. Họ có thể là một người quản lý dự án đưa ra nhận xét, một chuyên gia về vấn đề thực hiện các chỉnh sửa, và một người khác có thể là một người chỉnh sửa văn bản. Đôi khi, khi tôi xem lại một bài báo, tôi cần thảo luận điều gì đó với đồng nghiệp. Tôi có thể thực hiện điều đó ngay trong Google Documents thông qua tính năng trò chuyện được tích hợp sẵn. Điều này giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian và dễ dàng hơn nhiều so với việc gọi điện hoặc gửi email cho các câu hỏi của tôi ”

Học tập công ty

“Hầu hết mọi loại hình học ngoại tuyến đều có thể được chuyển đổi thành Học trực tuyến. Ví dụ, tại , chúng tôi đang sử dụng thành công eLearning để giới thiệu nhân viên. Trên hệ thống quản lý học tập của chúng tôi,  chúng tôi có một lộ trình học tập cho tất cả những người mới đến, bao gồm thông tin về các giá trị của chúng tôi, các quy trình cốt lõi và thậm chí là một chuyến tham quan văn phòng tương tác. Khi ai đó tham gia nhóm của chúng tôi, chúng tôi chỉ cần chỉ định cho họ một khóa học. Họ có thể tham gia khóa học ở bất cứ đâu, ngay cả ở nhà. Và người giám sát của họ có thể dễ dàng theo dõi kết quả học tập của họ, bằng cách sử dụng các báo cáo.

Một thứ khác đặc biệt hữu ích trong bối cảnh làm việc từ xa là Cơ sở kiến ​​thức của chúng tôi. Nó chứa các tài liệu, video hướng dẫn, hướng dẫn và các tài liệu hữu ích khác. Tất cả các thành viên trong nhóm có thể truy cập tệp bất kỳ lúc nào và từ bất kỳ thiết bị nào. ”

Giao tiếp

“RocketChat là một giải pháp thay thế miễn phí cho Slack messenger. Giao diện dễ dàng và trực quan, ngay cả đối với người mới sử dụng dịch vụ. Khi tôi cần nhanh chóng nhận được phản hồi từ một trong những đồng nghiệp của mình, tôi thích RocketChat gửi email hơn, vì nó dễ sử dụng và nhanh hơn nhiều. Tại, chúng tôi có một kênh nhóm dành cho tất cả nhân viên, nơi bất kỳ ai cũng có thể bắt đầu thảo luận nếu điều đó cần sự chú ý của mọi người. 

Một tính năng hữu ích khác của RocketChat là bạn có thể tùy chỉnh thông báo trạng thái của mình để thông báo cho đồng nghiệp về tình trạng sẵn sàng và nơi ở của bạn.

Nhóm đào tạo của chúng tôi có một nhóm không chính thức riêng trong RocketChat. Chúng tôi sử dụng nó để giữ nguyên trang khi làm việc tại nhà. Trong nhóm, chúng tôi cũng chia sẻ sách, khóa học và tài liệu tham khảo hữu ích. ” 

---

Làm việc tại nhà lúc đầu có thể là một thách thức, đặc biệt nếu bạn coi mình là dân văn phòng. Tuy nhiên, nếu bạn đầu tư một chút nỗ lực vào việc thích nghi với thói quen của mình, thì kết quả sẽ không lâu nữa. Trong khi đó, hãy cố gắng tập trung vào mặt tích cực của tình huống. Có thể bây giờ bạn không phải mất thời gian đi làm rồi về nữa, bạn có nhiều thời gian hơn cho những sở thích và thú vui của mình. Hãy tận dụng tối đa các đặc quyền, bởi vì tâm trạng thoải mái là một trong những cách nâng cao năng suất dễ dàng nhất.